浅析新时期如何做好企业档案管理工作

摘 要：企业档案管理在对于整个企业运作、市场营销有着重要的引导作用。在知识经济时代这个大背景下，对企业管理提出了更高的要求，档案管理应该跟上时代的潮流，转变传统的束缚，更加专业规范的进行管理。如何做好企业管理，逐渐成为企业档案管理的主要问题。从当前的形式来看，要对传统的档案管理提出新的要求，不断创新的同时走上日益规范的道路。透过档案管理工作能够看出一个企业最为真实的管理水平与业绩，本文针对如何做好企业档案管理工作进行分析，并根据当前的现状提出建议与措施，希望对企业今后的发展尽一份绵薄之力。

关键词：新时期；档案管理；有效措施

1 当前企业档案管理存在的问题

（一）不健全的档案管理制度

大多数企业当中都会存在着一些对档案的收集、整理、保管、外借等方面制度管理不完善的情况。尽管有些企业已经建立了相关管理制度，但是在实际操作方面困难重重，操作水平不够高。有些档案管理人员责任性不够强，不能够及时整理文件与资料，会出现档案收集不齐全甚至档案丢失的现象。还有些借出的档案，因为借阅手续不够健全会出现有借无还的事情发生，久而久之一些档案就会不知去向，甚至还有些人会对资料与数据进行修改，严重的影响到档案的真实性与利用价值。

（二）档案管理信息化问题

尽管企业内部信息处理网络有了相应的改善与发展，但资料与文件在运输的过程中缺乏灵活性，一定程度上会降低企业档案管理的效率，工作质量难以提升。导致档案管理信息化不足的主要原因就是企业没有建立一个高效的档案管理信息系统，没有良好的技术与系统的支持，工作效率与工作效率得不到进步。此外，有些企业并没有意识到档案管理信息系统的意义，虽然建立相关管理系统，但在完善工作时却没有及时根据档案管理的实际需求做出相关改善，造成企业档案管理工作效率得不到大幅度进步。

（三）重视程度不足

有些企业对档案工作的重视程度不高，基本的档案管理使用配套设施不齐全是最主要的表现，同时不够重视档案管理工作的作用，并且这一现象较为普遍。现如今有些企业的管理者出现了错误的认识，认为档案管理工作并不重要，有些管理人员对档案的管理工作不够认真，在日常的档案管理工作时不够重视，自身工作感不强、积极性不高等问题缕缕发生。还有些企业在档案管理工作中投入的资金、人力、物力不多，缺乏档案管理的配套设施，近一步导致档案管理的质量与完整性和使用的吸收性受到控制。

（四）企业档案管理者工作能力差

企业档案管理工作的直接人员就是档案管理者，他们自身的水平高低与工作能力会直接影响到企业档案管理工作的最终效率。但是，从我国企业档案管理的现状来看，许多档案管理着并没有经过专业的培训，管理水平不高，并达不到企业档案管理工作岗位的要求，还甚至有些工作认识不是在职员工，而是短期的兼职。部分企业管理工作者认为档案管理工作并没有什么发展前途，有苦又累并且出力不讨好，没有做好管理工作也是理所应当的。对于从事企业档案管理的工作人员需要有着较高的专业能力，有些企业的档案管理工作者是从其他岗位来的兼职，自身的能力无法满足工作的需要，最终造成了企业档案管理中存在企业档案管理者工作能力不高的后果。

2 档案工作如何现代企业的快速发展

（一）创新并构建核心机构

产权清晰、全责明确、管理科学就是现代企业制度的最基本特征。企业的档案工作也要适宜这些制度，对企业档案工作进行修改与创新。在哪一个企业中精干都是一个必然趋势，企业档案工作理所应当要顺应这个企业的发展，对档案管理工作进行创新，将档案管理工作向外拓展，着重挖掘档案工作的内涵，将传统单一的档案室向外扩张为集档案、资料、信息、统计等融为一体的企业档案信息中心。对企业各种各样的档案收集资料进行收集、利用与保管，有利于增加企业档案管理工作的灵活性与自主性。

