计生档案信息化管理探析

◎杨志兴

计生档案信息化管理探析

◎杨志兴

计生档案主要指的是计生工作中保存的各种文件、资料，这些文件资料详细记录了计生工作历程，这也是我国开展计生工作形成的重要资源。随着网络信息化技术的高速发展，计生档案信息化管理是未来发展的必然趋势，只有实现计生档案信息化管理，才能促进人口计划生育工作规范化建设，提高人口管理质量，使人口计生档案管理更加方便、快捷，确保计生档案资料不会出现遗漏。因此，本文对计生档案信息化管理方式进行了深入探索，并提出了相关建议。

自我国实施人口计划生育政策以来，已经经历了三十多年的发展历史，在计划生育政策实施过程中，计生管理系统储存了大量的计生档案资料，这些计生档案资料中记录了地区范围内的人口情况以及育龄妇女的基本情况，并且对于如何开展节育工作进行了具体描述。计生档案资料作为计生工作的真实记录，其充分反映了我国计划生育工作现状。所以，在互联网信息时代下，为了避免计生档案资料遗失，必须加强构建信息化档案管理系统，采用信息化技术来管理计生档案，这样才能显著提升计生档案资料的共享水平，加快办事效率，为推动计生工作和谐稳步发展注入新的动力。

计生档案信息化管理的必要性分析

计生档案信息化管理满足信息化时代发展需求。计生委员会主任曾经发表过重要讲话“必须加快实现人口计生事业信息化，这也是人口计生事业的发展趋势”。在人口计生管理事业中，传统的管理手段已经无法满足社会和时代的发展需求，必须加强使用灵活、方便、快捷的信息化技术，这样才能提高人口计生管理工作的服务水平。同时，还能够加快人口计生工作服务方式转型，逐渐转变为主动型服务。

传统的档案管理方式过于陈旧、落后。在传统的计生档案管理工作中，需要应用大量的库房空间来管理计生档案，所以导致管理成本费用大大提升。而且在档案资料长时间保存于库房中，很容易造成档案资料发生损坏，使档案资料的纸张出现发黄、干枯以及脆弱的问题。而且关于独生子女奖励以及生育审批等文件资料，在管理过程中需要不断调用，所以浪费了大量的时间和精力，采用手工的方式来管理信息化档案资料，不仅使日常查档服务质量降低，而且还会造成档案收集效率变慢，无法满足当前的计生档案管理需求，必须加快管理方式创新。

计生档案信息化管理能够提高管理效率。随着信息化网络技术的高速发展，在管理计生档案过程中应用信息化技术，能够加快收集、整理、移交和归档效率，不需要耗费大量的人力、物力和时间，在短时间内就可以完成一系列的管理工作，工作效率大大提高。同时，信息化大数据计划，能够对庞大的档案信息资料进行精细化管理，快速查询需要的资料，档案资料全部以数据化的方式存储，不需要占用仓库来存储纸质资料，有效保护了档案原件。在日常工作中只需要利用计算机，就可以把需要的数据资料检索出来，对于兑现计生奖励和生育审核所需要的资料，也能够快速转移，提高更加高效的服务。

计生档案信息化管理措施

转变传统的档案管理思想，采用先进的信息化软硬件设施。随着互联网信息化时代的高速发展，传统的计生档案管理方式已经无法适应社会的发展需求，必须转变传统的信息化管理模式。作为计生管理工作部门领导，必须转变传统的档案管理思想，提高对档案管理工作的重视程度。计生管理部门的主要负责人必须起到带头作用，主动拉起档案信息化管理工作，并且把信息化档案管理工作落实到各个次级部门，构建完善的网络化管理体系，这样才能更加方便、快递开展计生档案信息化管理工作。此外，计生部门需要增加对信息化建设的投入，不断引进先进的信息化软硬件设施，满足信息化管理的基础设施需求。此外，在计生档案信息化管理工作中，对于计生档案资料，可以按照每件立卷的方式保管档案资料，这样才能更好地应用检索工具调整档案资料，不断更新档案资料。作为信息化管理人员，必须加强建设计生档案资源库，利用资源库收集计生档案资料，不断丰富资源库内容，这样才能提高资源利用率。

制定完善的计生档案信息化管理制度。在计生档案信息化管理工作中，完善的计生档案信息化管理制度非常重要，其关系着计生档案管理的规范性与合理性。因此，必须从收集档案、直到保存以及销毁档案的过程中，需要不断细化档案管理流程，这样才能使档案管理工作精细化。对于电子文档管理工作，计生部门必须细化到各个责任人，让每个工作人员了解自身的责任和义务，然后按照规范的业务流程来管理电子文档。此外，针对计生档案信息化管理，需要制定完善的绩效考核制度，如果在管理信息化计生档案时，存在良好的记录，那么就可以给予一定的工作奖励，对于工作成绩比较差的管理人员，部门也要及时进行培训，提高工作人员的信息化管理水平。

提升计生档案信息化管理的安全性以及完整性。计生档案作为计生管理部门的重要材料资源，其关系着计生部门日常工作的正常开展。因此，在计生档案信息化管理工作中，必须仔细研究相关管理正常，根据信息资料的重要性设置相应的密码等级，并及时对收录的信息资料进行计算机加密，做好计生档案资料的保密工作，防止计生档案资料泄露。同时，计生部门需要需要定期检查网络系统安全，确保网络系统处于安全环境下，这样才能避免黑客攻击以及病毒入侵危险，防止数据遗失或损坏，确保计生档案信息化管理工作正常开展。

综上所述，在互联网信息化时代下，为了提高计生部门的日常工作和服务效率，必须加快推动计生档案信息化管理工作，不断优化和调整计生档案信息化管理措施，以此来促进计生事业高速稳定发展。

（作者单位： 山东省青州市何官镇政府）