对高校学生档案管理方法的探讨

侯敏

摘 要：通过对高校学生档案的管理流程进行研究分析，对其进行管理上的加强，可以通过对档案的立卷、归档、转递等流程进行有效的规范，对参与档案管理相关工作的人员的业务素质、责任感等方面进行强化培训，全面提高高校学生档案管理工作的质量水平。本文以下就对高校学生档案管理工作的加强，以期对高校学生档案资料的管理工作水平的提高起到一定的促进作用。

关键词：高校学生档案；管理方法；探讨

高校学生的档案不仅仅对于学生自身而言有着重要的意义，是其不如社会后学生生涯中的重要履历，对其社会评价起到重要的影响作用，而且是国家人事档案中重要的组成部分，高校学生档案是对学生在高校就读期间学习、生活以及社会实践活动的有效记录，能够为社会组织进行人才的选拔提供重要的依据，是一个学生在社会人事档案中的最基础的部分。

对于加强高校学生档案管理工作的重要意义不言而喻，因此，采用何种手段对其实施有效的加强、在那些具体的方面着手开展加强等，就成为高校学生档案管理工作人员需要思考的问题了。通过对高校学生档案的管理流程进行研究分析，对其进行管理上的加强，可以通過对档案的立卷、归档、转递等流程进行有效的规范，对参与档案管理相关工作的人员的业务素质、责任感等方面进行强化培训，全面提高高校学生档案管理工作的质量水平。本文以下就对高校学生档案管理工作的加强，在档案管理过程中的几个流程中如何实施有效的加强进行详细的论述。

1 新生档案立卷、归档

高校新生在入校之后，要对其进行首次档案信息的收集和采集工作，并在采集整理完毕之后进行立卷、归档处理，在这个环节中，重点是对学生档案信息的准确性以及完整性进行把控。对于学生档案的准确性，其重要性就不多说了，信息丧失准确性，学生档案就失去了其存在的价值，欲加强学生档案准确性的把控，学生的档案要经过严格的审查过程，将其中存在模糊、不明确的因素进行有效的排除，如：学生的籍贯信息，现今许多考生为降低高校入学的门槛，临时办理个别“照顾”地区的户口，或是冒名顶替他人高考、入学，对于这类信息要严格的审查。对于学生档案的完整性把控，主要是对学生信息组成要素的逐一采集，对于存在缺项学生的信息进行进一步的审查，以确保学生档案的完整性。

高校学生在入学时，是对其档案进行有效采集、收集的最佳时间段，要在这段时间内完成对学生档案的立卷和归档，并保证其准确性和完整性，为学生在毕业阶段为社会提供第一手准确的资料做好基础准备工作。

2 对于学生档案的保管

对于任何一种档案而言，它多数时间是在某一空间内存放，只有在一些特定的时间段（如：转校、毕业以及步入社会等等时间段）才会出现对其内容和存放地点的变更，故而，高校学生档案的保管是一项长期并且重要的工作，加强对学生档案保管流程的管理，要针对学生档案中的各个组成要素进行，具体有：

（1）对于学生的鉴定材料，要保证其内容的真实性，学生的鉴定材料是社会之进行人才选拨和任命的重要依据，尤其是对学生在某一方面的特长或是缺陷有较强的评判性，能够有效增强社会组织对学生判断的准确性。

（2）学生的成绩单。学生的成绩单，如实的记录了学生在接受文化素质教育过程中的个中表现，并以打分的形式呈现出来，是对学生文化素质水平的客观体现，对于其在工作岗位上所能作出的成绩有较强的依据性。

（3）荣誉、处分等。一个学生在校期间，有重大突出表现时，都会在学生档案中有一定的体现，将学生在校期间的各种荣誉或是处分等进行有效的记录，能够增强学生档案的全面性。

（4）学生的体检表，高校学生在校期间，会接受几次体检普查，而体检表能够准确的对学生的身体情况进行记录，能够在其进入社会后是否具有从事一些对身体素质要特殊要求的岗位（如：飞行员、潜水工作等有特殊要求的岗位）。

（5）高效学生在校期间会接触到多社会实践活动，在其中，学生各个方面的素质能力会有一定程度的提高，在进行高效学生档案的保管过程中，要对学生的这类信息资料进行有效的保管。

在进行高效学生档案的保管环节中，还要注意学生档案内容时效性的管理，对于相关档案资料内容，一经核实无误，及时存档保管。

3 学生档案整理、接收

高校在读生的档案资料，期间会出现一些内容上的更新、新进人员档案的接收等，要对这些流程的进行规范化的管理，对于不符合要求的档案拒不接受，对于出现不合格档案资料在源头上进行杜绝，严禁档案管理人员对学生档案进行私自的更改或是替换，尤其是其中的一些不良记录等，决不能私自撤销，降低学生档案的真实性，加强档案的客观性，为用人单位负责、对社会负责。

4 毕业生档案转递

高效学生一份完整档案资料，包括以往求学经历中的档案资料，高校期间的个人状况的的记录信息，以及最后的派遣证明，在学生毕业步入社会中，要遵照“档随人走”的原则，将学生完整的档案资料转递（一般能够通过专门快递或是直接派送的形式进行转递）到相关的用人单位或是公共组织单位（有些学生的档案直接由地方人力资源部门接收）。高校学生档案在转递这个环节中，要加强即时性、准确性的管理，保证将学生档案在规定的时间内送达指定的地点。

5 结束语

综上所述，高校学生档案管理工作的质量水平，受到诸多因素的影响，如：学生之前档案资料的各项要求、高校就读期间档案资料管理工作的水平、保管时间的长短等等，要想加强其管理工作，首先从根源上要对其内容的准确性、完整性进行强化，制定相关的档案管理制度，促使其在档案的更新、流转过程中准确性和完整性得到良好的保证，为高校学生档案的管理工作提供制度保证。

参考文献

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