（二）从企业的实际情况考虑

一个企业中的总体档案需要相关领导的支持，在具体的工作事项当中需要以相关制度的规范与档案管理人员的认真负责。从当前的情况来看，完全适应各种机制、各种性质的档案管理制度还不够完善与健全，对较为重要的档案管理不够严谨，大大降低了利用率。由此可以看出对制度进行创新至关重要，对企业的档案管理制度进行创新过后，明确档案管理工作的计划与目标，甚至是兼职档案管理人员也要用明确的责任。职责明确、奖罚分明能够调动全体档案管理人员工作的积极性，用明确的制度来规范自身行为。

（三）高效的创新管理机制

企业做进行创新与改造的最终目的都是为了适应当前经济市场的需求，高效的运行之后创造出最大化的经济效益与社会效益。企业的档案工作管理机制也应理所应当的跟紧企业的步伐进行转化与创新，坚信没有创新就无法快速发展的这一基本管理理念，敢于及时的认识到自身的缺点与不足，不断的完善自己。单一的档案资料管理机制可以逐步向信息、情报、科技一体化的管理機制进行转变。办事效率提高，充分发挥出每一位员工的才能，让档案资源成为企业科技创新的原动力之一。

3 做好档案管理工作的重要意义

（一）是企业健康发展的需要

想要保证一个企业能够健康的发展，做好档案管理工作是必不可少的，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作效率与工作质量的必要条件之一，能够维护历史最真实的面貌。对档案进行科学规范的管理，能够通过事件看出本质，是用来衡量一个企业管理水平的重要标准。企业档案是记载着一个企业从最初发展到现如今的所有重大事件，对于研究企业的经验业绩与今后发展提供了最真实的资料。做好档案管理工作，一方面能够为企业高层管理人员提供一个了解企业整体经营的途径，并根据存在的问题及时调整经营策略，为企业今后长远的发展奠定基础。

（二）牢固企业的发展根基

企业档案在企业发展过程中所发挥的作用是不言而喻的，是企业发展过程中的历史记录，生产、经营、管理活动中的文件材料，属于企业当中较为重要的一部分。最近几年中，不少企业都加强对档案的建设与保护工作，拥有完整精确的档案，才能在日益激烈的竞争当中维护自身权益。假如一个企业没有自己的档案，就说明这个企业没有牢靠的基础，在今后任何的建设发展过程中都可能存在风险。相反的，一个企业建立了自己的档案管理工作，不仅可以大幅度的提高企业的管理水平，还可以在竞争中维护自身合法权益，引导着企业向着更加稳定健康的方向发展。越来越多的企业管理者意识到企业档案的重要作用，也开始做好这一工作，只有做好这一基础但是重要的工作，才能为企业今后的发展打下牢固的根基。endprint

4 建设信息化的企业档案管理

（一）实现信息化档案的网络化

传统的企业档案在建立电子化与信息化的管理模式之后，还应该进一步建立企业档案的利用与共享网络平台。提高传统企业档案的利用率，建立一套信息共享模式。除此之外，企业还可以建立电子档案数据库，也就是企业档案库，通过运用互联网来实现档案的共享。从目前的情况来看，还有极大部分企业没有建立电子档案数据库，没有统一的信息管理与共享模式。服务性与共享性较差，无法满足现代企业在档案管理上的需求。現代企业在建立共享化与网络化的电子档案之后，在一定程度上可以减低电子档案的重复建设，进一步实现高效的档案管理。

（二）提高档案管理人员的素质

拥有良好的职业道德、崇高的敬业精神以及较高的政治素养是档案管理工作者应该具备的能力。伴随着网络技术的飞速发展，档案管理也逐渐由传统的劳动密集型向知识密集型过渡，要求管理者自身拥有较强的工作能力，精确把握专业性较高的档案，并根据企业的实际需求大量的相关信息。采用多元化的方式加强对档案管理人员的培训力度是每一个企业应该做的，有目的的对企业档案管理者进行信息化的管理技能与相关知识，保证档案管理人员更加全面系统的掌握相关能力，构建一支高素质的信息化管理队伍。

