试论图书馆采编业务外包的风险与控制

摘 要：在现代图书馆管理中，采编外包已经成为一种常态，能够有效弥补管内人力资源缺陷，降低资源采编成本，提高图书馆资源应用效率。但是，将采编业务进行外包还有不少风险因素存在，对图书馆管理造成干扰。针对这些风险因素进行分析，有利于将风险干扰降至最低，充分发挥外包能效，促进图书馆资源的科学补充和配置。

关键词：图书馆采编业务；外包风险；风险控制

进入新世纪以来，随着文化服务意识的不断增强，国内不少图书馆开始采取采编业务外包形式开展工作，一些数据公司承担了图书馆部分采编业务，而图书馆则能够将更多精力用于文献管理和服务工作中。时至今日，图书馆采编外包业务已有十余年实践历基础，在取得一定实际成效的同时，其中的一些风险因素也逐渐显现出来，成为当前图书馆管理的一项的重要课题。

1 图书馆采编业务外包风险分析

（一）图书馆人力资源配置风险

采编外包有利于提高图书馆管理能效，但是如果过于依赖外包或者将全部采编业务外包出去，则极有可能导致图书馆采编人才依赖心过重，日常工作重点转移到盖章、贴书标这些毫无技术性的活动中，进而导致自身业务能力下降。而且业务外包之后，一些图书馆的原采编人员可能会出现岗位闲置问题，这些人员的分流将成为图书馆管理的一大难点，可能会造成图书馆人事布局受到干扰，影响馆内工作的正常开展。

（二）采编外包造成图书馆馆藏质量风险

采编外包机构为了节约经营成本，会将一些不熟悉图书馆业务的人员派驻馆内进行图书分类、编目、标题索引等工作。由于管理不到位或者分类不恰当，有可能造成同类书目分类不一致，或者异类书目被分配到统一书目内。这些盲目甚至错误的操作，对于图书馆数据质量造成不利影响。而且一些外包人员在防盗磁条打码、盖馆章方面造作不够规范，这些都会造成馆藏质量风险。

（三）图书采购合同风险

在选择图书合作商过程中，图书馆主要考虑书商的资源供应能力，尤其以价格和资源作为主要评价标准，但是对于采编业务外包的约定条件较少，更多的是以辅助条款出现。而且在招标过程中，有可能出现多家书商中标的情况，一般情况下这些书商供应情况会出现动态变化，这就容易造成合同执行不够规范，有可能降低外包业务质量。

（四）信息不对称风险

在采编业务外包过程中，图书馆属于委托方，而书商则属于代理方，双方在合同基础上建立起“委托-代理”关系。但是，委托方往往对代理方情况缺乏充分了解，而代理方则具有更大的信息优势，在信息不对称环境下，有可能出现代理方由于逐利行为损害委托方利益的行为。双方建立外包合同后，图书馆对于书商的具体运作情况缺乏及时了解，因此图书馆在风险管理上处于被动位置，很可能因此造成风险失控，加重图书馆损失。

2 图书馆采编业务外包的风险控制对策

（一）做好采编人员转岗，强化在职人员业务素养

实施采编业务外包后，原采编人员要做好分流转岗工作，为其提供相应的业务培训，实现人事管理的平稳过渡。而对于在职人员则需要进一步强化其专业素养，提高其图书资源管理、调配、优化作用。作为管理者要不断在体制方面进行创新，为采编分流人员提供更好的岗位环境，多渠道、多方面拓展工作人员知识视野，从而完善图书馆运行管理模式。

（二）实行公开招标，合理选择书商

图书馆采取采编外包前，需要对合作书商资质进行科学评估，尤其是对其资金充足状况、资源质量、管理能力、服务质量、市场信誉等进行充分了解。当前，采编外包还处于发展初期，尚未形成体系化、规范化的外包模式，这就需要图书馆对书商资质做出客观评估，以降低其合作风险。

尤其是在外包业务范围划定中更需要具备清晰标准，结合馆内技术能力、人才优势等，决定哪类业务进行外包、外包程度如何等。从专业角度来看，采编业务具有较强的系统性和个性化特点，而且这是一个持续而完整的过程，对于图书馆建设、服务质量等起到了重要影响。对于关键性资源的采编，图书馆要最大限度的自主完成，尽量不要采取外包形式；对于常规性采编业务则可以酌情外包，以增加工作效率。在充分发挥馆内人才优势和资源优势的同时，将部分类目进行外包能够有效节约时间成本，提高图书馆工作效率，有利于提高文献质量，规范图书馆管理流程。

（三）规范外包合同，保护图书馆权益

当前，图书馆采编外包尚未形成规范的合同文本及制式要求，因此双方需要根据业务需要签署详细规范的合作合同，以确保双方利益不受损害。在合同中明确双方权力及义务，对于服务质量、价格、合作期限等做出明确约束。同时还需要对双方违约赔偿等情况做出明确约束，以强化合约的法律效力。

在当前外包服务中，主要以现场采编服务和资源整合服务两种模式为主，前者外包人员会到图书馆现场进行工作，后者則是代理方统一加工完毕后将资源配送至图书馆。两者相较前者的安全性更高，因为到馆服务能够对其外包质量进行全程监控，一旦发现问题双方能够及时协商解决，有利于最大限度的减少外包质量风险，加强采编资源的规范性和条理性，同时也能促进馆内业务人员专业技能的发挥，可谓一举两得。

（四）完善双方沟通机制，保障采编外质量

在采编业务外包过程中，图书馆需要和书商进行充分交流，以达成合作共识。双方一旦建立合作意向，就要进一步构建互利互惠的合作关系。在合作过程中要保持良好的沟通机制，消除信息不对称造成的业务风险，一旦发现问题能够及时协商解决。双方需要互谅互通，一方面有利于强化双方信息沟通成效，营造更和谐、更融洽的业务往来环境，同时也有利于建立起双方的信任机制，避免由于合作监督产生的额外成本，减少由于信息不对称造成的经济损失。有效的信息沟通能够扫除双方的合作障碍，使采编外包业务顺利进行。

3 结语

采编业务外包实现了图书馆管理业务的有效分流，同时也为形成了一些新的风险因素，如承包方资质风险、信息不对称风险以及人力资源配置风险等，这就需要管理者及时采取有效措施，对这些风险因素进行提前识别和干预，制定出更有效的采编外包方案，加强双方合作的实效性，为图书馆资源优化、采编质量的不断提升奠定良好基础。

参考文献

[1]谢丹阳.浅谈图书馆采编业务外包存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息.2017（13）

[2]张莹，俞天岩，刘淑华.图书馆采编业务外包的实践与思考[J].农业图书情报学刊.2015（03）

[3]时晓鹏.图书馆采编业务外包可能出现的风险与控制措施[J].赤峰学院学报（自然科学版）.2016（22）

作者简介

符银莲（1983-），女，苗族，海南省东方市，本科，研究方向：图书情报。endprint