文体活动项目管理中的关键环节

魏凯

摘要：目的：文化活动管理是项目管理的一种，但又不同于一般的项目管理。本文力求运用项目管理的理论和方法，探讨文体活动项目管理中的关键环节。

关键词：文体活动；项目管理；关键环节

工会组织开展文体活动既是工会工作的传统，也是工会工作的优势。近年来，笔者在大型文体活动的组织实施过程中，采用项目化管理的理论和方法，抓住关键环节，优化项目管理流程，提高了文体活动的管理效率。

一、问题描述

中沙石化是中外合资的大型化工企業，趣味运动会是工会组织实施的一项大型文体活动，以“运动、健康、快乐”为主题，变竞技为娱乐，改精英展现为全员参与，让参与者在活动中感受到了运动的竞技性，更体会到了运动的趣味性。

在合资企业组织大型文体活动面临诸多实际困难。一是来自于企业的连续化生产，体现在倒班员工参加活动时间不协调；二是来自组织者需要应对的挑战，体现在比赛项目多、参与人数多、组织工作难度大。以趣味运动会为例，据统计，比赛分17个项目，共有来自各部门装置的115名员工参加活动，占公司总人数的9%，比赛形式新、无经验可循，短时间内锤炼团队协作能力；三是来自参赛员工需要克服的困难，参赛员工需要协调处理好工作与活动，个人与团队的关系，付出更多的业余时间进行训练比赛。

二、解决问题的思路与方法

文体活动项目的显著特征在于人的作用和角色。趣味运动会更体现出人与人之间的隶属关系、指挥关系、协调配合关系。因此，我们紧紧抓住参赛员工这个主要因素，并运用项目计划与进度控制方法提升项目管理效率。

三、解决问题的实践过程描述

1、拿好两个圈子规划人力资源。项目计划阶段，文体活动项目需要打破部门界限组建攻关团队。这就要求我们一手拿好大圈子，放眼公司整体重新配置资源。一手拿好小圈子严格挑选符合预期的最佳人选。活动参与人数达到115人，外围服务团队人数更多，统计数据表明，87%的部门（装置）均以不同形式参与了活动，12个文体专业协会各尽所能担负起17个项目的专业指导。一大、一小两个圈圈不仅囊括了公司的优势资源为我所用，也确定出最佳的人选、组建出最佳的团队、最佳的竞赛成绩变得可期。

2、以可交付成果控制项目过程。再好的苗苗，不精心料理也不会收获果实。项目执行阶段监控是重点，引入可交付成果的概念让执行和监控有的放矢。平板支撑是个考验耐力的项目，参赛队员每天坚持训练，每周集中组织测试赛，周测成为组织者监控活动的可交付成果。项目管理者利用微信组群每周发布队员成绩和训练情况，引起各方关注。此举不但扩大了影响、参赛队员成就感强烈，也让活动变得公开、公正、透明，从任务之初平均成绩3、5 分钟到能坚持18分钟，短时间内运动成绩快速提升。

3、缓冲是关键链管理的重要内容。文体活动项目的过程管理体现了人的意志，这个前提使得项目管理容易受主观因素影响。决策人改变主意、重要人物缺席都会导致活动的变动。设置缓冲来消除不确定因素对项目的影响，体现了项目管理者的全局观而非局部观。针对趣味运动会这个项目中，我们识别出规则调整、队员经验多少、人员的缺席这些不确定因素。为此，在项目执行过程中把大小50余次的赛前演练、沟通讲解做缓冲管理，并增加了预备人员作为机动力量以备需要时调用，确保万无一失。

四、对效果的评价

实施项目管理打破了传统条块管理的局限，它以问题为纽带，有效地聚合了各有关部门的相关职能，对资源进行了有效配置。工作中，很多项目管理的步骤我们不陌生，按照项目管理的方法系统梳理，让一些关键步骤中的关键环节作用更加明显。学以致用，文体活动的项目特征决定了采用项目管理的理论和方法具有现实指导意义。

参考文献

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