浅谈当前档案管理存在的问题及对策

段明芬

摘 要：档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的原始记录。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各机关和社会团体都要充分认识到档案管理工作的重要性。加强对档案的管理，认真分析档案管理工作中遇到的问题和存在的困难，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源，对单位今后的工作起着重要的查考利用作用。

关键词：档案管理；现状；问题；对策

档案是通过规范的程序所形成的历史文献纪录，具有原始记录性和历史再现性。文书档案则是反映党务、行政管理等活动的档案，是一个社会组织各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等的真实原始记录。对于单位、群体、个人今后查找利用有着十分重要的作用，为此做好图文资料的收集、管理尤为重要，它无疑是提供社会各界协调、有序、高效运行的有效保证。现就对档案管理工作的现状、存在的问题、以及采取的对策谈一点自己的看法：

1 档案管理工作的现状

1.欠缺现代化的办公设备

目前，大多数单位在档案管理的硬件设备上没有达到要求，因此没有实现档案管理的科学化和规范化。甚至还有的单位将档案室用来混堆杂物，库房简陋，设施简单，没有配套的防火、防潮、消防等设施。而对于档案的借阅与查访却没有更好地运用现代化手段，影响了单位档案的安全与完整。另外，有些单位没有充分发挥档案的作用，仅仅限于档案管理层面，对档案的重要性没有清醒的认识，不注重信息资源的现代化管理，从而忽视了对档案资源的有效利用。

2.档案检索效率相对较低

在现代化数字化的档案管理中，计算机检索正在逐步代替体统的手工检索方式，但手工检索仍然在事业单位的档案管理中占有明显的比重，从而在一定程度上影响了单位档案检索的准确率和速度，同时也增加了档案查阅的工作量。再加上人力检索信息的局限性，所以大大降低了单位档案管理的工作效率。

3.档案收集单一

目前更多的是收集文字资料，对图片、影象资料收集较少，导致很多有重要查考利用价值的图片资料没有得到保存。

4.档案管理人员业务素质低、收集整理资料的不全面、准确

基层的档案管理人员，大多数都是办公室人员兼任，并没有经过系统的专业培训、学习，多是通过以老带新、或者根据自己的工作经验收集管理，具有很大的随意性，对档案的鉴别能力也因人而异，导致档案的管理不规范、不齐全，不利于单位档案保存及今后档案的查找利用。

2 档案管理工作中存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

3.档案管理意识较为淡薄。一是思想认识模糊，没有把档案管理作为一项重要的基础性工作抓好落实，没有相应的规章考核制度，不知道为什么要开展档案管理工作，怎样开展档案管理。二是实际重视不够，没有专业的档案管理人员，送培学习的机会也较为有限，导致人员素质普遍偏低，缺少辨别档案价值的知识，造成档案管理的不规范，导致档案查考利用的价值不足。三是缺乏主观能动性，重形式轻内容，对较多的文书资料不能合理的精取精，严格按照档案的规定去管理，较多流于形式，没有真正从对历史负责、对单位负责的高度去做好档案管理工作。

4.档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，没有专用档案室，放置档案的地方狭窄、潮湿、安全消防设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。档案必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

3 档案管理工作的对策

1.提高檔案管理人员素质。要加强档案管理工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的职工从事档案工作管理工作，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理员，确保该队伍的专业性。加强对他们的教育培养，提高业务素质，要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据档案工作发展的需要，适时举办档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。三要组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进单位档案工作健康、平衡发展。

2.健全档案管理制度。一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。三要规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须依法严肃查处。

3.改进和完善档案功能，使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

4.采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。

5.做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立工作就是服务的观念，以增强服务意识和主动服务作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

总之，新时期档案管理工作要紧紧联系时代发展要求，要从思想上改变老旧的观念，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，全面提升档案管理工作水平，为单位今后查找利用档案提供准确、方便、规范完整的图文声象资料。