协同管理视角下高校电子文件管理研究

王婷婷

摘 要：高校电子文件的协同管理，能够提高信息资源的利用率，提升电子文件管理的效率。本文针对协同管理视角下高校电子文件管理进行研究，论述了协同管理视角下高校电子文件管理的重要性，协同管理视角下高校电子文件管理的现状，以及协同管理视角下高校电子文件管理的对策。协同管理的主要核心是，加强各个部门与档案管理部门的衔接，从而实现资源的共享，提高电子文件管理的实效性。

关键词：协同管理；高校；电子文件；管理研究

高校电子文件管理，是高校档案管理的重要组成部分，也是档案管理的核心。协同管理主要是指，对不同的系统进行协调，以及协调组织的资源与功能，从而去达成一致的目的，完成既定的任务。协调管理视角下，高校电子文件的管理，需要加强部门之间的合作，增强沟通能力，同时需要实现信息资源的共享。协调管理对于高校电子文件的管理，具有重要意义。档案管理部门，需要制订电子文件管理长期规划，从而去促进高校电子文件管理的发展。

1 协同管理视角下高校电子文件管理的重要性

高校电子文件的管理，是电子档案的衔接过程。因此，电子文件的创建与生产过程十分重要。高校电子文件的管理，从生成到流转再到归档，需要各个部门协调合作，增加各个业务部门与档案管理部门的协调性，从而提高高校电子文件管理的实效性。高校电子文件管理，采用协同管理的模式，能够提高档案管理的效率。高校电子文件具有数据信息量大，内容复杂，分类困难的特点，管理过程比较复杂。主要包括办公系统的电子文件、教务电子文件、科研电子文件、以及财务电子文件等[1]。对于电子文件的收集、转交、归档，需要经历诸多部门，唯有提高部门间的协调能力，才能提高电子文件管理的效率。协同管理，能够提高高校电子文件管理的水平，促进电子文件管理的未来发展。协同管理是高校电子文件发展的必经之路，也是未来发展的趋势。唯有建立高效的电子文件管理模式，才能够提高文件管理的效率，确保电子文件的安全性，提高高校电子文件的利用率。

2 协同管理视角下高校电子文件管理的现状

2.1 协同管理缺乏统一的管理目标

高校电子文件管理，主要的目的是保证电子文件的安全，以及提高利用率。相关部门在需要电子文件时，可以快速的进行资料获取，从而高效的开展工作。但是档案管理部门的目标存在偏差，其主要的目的是保证电子文件的完整性，确保其内容、历史背景等信息完整，并且保管形式属于长期保存的模式。高校电子文件的管理，各部门的目标不同，主要是由于部门的利益不同。此种目标不统一的现象，会影响部门之间的协同性，不利于高校电子文件管理的发展。

2.2 协同管理技术落后

高校电子文件管理，主要是利用计算机硬件进行技术支持，此过程需要软件能够实现资源共享。由于高校文件的形成部门与档案管理部门、技术部门是相互独立的，并且在业务方面会发生冲突[2]。因此，会导致数据信息的丢失，以及部门间的协调性降低。部门间的协同管理技术存在问题，业务部门的软件升级，会导致与档案管理部门的软件系统不匹配，从而加大了电子文件管理的难度，降低文件的管理效率。

2.3 协同整体规划不完整

我国诸多的高校，不具备电子文件归档功能，为解决这一问题，需要对协同系统进行优化升级。因此，需要大量的资金投入，而高校往往注重成本的花费，对于档案管理系统的建设比较忽视，导致协同整体规划不完整。高校在进行电子文件管理时，对于电子文件的管理质量不重视，未建立完整的协同管理计划，从而使得电子文件的管理质量下降，不利于电子文件的利用。

