大数据时代档案工作的探索与思考

姚文

[摘 要] 大数据时代已经到来，档案工作领域正以一种全新的姿态投入到这一洪流之中。文章从管理理念、技术支撑、设施建设，人才队伍等方面分析了大数据给传统档案管理工作带来的挑战与机遇，并提出了大数据时代档案工作变革和发展策略。

[关键词] 大数据；档案工作；变革；发展策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 066

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）15- 0143- 02

0 前 言

伴随着时代前进的步伐，信息化技术和互联网技术迅猛发展，大数据信息时代呼啸而至。各类数据正以前所未有的速度不断地增长和累积，而且正在无声无息地改变着人们的生活习惯、工作模式和思维方式，人们越来越认识到对大数据进行有效管理的重要性和迫切性，档案行业也不例外。檔案部门作为各类信息存储和利用中心，每天都直接面对着社会原始记录的收集、整理、鉴定、保管和利用等各项管理工作，不可避免地面对着海量数据，大数据给传统档案工作模式和管理各类档案信息资源带来了一系列的冲击和挑战。作为档案工作者，就应该探索在大数据背景下，档案工作应该如何更好地发展和提升。

1 大数据的概念与产生的原因

大多数学者认为，大数据是指由人类日益普及的网络行为所伴生的产物，经过相关部门及企业采集的蕴涵着数据生产者真实意图的非传统结构意义的数据。顾名思义，大数据就是有海量的信息资源，他所包含的数据量规模巨大，无法用目前主流软件工具在合理的时间内达到撷取、整理、管理、处理，并整理成对社会各行各业生产经营决策更有积极意义的资讯。

从大数据发展的趋势来看，大数据是在数据仓库与数据挖掘的基础上进一步发展起来的，其实质是海量的非结构化和半结构化数据不断自然累积和增长的结果。这里所说的非结构化数据，是指各种不同格式的办公文档、文本、音像、图片、视频等，而半结构化数据是指结构方面缺乏统一规律的数据。根据有关资料统计显示，全世界在最近两年的数据量是之前所有数据量的总和，数据量之大到了每两年就成倍增长的速度。人们面对这些随时发生的，多样性的海量数据的撷取、分析、整理都要耗费大量的资金和时间，而且对数据的真实性很难甄别。很显然，传统的数据库对大数据时代如此海量的数据进行管理，已力不从心，无法胜任，所以，发展和不断完善新的管理模式，已成为必然的发展趋势。

2 大数据时代给档案工作带来的挑战与机遇

在大数据时代到来之际，档案工作要面对海量档案数据如何做好安全控制、处理、利用和有效管理等一系列技术上的难点和问题，档案人员在处理和解决这些问题的同时，也同样带来许多良好的发展机遇。过去，档案信息来源，有一定渠道、方向、框架和范围，档案信息资源受到一定的制约，传统的软件工具和档案管理人员完全可以胜任。而在大数据时代，在解决这些海量数据的存储模式时，也增加了海量的数据，使原来的档案数据得到了扩展，也为利用者提供了更多更好的服务。在解决人才问题时，档案部门不仅需要掌握传统档案管理人才，也需要掌握各种信息技术专门人才，大数据时代档案人员综合能力将会大大提升。在解决隐私和安全的问题时，档案部门需要制定严格的档案信息开发利用标准，档案管理体系建设将会更加完善和健全。在解决服务问题时，将给档案管理系统的扩展带来机遇，使管理更方便、更快捷、更完美。在解决应用问题的同时，也给档案数据挖掘带来了机遇，那些在档案馆里多年沉睡不宜接触的档案数据，将被挖掘出来，那些深藏不露的隐性知识，将会呈现在利用者的面前，被利用者有效利用。

3 在大数据时代，档案工作的变革与发展策略

3.1 把握时代脉搏，转变传统档案管理理念

随着大数据时代的来临，档案工作的内容、环境、对象、模式等都发生了巨大的变化。档案人员仅仅运用传统档案管理的手段和方法已经不能满足社会各方面对档案信息资源的利用需求，这就需要我国的档案工作者，必须转变思维方式，改变过去传统的思维模式和工作模式，要在工作实践中，不断探索和创新，在搞好档案数据管理的同时，更要学会对档案数据的分析和数据挖掘，让档案数据发挥应有的价值，从而提高档案工作管理水平。