（三）保证档案信息的安全性和完整性

企业档案管理工作的核心素养就是信息安全管理，档案管理系统软硬件自身的安全、档案信息传播的安全就是档案信息主要包括的。其中就是记录档案的光盘的安全性与可靠性，还有信息不被未经许可的人获得。首先要从软件管理、操作、监督等各个方面开始着手，来保护计算机的系统安全。可以运用技术手段来解决硬件方面的问题，在设计、选择档案的时候深入考虑系统的安全性。此外还可以在企业档案信息化建设当中对档案信息进行分阶级保护，确定信息的安全等级与安全需求，有规律的划分信息安全，确定信息是否在安全的范围内运行，防止有违规操作。

（四）加大信息化的管理建设

企业档案信息化是档案技术进步的突破口，是信息时代信息共享的需求，也是充分发挥档案价值、实现档案信息共享的主要选择方式。一个企业的领导者的档案管理信息化的意识水平会直接影响到信息化建设的广度与深度，想要加强企业档案信息化的建设，第一步应将理想转变为现实，将企业档案管理信息化的概念转变为实践，认识到企业档案管理信息化的重要性，积极提倡与鼓励这一理念，在资金、设备上给予适当的支持。第二个就是档案管理的领导，在了解档案管理现状之后有计划的开展工作，真正的提高工作效率。

5 企业档案管理的优化对策与建议

（一）强化企业档案管理制度

提高企业档案管理效率的一个重要途径就是强化企业档案管理制度，保证企业档案今后的可持续发展。根据相关的条文条例，加强对档案管理制度的强化与完善，既要符合国家所提出的相关要求，也到达到国家所制定的标准。档案管理制度也要根据不同企业的实际情况，有针对性的对其制定科学有效的企业档案管理制度，企业不同部门的负责人也要对企业档案资料管理人员工作召开相关会议，对企业今后的档案管理的相关制度与注意事项进行讨论，及时与各部分进行交流沟通，对不同部门所提出的建议给予重视，存在不足的进行修改与完善，保证案管理工作更加符合企业的发展需求。

（二）重视企业档案管理工作

企业档案管理工作不仅要得到相关领导的重视，全体员工也要重视起来，只有在领导与全体员工的高度重视之下才能够有效的进行档案管理。任何企业开展任何一项工作，在领导足够重视的情况下才能使工作顺利的开展，领导对档案的重视程度，也决定这相关人员对企业档案的重视程度。对于档案管理人员而言，充分的发挥出自身的主观能动性，保证每一个企业的档案管理工作都做到最佳。就档案工作而言，档案管理人员的工作态度、工作能力与工作质量也会直接形象到最终的工作成果。

6 结语

综上所述，面对着日益变化的社会形势，许多企业都在符合自身特性的发展之路。尽管档案管理知识企业管理中的一部分，没有影响企业生死存亡的作用，但是在一定程度上也起着关键的作用。企业档案是企业健康发展的重要因素和主要保障，有利于企业的正常运行，加强档案管理是每一个企业必须要面对问题，寻找出一个符合自身情况的管理方式，对于企业的今后发展影响重大。顺应新形式的发展，做好企业档案管理工作，不仅可以实现档案管理的自身价值，还能够为经济发展与社会进步作出贡献。

参考文献

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[3]新形势下企业档案工作存在的问题与解决措施[J].唐希成，盖敏慧.兰台世界.2016（S1）

[4]略论企业档案工作效益及其特点——兼谈企业不重视档案工作的原因[J].王巍.技术与市场.2016（03）

作者简介

陈骅（1978-），男，汉，上海市，本科，上海港城开发（集团）有限公司，研究方向：档案管理。endprint