工会档案管理中存在的常见问题及优化对策

武啟文

工会档案涉及该单位的各种重要信息，不仅是该单位在成立和发展过程中所产生的图像、文字、录音等，同样也是工会原始记录的信息存档。工会档案信息不仅详尽地记录了工会过去的活动，也对未来的工会发展和工会活动组织提供了重要的参考。本人着重分析了事业单位在新时期工会档案管理工作中存在的主要问题，并针对性地提出了优化对策和解决策略，对于提高工会档案管理水平具有一定的现实意义。

一、工会档案管理工作中存在的问题

（一）对工会档案管理工作的重要性认识不足

一般来看，工会档案管理工作只是一项服务型、支持型的单位辅助工作，工作本身并不能算在特别的、闪耀的业绩。而且档案管理工作的保密性要求较高，距离一线的业务工作比较远，档案管理工作的业绩和繁杂往往被人忽视，在很多单位内部，工会档案管理工作得不到上级领导的重视，不值得花费过多的人力物力，单位人员也认为档案管理只是一项简单的、服务性的闲差；或者是单纯的以资料存放在某个档案盒子里，放置管理算了，不进一步的管理。尽管政府与档案部门近年来加大了《档案管理实施办法》的宣传力度，但是档案管理重要性的普及效果和对其重要性的认同并没有达到预期的效果，很多单位领导和工作人员还并没有把相关规定落实到具体工作之中。在實际的档案管理工作中，也常常出现管理工作不到位，利用方面难度大、管理人员不尽职的问题，导致很多重要的档案资料遗失，使其档案归档率不能具备完整齐全，更不能讲究档案规范化、信息化。[1]

（二）工会档案的管理模式和管理理念落后

近些年来，随着改革开放的不断深入，我国的经济社会发展水平直线上升，社会的方方面面都迎来了巨大的变革，但工会档案管理工作的管理模式和认知观念相较于其他方面还比较落后。具体表现在以下几个方面：第一，管理方法比较落后。很多的事业单位在工会档案管理中依旧采用笔记本记录、人工归纳存档的方式进行管理，没有采用信息化的管理手段来进行档案管理。第二，档案内容不够全面真实。很多工会档案的会议材料内容基本相似，语言欠缺书面化，口语化较为严重且记录简单，工会的会议记录、简报信息往往不归档，让好多不能够反映出工会的真实情况资料存放在档案卷宗中，真实记录本单位工作事项的实质性资料没有进入卷宗。第三，档案管理的设施设备条件差。由于现在的办公场所的集中化管理，单位很难有单独的档案管理场所，档案卷宗的存放大部分存放在综合办公室，档案安全管理方面也存在了很多隐患。

（三）工会档案管理人员的素质有待提高

《山西省档案工作条例》中有明确的规定，档案管理工作需要配备专职专业的管理人员，但在实际的工会档案管理工作中，许多单位并没有达到这样的要求，很多部门都是指定某些行政人员兼职兼责，也有很多部门指定临近退休人员或者一些公益性岗位的大学生人员进行管理，基本上挂个闲职，重视程度不够，直接导致了工会档案管理人员的专业素质有所欠缺。

二、新时期工会档案管理工作的对策与思考

（一）强化档案管理意识

要实现现代化、信息化发展，数字化档案已经进入档案管理当中。工会档案管理工作不能停滞在整理卷宗。首先要提高单位领导的重视程度和员工的大力支持，各级部门要把工会档案管理工作重新梳理，列入日常的重点工作。领导班子应当选派一名主抓工作档案管理工作的负责领导，给予一定的人事权力，从领导层面和人员组织关系上实现工会档案管理工作的正常推进。[2]其次，要加大对于工会档案管理工作的人力物力投入，提高经费支出，增加必需的专业设备，档案存放场所及配备专业的档案管理人员。

（二）全面引入信息技术

随着现代科技的发展进步，信息技术已深入到生活的各个方面，工会档案管理工作也同样要深入地利用信息技术来实现自身的进步。首先，要利用计算机技术和数据库技术建立详尽的数字档案管理系统，将工会档案资料整理并录入系统之中，实现档案管理工作的信息化和数字化，在档案资料的查阅、补充、分析等日常操作中实现全面的信息化。此外，要从封闭的系统向开放、线上的系统迈进，实现从档案资料办公室的外部安全、快速、准确的查阅和登记。让档案管理工作从单机向服务器网络端迈进是信息化技术的大趋势，特别是工会的档案是不可缺少的重要组成部分，也是工会工作的基本条件之一，有效的工会档案管理，对促进工会组织工作起到十分重要的作用。

（三）提高管理人员的职业素质

工会的领导层要关心档案管理者的工作和生活，在人员晋职等方面要予以考虑和适当照顾，充分发挥档案管理人员的创造性和主动性。作为工会档案管理人员，要不断加强自身的专业水平，通过有效途径提高自身素质，增强法律意识和信息化专业知识，努力掌握信息化管理的方法，积极探索新的信息化管理模式，实现档案工作的科学化和实用化，成为信息化大背景下的档案管理复合型人才。

三、结束语

综上所述，随着经济社会的迅猛发展，工会档案管理对于管理工作流程和管理人员的能力素质提出了新的更高要求，新时期的档案管理要与时俱进，不可因循守旧，墨守成规。工会的各级领导和人员要转变过往观念，提高对于档案管理工作的重视程度，积极探索档案管理工作的新模式，选择任用高素质的档案管理人才，有效解决在档案管理过程中遇到的问题，全面提升档案管理工作的信息化水平，使得档案的作用和价值得以更大的体现，促进其对社会发展产生更加积极的效益。

参考文献：

[1]赵喜民.浅谈工会档案管理工作中存在的主要问题及应对措施[J].科学中国人，2015（11X）：80-81.

[2]陈国卿.浅议工会档案管理工作中存在的问题及对策[J].山西档案，2013（S1）：41-42.

[3]马杰.浅谈新形势下基层工会档案管理工作存在的问题及对策[J].管理学家，2011.