3.2 构建新的档案制度体系，加强档案规范化管理

大数据时代，信息众多而繁杂，为了存储和保管好各类档案数据，方便利用者查询和利用，档案部门应根据网络技术特点，建立一套能覆盖档案各业务流程的完整的、科学的、严谨的规章制度，不断加强档案工作规范化管理。因此，在实际工作中，应根据本单位的工作实际情况，补充和完善各类档案管理办法，只有这样，海量的档案数据就能被有效进行存储和管理，最大限度地实现档案信息共享，以满足人们对档案信息资源的利用需求，不断扩大档案资源的传播范围。

3.3 发挥自身优势，做好档案全过程的管控

档案业务环节主要是收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作内容。在大数据时代，由于档案数据量增长速度很快，档案数据的管理，远非传统的档案管理模式能够适应，档案部门需要改变管理模式。

首先，在进行档案数据收集时，要重视抓好前端控制，要将档案管理融入到企业办公自动化、生产管理及网络支撑等管理系统中，要将文件、数据归档流程写入各业务环节中，以便从文件产生起档案部门就介入，对数据进行跟踪管理，以确保各类档案数据能及时有效归档。

其次，在传统的档案管理，一直是以“卷”为单位，进行各类档案的组卷管理。而在大数据时代，显然已无法已“组卷”来管理，只能以“件”、“数据库”等为管理对象。由于档案增长速度较快，不可能对每份档案进行鉴定，只能采取“宏观鉴定”来开展档案的鉴定工作。在档案统计方面，由过去用“页”为单位改为以“GB”为统计单位来统计各类档案。endprint

第三，在档案安全管理方面，需要对每份档案保留检索、利用日志，避免档案信息的泄密。

3.4 加强设施建设和新技术应用，提高数据处理能力

在大数据时代，档案管理部门需要做好信息技术支撑工作，在进行档案管理的系统设计时，要充分考虑系统的可扩展性，设计出的档案信息系统要能满足服务器的快速扩容和数据的快速增长。同时，还要有专门的数据库技术和专用的数据存储设备，还必须开发专门的数据分析方法和一整套使用体系，来应对异构平台和异构数据的支持。也就是说，档案管理部门的軟件系统、存储设备和计算的基础设施，必须能够接收、验证和分析大量的数据，以便适应和整合多功能需求的大数据变量。

3.5 拓宽档案利用渠道，充分挖掘档案潜在价值

档案人员应合理运用网络技术，不断扩大档案大数据利用范围。

首先，档案部门应建立各种数据模型，对海量数据进行整合、分类和相关性分析，及时准确地将有价值的信息资源推送给利用者。

其次，建立与档案利用者的双向互动，使档案信息资源单向传播转变为双向传播，在发布档案数据的同时，也让档案管理者了解利用者的需求，了解企业生产经营活动中所产生的各种信息数据，以便能充分挖掘档案潜在价值，为社会创造更大的经济效益。。

3.6 建立高素质档案人才队伍

提高档案工作者的自身素质，是搞好大数据时代档案工作的关键。传统的档案管理人才，已不适应大数据时代的档案管理要求，档案部门需要建设一支高素质综合性人才队伍，应采用多渠道、多方法进行人才的选用和培养，使他们即懂得档案信息业务，又同时掌握计算机计算、通讯技术、网络技术，能进行数据分析和数据挖掘，为用户提供综合性服务，以满足利用者日益增长的需求。

4 结 语

综上所述，在大数据时代，档案工作将朝着知识管理、信息集成化服务的方向发展，档案工作者必须与时俱进，要有超前的智慧和思维，创新工作思路和方法，及时更新知识结构，掌握和运用现代网络技术手段，科学合理管理档案信息资源，不断提升档案管理的效率和服务水平。

主要参考文献

[1]邹华英.试论大数据时代的档案工作[J].档案事业管理，2013（12）：4-5.

[2]董瑞玉. 初探大数据时代的图书馆服务发展[J].图书与档案，2014 （7）：113.

[3]王梅. 浅谈企业档案工作如何应对大数据时代[J].山东煤炭科技，2014（11）：201-202.endprint