国有企业人事档案管理存在的问题与对策分析

王梓璇

摘要：人事档案与经济发展和社会需求有着密切的关系，是社保体系不断完善的基础，对国家宏观管控有着重要的意义。从国有企业的人事档案管理现状出发，分析国有企业人事档案管理存在的多头管理、人档脱节，制度漏洞、信息不准确，信息整合困难、管理手段落后三个方面问题。从管理手段、信息收集、专业人员培训三个方面提出管理建议。

关键词：国有企业；人事档案管理；问题与对策

目前我国的人事档案管理是我国经历计划经济和新时期市场经济的重要产物，随着我国经济、政治的发展，人事制度的不断深化，人事档案管理的模式和方法也面临着一定的挑战。国家档案制度规定，我国人事档案主要记录个人在国家机构、各类组织、或者日常社会活动中的重大行为或价值表现的一个基本记录，对我国国民的个人发展和国家的人才资源综合管理有着重要意义[1]。因此分析研究从我国当前的现状出发分析国有企业人事档案管理存在的问题，提出相应的管理对策有一定的必要性[2]。

一、人事档案管理概述

由于历史和我国经济、政治发展等诸多原因我国的人事档案管理与国外的档案管理相比存在一定的差异，面对的管理困难也有所差异。美国的人事档案管理采用的是集约化管理，美国的人事档案管理主要是由美国人事管理总署进行集中管理，由于人事管理总署的权威性和集中管理的标准化，对整个人事档案的综合管理和统一规划有着很高的效率这也是我国实行人事档案管理主要的目标和发展方向；法国的人事档案管理制度则是根据人事档案管理所享受福利所在的单位的所属局来制定，人事档案管理则由相应部门所设的人事局下设的办公室进行记录，再统一归入人事档案进行管理[3]。国外的人事档案管理从内容方面更加的全面，正在不断的向真实的出勤率、医疗史、教育资历、业绩绩效评价等方面的延伸，强调人事档案本人的隐私和权益，重视人事档案的作用和价值。胡燕指出人事档案是个人历史真实写照，目前人事档案管理主要存在档案意识薄、档案信息不准、档案内容不全、管理条件落后、管理效率和利用率较低等问题，需要向更加制度化、规范化、科学管理的方向发展。人事档案管理作为个人历史行为的原始凭证具有实用性强、用途广泛的基本特点，是我国人才选拔和培养的重要依据，对国家和各个组织机构的发展及人才甄选有着重要的支撑作用。

二、国有企业人事档案管理主要问题

（一）多头管理、人档脱节

随着现代经济的发展和人们工作理念的放开，不少单位的人才的流动性不断的加大，与理想的档案随人走的设定相违背的是，出现了许多，人档分离，久而久之档案和人员就出现脱节甚至死档的现象，非常不利于人事档案的管理和高效利用。

（二）制度原因、信息不准确

由于大多数国有企业存在着一定分工、流程和标准方面的诸多问题，使得档案管理的信息准确性和内容丰富性不够，如除了部门需求的基本档案资料外，各种个人的荣誉、奖励材料、奖惩材料、培训记录等资料都可能无法及时录入档案，最后可能导致没记录，最后造成人事档案的准确性不够，是对个人历史信息的一个缺失。

（三）信息整合困难、管理手段落后

人事档案管理涉及到的人事内容较多，人事基数非常巨大，目前面对着管理人事档案的机关和组织较多，整体档案标准化工作不一致，人员流动后人事档案的调动问题和人事档案的整合较为困难，目前没有一个统一的信息化管理平台对人员档案的信息和人员流动进行及时的信息整合和更新，使得人事流动和人事档案管理具有较大的难度。

三、国有企业人事档案管理对策分析

（一）强化国有企业人事管理手段

在人事档案管理过程中应该运用科学的管理方法，及时的向优秀的国有企业的人事档案管理学习经验，首先对不同工作性质的人员进行分类，制定所需要的档案入档材料的标准，建立人事档案的分类体系，进行排列有序，科学运转的方式进行人事档案的管理。

（二）加大信息化投入保证信息准确性

人事档案管理的实质是保证人事档案信息的完善性和准确性，加大人事档案管理的信息化建设，及时录入人事档案的相关变动信息。重视底层一手信息的获取，强调对档案当事人的历史行为的全面科学真实的反映，同时能够提升档案信息的准确性。

（三）培训专业的人事档案管理人才和教育

人事档案管理是一项专业性较强的技术，需要大量的专业的人才进行管理，人事档案管理企业应该加大人事档案管理人才的专业培训。同时，人事档案对当事人和管理人员行为对人事档案影响的重要性，在日常的工作中应该进行不断的强调，加强人员的人事档案管理和对其认知的重要性认知。从而保证人事档案的流动和管理的可靠性。

四、总结

本文主要从国有企业的人事档案管理现状出发，分析国有企业人事档案管理存在的多头管理、人档脱节，制度漏洞、信息不准确，信息整合困难、管理手段落后三个方面问题。从管理手段、信息收集、专业人员培训三个方面提出管理建议，本文的研究具有一定的理论意义和现实建议作用。

参考文献：

[1]Niebuhr R E，Adams F P.Evaluating and Developing Materials Management Personnel[J].International Journal of Physical Distribution & Logistics Management，2013，19（9）：31-35.

[2]Liu M W，Liu L.On the Construction of Network Sharing Platform of Personnel File Management and its Management Model[J].Applied Mechanics & Materials，2013，263-266（7）：1429-1432.

[3]張莉.欧美人事档案管理特点及对我国档案管理的借鉴[J].兰台世界，2014，No.433（11）：80-81.