2.4 协同管理制度不完善

高校的电子文件管理，普遍存在协同管理制度不完善的现象。并且相关的教育部门颁布的政策，对于高校档案管理的规定比较片面，缺乏电子文件管理的规范，不利于电子文件协同管理的发展。例如，高校电子文件会议运作制度不完善，对于会议召开的时间、规模、内容等都没有进行规定。协同管理制度的不完善，会使得电子文件管理水平下降，不利于高校电子文件档案管理的发展。

3 协同管理视角下高校电子文件管理的对策

3.1 提高对协同管理的认识

为提高高校电子文件管理的效率，需要提高对协同管理的认识，统一各部门电子文件管理的目标。将电子文件共享与利用作为主要的出发点，建立完善的协同机制，加强对电子文件档案系统的建设，对系统进行优化，从而提高协同管理的效率。高校电子文件管理过程，需要提高对协同思想的认识，并且将协同理念融入到管理中，从而提高电子文件管理的实效性[3]。明确各部门人员，协同管理在电子文件管理过程中的重要性，加强人员对协同管理的重视。构建高校电子文件共享平台，加强各部门之间的资源整合，从而促进电子文件协同管理的发展。

3.2 促进技术协同

针对高校电子文件管理不兼容的问题，需要根据实际情况进行技术协同。主要可以分为以下几方面：（1）主要是高校的技术部门进行负责，促进各个部门之间的协同，构建全校统一的信息平台，通过电子文件管理的目的，彻底的实现数据资源整合。通过资源平台，各部门可以进行电子文件的传输，档案管理部门可以对电子文件进行统一的归档。（2）主要由档案管理部门进行负责，加强各个部门之间的沟通，促使各个部门与档案管理部门，共同进行电子文件的协同管理。对业务系统的文件归档系统进行优化，建设电子文件档案归档管理的渠道，从而去加强部门之间的连接。以上方案均能够提高电子文件的管理效率，促进信息资源的共享，并且都具有部門之间相互协作的特点。由此可见，协同管理在高校电子文件管理中的重要性。

3.3 完善保障协同

根据相关文档政策规定，需要财政部门对电子文件管理进行资金支持。因此，为提高电子文件管理的效率，档案管理部门可以向学校申请资金帮助，从而去升级电子文件管理的设备、技术、以及软件系统等。档案管理部门可以将电子文件管理，放到高校的整体建设中，制订完善的电子文件管理制度，细化电子文件管理的流程，充分发挥电子文件管理在高校中的积极作用，从而去提高文件管理的效率。档案管理部门，需要制订电子文化管理长期规划，向财务部门申请经费，提高协同管理的质量，有效的进行资源整合，完善保障协同。

3.4 形成流程协同

为促进高校电子文件的协同管理，需要形成流程协同。电子文档的收集、转交、分类、归档等，需要各个部门的协作，要求部门间的沟通能力加强，形成统一的目标。唯有加强各个业务部门与档案管理部门之间的协作能力，加强信息的传递，才能及时的解决电子文件管理过程出现的问题，从而提高电子文件管理的效率，提高文件资源的利用率。高校可以建立考核机制，明确各个部门之间的权责，从而去加强部门之间的联系，提高协同管理的质量。

4 结论

综上所述，协同管理视角下高校电子文件管理的现状，主要有协同管理缺乏统一的管理目标，协同管理技术落后，协同整体规划不完整，以及协同管理制度不完善。协同管理视角下高校电子文件管理的对策，主要有形成流程协同，完善保障协同，促进技术协同，以及提高对协同管理的认识。唯有建立高效的电子文件管理模式，才能够提高文件管理的效率，确保电子文件的安全性，提高高校电子文件的利用率。

参考文献

[1]张文元，史锡年.高校电子文件一体化管理的协同监管[J].中国档案，2015，01：53-54.

[2]任世存.协同理论视角下高校教学分级管理模式研究[J].教育评论，2015，05：42-44.

[3]郭鹏，周庆山.电子文件管理视角下背景信息与元数据的比较研究[J].山西档案，2016，05：44-46.