浅谈无纸化电子阅文系统设计

张智敏

摘要：无纸化电子阅文系统，通过IP网络、云计算、微服务、高清流媒体等新技术的应用，把音频、视频、多媒体信息、计算机网络接入有机结合，实现会议资料的无纸化，使用户合理有效地利用多媒体信息的交互、呈现、控制，提升会议质量，推动传统会议的信息化升级。

关键词：电子阅文；无纸化；会议；无线网络

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2017）05-0199-03

1 系统概述

无纸化电子阅文系统使得会议从传统的纸质为信息记录载体转化成以平板电脑、智能手机为载体的数字化、移动化的多媒体，利用移动终端的便携性，把会议从固定的会议室延伸至场外的移动终端。

会议效率：解决传统会议在人数统计、资料准备等方面的繁锁复杂；

会议应变能力：对参会人员数量、临时性会议资料添加的支持；

资源节约：传统上，大量会议材料会前打印，会后回收粉碎或丢弃；

安全保密：会议内容涉及到国家秘密或企业商业秘密时，对会议资料的控制非常重要，而传统会议采用纸质会议资料，易于发生丢失泄密。

通过无纸化电子阅文系统建设，可实现以下功能：

文件传输网络化，通过多次同步操作，将会议文件传输到多名外部参会者；

文件显示电子化，每个参会者都有单独的平板电脑，每个平板电脑能独立浏览会议相关文件；

文件内容保密化，无纸化电子阅文系统能对下发的会议资料进行有效监控，及时回收，保证会议资料信息的安全可控性。

2 系统功能

在会议之前，通过网络将电子化的会议文件推送给与会人员提前审阅，会议期间，发送会议文件供与会人员浏览阅读、在线批注、意见建议在线提交。

2.1 签到功能

与会人员根据所入座的座位信息，在签到界面对号选择进行签到。签到界面根据会议室座席图生成一张签到示意图，与会人员根据自己所入座的座位找到图上对应的位置，点击并选择自己的名字进行签到，签到界面实时显示应签到人数、已签到人数、未签到人数及已签到名单。

2.2 文稿上传、下载

系统通过本地WLAN或4G网络进行文件的上传及下载。当出现网络无法覆盖时，提供一套完善的本地存储方案，通过数据缓存和同步更新技术，暂时将信息储存于移动终端设备上，重新连接上网络时，能自动或辅助手动完成数据同步及断点续传。

2.3 议题查阅与阅文功能

议题界面显示了议题的基本信息，包括议题名称、汇报人、汇报时间、汇报资料等。

会议过程中，与会人员可通过终端阅览秘书上传的资料文稿，可对文稿进行滑动翻页、缩放控制等，可通过多点触摸技术对文稿进行双指缩放等操作，可通过文稿缩略图进行文稿跳页操作。

2.4 文稿批注

查閱文稿过程中可对文稿进行意见批注，可选择批注的颜色及笔势的粗细，可对批注内容进行保存或清空等操作，会后可通过管理端下载保存的批注内容。

2.5 表决功能

与会人员可对会议内容进行表决，表决方式可根据实际需要选择是否记名，表决结束后实时显示表决结果，表决结果会后自动归档于会议纪要中。

会议议题需要进行表决时，主持人可控制发起表决项，与会人员终端进入表决界面，点击意见按钮【同意】、【反对】、【弃权】进行表决，点击之后界面会显示已按键，若多次按键，系统会提示以最后一次按键内容为准进行统计。

2.6 视频播放

系统支持接入外部视频信号，与会人员可点击视频播放按钮观看内容。

2.7 会务服务功能

会议过程中，若与会人员有咖啡、茶水等需要，可通过下拉会务服务框，点击对应的需求按钮，即可发送服务请求至茶水间显示屏上显示，服务人员根据收到的请求进行响应。

2.8 权限管理

本系统对文稿的上传、下载、阅览、批注均实现权限管理，针对不同的权限用户，开放不同的功能模块，阅览不同的文稿内容。

2.9 终端设备软件支持

电子阅文系统支持主流手持终端设备操作系统，支持屏幕自适应、软件自动升级等功能。

2.10 数据安全性

保证重要数据的完整性，文件操作的不可抵赖性；保障数据传输过程中的安全性；利用先进的加密技术、用户验证、存取控制等安全机制，使用户只能看到和自己有关的文件；终端设备意外丢失，安装和保存在终端设备上的系统软件、相关文件等数据可远程控制进行彻底销毁。

