事业单位档案管理信息化建设的研究

纪志钢

摘要：信息技术的发展推动了社会各领域的发展与变革，在这样的时代背景下，要提高档案管理的质量和水平，必须有效的应用信息技术，建设信息化的管理模式，从而提高事业单位的服务质量，这是时代发展的必然趋势。本文将探究事业单位档案管理信息化建设。

关键词：事业单位；档案管理；信息化管理

引言：当前，社会各领域的发展都离不开信息技术，信息技术已经成为生产中的重要推动力。通过信息技术手段，能更好的管理档案，为单位的运行和发展服务。在事业单位中，档案管理是一项重要的管理工作。传统的档案管理方式存在许多不足，建设信息化的管理模式是非常必要的。

一、事业单位档案管理信息化的重要性

在事业单位中，档案能够为单位的建设与发展提供信息支持，帮助事业单位解决问题，制定决策，因此，需要做好档案管理工作。建立信息化的管理平台，能够将档案信息以数据的形式保存起来，使档案管理的准确性得到提高，降低档案管理中的人为影响，减少管理中出现的差错。另外，采用信息化的管理方式，能够减少传统管理方式在人力方面的投入，节省时间和精力，减轻管理人员的压力，降低管理的成本。因此，信息化档案管理的建设对于事业单位来说是非常必要的。

二、事业单位档案管理中存在的问题

传统的管理方式存在许多弊端，第一，档案信息占用空间大，给单位的空间利用造成了一定的负担；第二，档案的分类和查询非常不便，给管理工作造成了一定的麻烦；第三；难以有效的保证档案的完整性，可能受到意外的破坏。信息化的档案管理模式能够有效的解决这些问题，自产生就受到了行业的认可和青睐，但是在信息化建设的过程中，也存在一些问题，如信息化设备不先进、信息技術落后、管理人员素质不高、管理制度不完善等问题。这些问题给事业单位的服务工作造成了一定的阻碍。

三、档案信息化建设的方法

（一）改进软、硬件设施条件

为了解决传统的档案管理方式的不足，应采用信息化的管理方式。采用这种方式，能有效的减少档案所占用的空间，减少管理工作的时间消耗。要想实现这一目的，必须要对档案管理的相关设备进行升级。计算机设备是信息化档案建设的基础，能够为档案信息提供存储的空间，提供分类、查找和筛选功能，因此，事业单位应加大计算机设备以及相关技术的投入，采购配套的设备，对档案进行有效的管理，提高管理人员的计算机和软件应用的相关技术能力，为管理人员提供培训，确保设备的有效使用和运行[1]。信息技术的有效利用对档案管理工作有重要的促进作用，能够实现对档案的长期存储与保护。计算机管理技术在信息存储与管理中发挥着重要的作用，能够为事业单位的档案信息提供巨大的存储空间，解决存储的问题。同时，也能实现对信息的加密处理，提高信息的保密性和安全性。计算机技术的备份功能可以有效的避免数据丢失造成的损失。另外，通过计算机能够迅速有效的查询档案信息，提供管理工作的效率。这些功能都需要优质的软硬件设备的支持才能实现，因此，事业单位必须引进先进的设备和技术，更好的实现档案信息化的建设。

（二）规范档案管理与监督制度

当前，我国的事业单位对于档案管理的重视程度还不够高，管理工作存在一定的不规范性，甚至没有成文的管理制度。尤其是在信息化管理方面，存在的问题更多。因此，事业单位在信息化档案建设中，一定要制定规范的管理制度，对档案信息化的管理过程进行约束，做到有法可依。同时，要根据国家的相关法律，在法律的基础上，结合单位的具体情况和管理需求，进一步完善信息化档案的管理制度。使档案信息化管理工作更加规范。另外，档案信息化建设工作中，还要对工作过程进行有效的监督，制定严格的监督制度，提高档案信息的安全性，并对管理人员的工作行为进行约束，提高管理的水平。单位可以指定监督人员，对档案管理工作进行监督。

（三）应用先进的管理技术

信息技术是信息化档案建设的核心。应用信息技能有效的录入、整合、检索档案信息。建立数据档案库，对档案信息进行集中的、信息化的管理。利用大数据的优势，对档案进行分析，挖掘有价值的信息，为单位的发展提供一定的信息参考，让档案发挥应有的作用。在管理的过程中，通过信息平台，分享管理经验，并寻求解决问题的方法，对档案进行更好的管理。同时，注意档案归类的合理性。在传统的管理模式中，基本采用人工分类的方式，在信息化管理平台中，可以利用计算机软件等相关技术，对录入的档案信息进行自动分类。在以后的管理工作中，可以通过关键词来检索档案信息。

信息技术为档案管理提供了便利的条件，同时也带来了安全风险。在信息技术下，档案的存储和管理的问题确实得到了有效的解决，但是，数据的安全受到了一定的威胁。计算机设备以及程序可能遭到破坏，如病毒的入侵、黑客攻击等，造成档案信息的泄露、丢失、损坏等问题，给企业造成损失。云存储以及云计算等技术在应用的过程中，也难以为档案数据提供有效的安全保障。档案信息可能遭到非法访问，信息被窃取，不利于企业的发展。因此，建设信息化的档案管理模式必须要及时的掌握信息技术的最新动态，采用最先进的技术，通过身份认证、数字加密、防火墙、入侵检测等技术手段，提高档案信息的保密性，保证档案信息在存储和处理及传输过程的安全性和完整性。从而促进事业单位更好的服务。

（五）提高管理人员的素质

在事业单位档案管理工作中，管理人员的素质对管理工作有重要的影响，工作能力和素质，决定了管理的效率和水平。事业单位要结合本单位档案管理工作的实际情况，对工作人员进行专业的技术培训，将管理知识与工作实践相结合，提高档案管理者的管理素养和能力，从而提高信息化档案管理的质量。同时，应鼓励管理人员自觉、主动的学习相关的管理理论和技术，并对信息技术有一定的掌握和应用能力，将信息技术与档案管理方法有效的结合在一起，促进信息化档案管理工作的正常进行。把握行业发展的动态，适应时代的需求，用科学的档案管理知识武装自己，并有效的运用到管理工作中，推动档案管理信息化的进程[2]。另外，事业单位应采取定岗定位的形式，落实管理责任，提高档案信息化管理的效果。

结语：综上所述，信息化管理在事业单位的档案管理中有重要的作用，在发展的过程中，事业单位必须要改进档案管理的方式，采用信息化的管理手段，提高档案的管理效率和水平，充分发挥档案的作用和价值，为单位的有效工作提供必要的信息参考。

参考文献：

[1]冯跃萍.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科学，2016，13：138-139.

[2]赵春辉.事业单位档案管理信息化建设的途径[J].科技展望，2017，15：267.endprint