现代办公中的秘书保密工作

郭珍

保密工作的内涵

为达保密目的须采取一定手段和防范措施。秘书保密工作主要有三大类内容：一是国家秘密；二是工作秘密；三是商业秘密。国家秘密是关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。工作秘密，就是在公务活动中产生的，不属于国家秘密而又不宜于对外公开的秘密事项。商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。在现代办公条件下，保密工作要在一定时间内，确保控制效果和控制范围，避免秘密被非法泄露或者是利用，充分发挥其自身的价值，利用一切有效的措施保证秘密不外泄就是基本的保密工作。目前，保密工作要在实际工作开展过程中，充分践行完整的规章制度，利用防窃密以及防泄密的技术设备和手段提高检查监督的实际效果，也为后续工作的系统化开展奠定坚实基础。对于石油企业而言，办公室秘书要对具体内容进行综合性管理。对于保密工作而言，在实施的过程中，可以起到良好的信息管理作用，针对石油企业实际发展需求，建设专门的管控方案，制定完善的决策机制，建立健全管控机制，明确各个机构的工作职责，发挥现代化管理工作的积极作用，逐渐提高其工作可靠性与有效性。

现代办公条件下秘书保密工作内容

石油企业涉密文件保密工作

在石油企业现代办公条件下，秘书要对企业的常规化文件进行集中的保密管理，确保文件管理机制和文件处理机制符合标准。秘书岗位要对不同的文件以及资料进行处理，这是秘书的主要工作，有部分文件是保密的，需要建立健全规章制度并严格执行，从根本上提高保密工作的实际价值和效率。

第一，秘书要对文件或者是数据信息的接收工作进行整合，判定信息是否属于本部门接收范畴，且要对文件的内容进行整合，保证文件齐全，避免出现文件遗漏问题。第二，秘书要对涉密文件的传阅给予有效认知，秘书应当按照“工作需要”和“知悉范围最小化”两个原则进行传阅，并且保证传送文件的时效性，及时传送回传信息的处理结果。第三，要对文件的保管工作进行统筹分析，尤其是对文件进行全面登记和系统化管控，针对极其重要的文件要确保部门管理的独立性，从而提高文件保密工作整体水平。第四，注重保密技术更新。秘书加强自身的学习，除提高保密意识外，还要不断学习新的保密技术，了解最新保密防范物理措施，确保保密技术的更新换代，真正做到懂保密、会保密、善保密。第五，注重人才的引进，建设高素质人才队伍，根据其实际发展需求，培养高素质人才，在对其进行专业知识与先进技能培训的情况下，能够做好思想政治教育工作，为其树立正确观念，使其在自身工作中，可以注重各类系统与信息的保密工作，根据石油企业的实际发展需求，创建专门的工作机制，满足现代化工作需求，全面提高自身工作成效，达到预期的管控目的。

石油企业涉密会议保密工作

在石油公司会议中，对于会议内容也要进行综合性管理，要保证保密工作的布置完整性，确保保密安排和管理机制的稳定性，无论是在会议前期还是在会议结束后，都要对会议内容的公开进行集中处理，由领导机关以及领导人做出决定，不能在未公开之前由秘书进行随意扩散。会前要对会场进行保密检查有无窃听设备，配备通信干扰器等。会中严禁录音、录像、拍照，严禁使用无线话筒。会后，秘书人员也要对会场进行保密检查，核对与会者信息，保证重要的会议文件没有遗漏，确保重要内容和重要讲话不会出现外泄的风险。在会上播放的重要文件，要在结束第一时间进行删除，清退手续都要符合实际要求和安全标准。而对于规定与会者需要交回的文件也要进行妥善保管，在强化保密管理效果的基础上，避免私人留存。另外，在实际工作中，应当树立正确观念，根据文件保密工作各方面要求，建立健全管控机制，优化其发展体系，逐渐增强工作效果，达到预期的管控目的。

石油企业新闻报道保密工作

在石油公司常规化工作开展过程中，会有一些较为敏感的话题或者是新闻报道，由于企业单位秘书部门人员较多，且来往单位同事也居多，这就需要对新闻媒体以及报道机关进行统筹管控，关于一些新闻要点不能随意泄露，尤其是涉及本单位机密的信息要予以处理和保护，要按照规定进行登记，做好信息公开前的保密审查工作，并且保证内容能得到适当的处理和约束，维护保密工作的全面开展。在对报道工作进行保密期间，应当注重自身工作效果，利用先进的工作形式，大力开展管控活动，塑造良好的保密模式，逐渐优化自身工作体系，遵循各类工作原则，发挥自身工作积极作用。

石油企业科技保密工作

伴随着科学技术的不断发展和进步，我国石油行业也呈现高速运行的态势，在石油行业中，科学技术的落实将成为主流管理机制，因此，办公秘书对技术的保密工作至关重要。我国科学技术发明创造的保密观念一直比较滞后，要对管理工作和控制措施进行统筹处理，不能泄露机密事项，并且主动及时向石油技术主管部门请示，避免企业外来人员的自由访问，一定程度上规避科技机密时间泄露的问题，优化科技信息管理水平，也为管理系统的综合性升级提供保障。

现代办公条件下秘书保密工作的路径优化

在现代办公条件下，秘书保密工作结合科技手段进行统筹分析和综合性管控，电子设备已经成为现代办公技术的必备品，融合科技要求，要积极践行窃密手段的管控措施，从根本上优化电子信息安全，积极践行系统化的处理机制和管控措施，确保技术结构和应用体系的完整性，切实解决信息公开与保密之间的矛盾，把保密管理工作提升到一个新水平。

在现代办公条件下，首先要保障涉密环境安全，安装监控设备、报警装置，对进出人员进行打卡或登记，计算机安装视频干扰仪等。其次，若是秘书在浏览一些较为重要的文件或者是网址，来访者走近，要迅速关闭页面或者是关小亮度，确保保存管理效果和控制措施符合标准，也可以直接关闭信息显示器。若是进行计算机打印操作，也要保证保密材料人不离机，及时跟踪保存和传递，尤其在提交电子信息之前，办公秘书要及时向上级核对，不能给未被授权人提供文件。在文件管理机制中，每一个使用者应该有自己的识别码，保密的同时也要经常更换，从根本上提高文件保密效果，借助密码保护计算机数据，实现数据的定期更换。秘书在非日常工作中，不要安装存在安全隐患的程序，尤其要對重要文件进行备份处理，提高文件管理效率和控制措施，为后续工作的全面开展奠定坚实基础。在实际工作期间，还要积极引进现代化数字技术，利用科学的方式加快保密工作的开展速度，提高其严谨性与可靠性，优化自身各方面的工作体制，满足现代化社会实际发展需求，为其后续发展奠定基础。endprint