2.11 多会议室管理功能

以B/S系统提供多会议管理功能，秘书可通过管理端进行权限管理、人员库管理、会议排期、会议控制、表决控制、设备管理、多会议室管理等。

3 系统设计

3.1 总体架构

电子阅文的整体应用实现由服务端（管理子系统、业务子系统）+APP应用三个部分组成。

管理子系统：负责提供系统级的管理功能；实现对系统账号的管理（支持开销户与权限管理）；实现能力的统一调用与短信提醒服务、消息推送服务；负责与APP之间接口消息收发和文件传输；提供系统级的数据统计与分析以及安全控制功能；

业务子系统：负责提供所有业务应用功能，在支持管理员账号对于文件信息上传与管理操作之外、还提供会议通知公告的发布、会议日常安排等应用功能；业务子系统同时还负责会议数据的自动同步机制的实现。

APP应用：是系统使用者唯一的操作界面，在提供基础的文件、通知信息下载、浏览功能之外，还支持文件批阅及本地化存储定制化功能和手势认证、天气预报等配套应用。

3.2 服务端部署

从节省硬件投资和客户对业务综合管理升级的需求出发，管理子系统可与综合信息服务平台开放的短信接口完成对接，实现数据阅读的短信能力。endprint

业务子系统安装部署在新的服务器上，提供标准应用和文件存储与同步服务。

3.3 APP应用部署

采用平板电脑或无线智能终端作为无纸化阅文的载体，在智能终端上安装专业的数据阅读APP应用来实现具体的用户交互操作。

NATIVE开发：支持会议文件与资料文件的动态更新、支持PDF文件的远程下载与本地化审阅操作，提供具体公告通知的消息推送与详情获取，实现用户身份鉴定、权限管理等主要应用。

WEB页面适配：根据不同用户的使用习惯，提供原有会议日程WEB版本的适配服务，可对接外网，实现WEB页面在APP应用中的浏览。

3.4 网絡拓扑

无纸化电子阅文系统集中部署在专用机房中，在会议期间使用内部无线网络为电子阅文APP应用提供网络支持；在日常办公期间支持使用运营商提供的3G/4G无线服务或其他互联网接入点提供网络支持。

3.5 管理子系统

管理子系统重点实现系统管理的各项管理功能，对系统应用进行系统参数配置，系统用户和角色的设置管理。

3.5.1 用户权限管理

操作权限、对象权限、资源权限管理。

3.5.2 角色管理

电子阅文用户角色包括，系统管理员、业务管理员、系统维护管理员。角色操作功能，增加、修改、删除、查询、设置功能权限等。

3.5.3 用户管理

对登陆电子阅文的用户进行管理，包括增加、修改、删除、查询用户、修改登陆用户密码、设置角色等。所有对用户操作具有日志记录，内容包括执行操作的用户、时间、以及执行的操作。

3.5.4 安全管理

包括设置系统用户的密码有效时间、登陆用户IP绑定、动态密码、登陆错误次数限制。

3.5.5 维护管理

系统监控守护对设备本地数据进行监控，同时根据设置的维护管理规则，定期收集系统自身的维护信息。

3.5.6 设备监控

对设备组内所有设备的监控。不同的设备采用serverID加APID唯一标识。所有设备接收到来自管理子系统的巡检指令，启动对设备监控数据采集。监控对象包括系统硬件CPU、内存、磁盘，系统软件操作系统、数据库、应用进程的运行状况。

3.5.7 数据备份/恢复

支持数据备份/恢复设置。在系统运行磁盘内保留特定时间段内的日志文件，超出时间段则备份至其他指定存储位置；可设置要求保留日志文件的时间段，超出该时间段，系统自动清除。

3.5.8 应用管理

负责应用在电子阅文上的注册与激活，支持应用运行状态的控制和网络通信能力的权限分配功能。应用插件第一次启动时，向应用管理模块发起注册请求，应用管理模块处理注册请求，提取APID，同时应用管理功能在应用列表中新增应用信息；如果注册失败，则通知应用注册失败，并返回失败原因。

系统支持外部应用的注册接入，应用管理可提供自身网络通信能力和内部应用的能力开通设置项，供管理员根据实际需要进行配置。

3.5.9 日志管理

电子阅文中具备各种日志的记录、查询和上报功能，日志的种类包括：操作日志、运行日志、用户日志以及各种通道能力使用的数据日志。

3.5.10 短信能力

电子阅文可对接短信平台实现短信上下行能力。

3.6 业务子系统

提供文件管理、通知公告与WEB页面适配转化功能。

3.6.1 文件管理功能

支持对电子阅文系统各应用模块所属的文件提供基本的管理功能，并支持实现APP与服务器端文件传输的对应控制机制。

文件编辑管理：新增、查询、删除、修改文件。

文件传输控制机制：断点续传，支持FTP，在APP应用下载文件时将下载任务划分为几个部分，每一个部分采用一个线程进行上传或下载，如果碰到网络故障，可以从已经上传或下载的部分开始继续上传下载未完成的部分。预加载，在3G/4G无线环境下，对文件信息的加载与同步采用一定预处理方案。同步校对，为了保障前后台文件内容一致性，对APP已下载的文件进行定时同步性校对，一旦发现信息出现差异则重新同步下载文件。

文件有效管理：系统自动检查对一些损坏的文件进行自动清除。同时对文件格式进行自动校验，不支持PDF以外其他格式的文件。

3.6.2 通知公告

支持会议期间，管理人员直接面向所有APP用户发布各类公告信息，或针对一些特定的用于发布通知信息。

3.6.3 WEB页面转换

支持对制定外部互联网资源WEB站点的定制化转化。

3.7 客户端设计

客户端APP应用作为电子阅文系统实现人机交互的主要界面，负责提供适配无线终端的对应企业级APP应用，其主要实现了基本的身份验证与权限控制、会议议程与文件阅览、外部资源查询和系统设置等功能。

3.7.1 会议文件

支持各类数据菜单，操作方便直观；支持分类文件查阅与检索；支持文件在线同步与下载；支持会议议程的同步与下载；文件与信息更新提示；

3.7.2 文件操作

在APP上支持对所有文件的点击阅览，在阅览过程中可以对相应的文件进行操作；支持文件阅读权限的识别与控制；支持文件列表的在线同步与预加载；支持文件内容的翻页浏览、缩放、快速搜索与选择；支持设置书签；支持对文件内容进行批注、评审与本地保存。

3.7.3 通知公告

可在APP上直接查询通知、公告信息，下载和阅览相应的附件文件，及时作为对会议信息上传下达。

3.7.4 系统设置endprint

对APP的所有辅助功能进行集中管理。支持版本检测与更新功能，点击之后APP自动检测是否有最新版本，并自动完成版本升级。

3.7.5 用户界面设计

用户界面设计遵循易用性、一致性、合理性、安全性等原则，界面美观大方、前后协调一致。

3.8 系统安全性考虑

信息加密：支持终端设备号、手机号码、用户名/密码的三位一体的绑定，支持通信数据MD5加密，支持APP客户端数据加密与反编译防护。

数据安全：服务器支持高性能处理能力，支持多终端并发接入，平台操作全部实现日志记录，支持平台数据每月全量备份与每日增量备份功能，具备容灾控制能力。

文件安全：所有会议资料全部存储在会议服务器上，用户终端只用于阅览资料，會议结束同时删除用户终端上相关会议资料。

访问安全，通过加固应用系统的访问，页面准入技术，实现身份安全，防止非法终端登录业务系统，最终实现身份和终端的双重管理。

权限安全，对业务系统中下载的数据进行权限管理，并可以根据阅读人的身份限制，放开文档的使用权限，细化使用权限，提高管理力度。

外发安全，实行外发审核机制，提供流程管理，对涉密文档进行打包处理，设置访问权限，使用权限及限制使用时间次数，保证外发数据的持续性保护。

4 结语

无纸化电子阅文系统，通过IP网络、云计算、微服务、高清流媒体等新技术的应用，实现多媒体信息与传统会议的多种业务流程的汇聚整合，有效的把语音、多媒体信息、计算机网络接入集成有机结合，帮助用户合理有效地利用多媒体信息的交互、呈现、控制，提升会议质量，推动传统会议的信息化升级。通过会前、会中、会后三个纵向维度，实现会议签到、议题阅览、议题表决、文稿批阅、文稿批注、会议控制、会务服务、桌面共享、多会议室管理等功能。通过监控、扩展、管理三个水平维度，实现系统控制、系统运行状态监控、多会议室管理、人员库管理、多媒体资源管理、会务管理等功能。

参考文献

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