工程资料整理归档的基本要求及存在问题的解决方法

于瀛

摘 要：近年来，我国经济迅猛腾飞，城市化建设的脚步也是越来越快。这些都离不开建筑工程行业的迅速发展和大力支持。然而任何领域任何行业的发展都离不开技术的支持和发展，故而工程技术的运用最为普遍，也最为关键。其发挥作用的一个重要环节就是需要对工程资料进行必要且充分的管理和归档，本文将对这个重要的环节进行深入地分析和探讨，发现其存在的问题并且尝试提出解决问题的一些措施。

关键词：工程资料 整理归档 基本要求 问题 方法

引言

对工程进行必要的收集和处理是应用好工程技术的重要环节和内容。做好工程资料的整理和归档工作将会为工程技术的应用、工程建设提供极大的便利条件。施工单位不仅在施工前可以对工程有一个很好的认知来为施工打下良好的基础。同时，也可以在施工过程中帮助施工人员优化施工流程、减少不必要的麻烦与避免不必要的资源浪费。最后，还可以提高工程的效率与保障工程的质量，方便工程竣工后的一系列工作。对工程资料的收集处理是一个长期的、动态的过程，它将伴随着整个工程进度的发展，是对工程的各个进度的各种施工情况的最为详细的记录，这将对工程竣工后的验收提供重要的参考资料。工程资料的整理归档对于工程技术的应用、工程的高效高质的发展来说具有极其重要的作用。

1、工程资料的重要性

1.1有效反映工程質量

对工程资料的收集处理是一个长期的的过程，它将伴随着整个工程进度的每一个时期，对工程的各个进度的每种施工情况都进行了详细和真实的记录，反映了整个施工过程的真实情况。它可以帮助工程人员在施工中对工程进行科学有效的控制，也可以提高施工的效率和提高工程的质量。同时，有助于施工人员在施工中及时发现错误并及时改正，保证工程高效高质地向前发展。

1.2 竣工文件的重要组成

当今我国工程建设存在着许多新的亟待解决的问题，例如：如今混凝土是我国建筑行业主要的原材料，它的高性能保障了当前建筑工程的使用寿命，这一方面来说是件好事，但也带来了新的问题。工程竣工后可能在未来几十年才会因当时施工不当而出现一系列的问题，这个时候很难去找到当时施工单位和人员去进行落实责任和进行保修。因此，为了延长工程使用寿命，保证维修质量，确保工程使用人员的安全，维修人员必须通过查阅该工程的相关日志、检查记录等资料档案，以便采取有效的补救措施，提高工程维修质量，从而保证工程的使用寿命。由此可见，只有规范了工程资料的整理归档流程，使工程资料保持完整性和准确性，才能为有效解决工程的后期问题提供资料支持。

2、工程资料整理归档的基本要求

2.1及时性

由于工程资料是对在建工程施工质量的如实反映，而施工活动是每天都在快速进行的，因此要求工程资料必须紧跟工程施工进度及时收集、整理；严禁拖拉，事后补做。

2.2真实可靠

真实性是工程资料的灵魂，也是对资料员职业道德的最低要求。资料的收集、整理应实事求是，决不能歪曲事实和隐瞒真相，比如任何原材料和构配件必须有出厂质量合格证和必要的进场复检、试验报告等。

2.3准确、完整

准确性是做好资料工作的核心，例如混凝土和砂浆强度评定中的数字计算必须准确，以确定不同部位的强度等级是否符合设计和规范要求，来不得半点差错；分项工程质量评定的填写必须规范化，主控项目和一般项目的内容填写均应详细，不能笼统地以“符合要求”、“满足规范规定”去敷衍。而完整性则是做好工程资料工作的基础，因为不完整的工程资料无法系统、全面地反映工程的真实质量状况，工程资料将毫无价值。因此，项目经理应经常检查资料员所作资料的准确性和完整性，发现问题及时纠正。

3、工程资料整理归档存在的问题

3.1不够重视

我国的《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》等法规条例，对工程资料的整理归档都做出了相关说明和规定。但是，由于部分施工单位领导对于档案资料的整理归档工作不够重视，相关工作人员也缺乏管理意识，再加上相关部门监管力度不够，导致在工程竣工之后，工程档案资料不够完整，不仅延误了建筑工程档案的递交，也无法很好的反映建筑工程的施工质量。

3.2缺乏科学的保存机制

上文说到了施工单位对资料的不够重视的问题，不重视必然会导致不会采用一些科学有效的保存机制去保存这些工程档案资料。缺乏科学有效的保存机制就将会导致许多工程资料在保存中出现了混乱的情况，更有甚者会使档案资料发生丢失的情况。因为没有科学健全的保存机制导致了工程资料的混乱甚至丢失，不光对后期工作会造成不必要的麻烦，甚至会有可能对施工单位造成不必要的经济损失。

4、工程资料整理归档问题的解决办法

4.1 提高对工程资料整理归档的重要性认识

解决工程资料整理归档问题的一个重要的前提就是对其重视起来，不光施工单位的资料管理人员要对其重视，领导们以及底层的施工作业人员也要提高对其重视的意识。首先要从制度上对工程资料重视起来，同时开展各种各样的宣传活动，提高员工对其重视的意识。让其学习对资料的保护和利用等方面的知识，了解工程资料的价值和意义所在，在施工中自觉地对资料进行收集和保护。通过一系列的制度和活动保证工程资料的收集和归档可以顺利进行，也为更好地保护已收集的工程资料提供制度上的保障。从而为工程高效高质的发展提供良好的基础。

4.2注重对工程施工资料和物资试验相关资料的整理

工程资料的收集和处理是伴随整个工程的全施工过程的，其原因就是施工资料来源于施工过程之中。所以，施工单位要对施工过程每一个细节都要进行资料的手机和处理。第一步是要保障其顺序性和连贯性。要对该资料按照顺序进行详细地收集和整理，然后按顺序进行归档存放。然后，要保障其全面性。要对施工过程的所用的材料，包括钢筋、混凝土等进行质量、数量和使用位置等进行详细地记载，要反映出施工用料的实际情况。最后，要保障其完整性和多样性。不光记录施工过程中的各种真实的情况，也要对工程的计划、工程的决策方面进行详细记载，这方面包括施工图表、会议记录等都要进行归档和保存。

4.3规范资料的收集过程

为了确保工程资料的完整，工程资料表格的填写、收集和整理必须按工程资料管理的目录来进行，对于遗漏、破损的工程资料文件需要补齐，并确保后补资料的真实性，这样才能有效保证工程资料不丢项，并且与工程质量实际情况相符，只有保证工程资料的完整性和真实性，才能方便对工程质量的控制，也为后期的质量监督检查工作提供可靠的依据。

4.4加强相关的培训

当下，我国施工单位的领导对于这一块并不是很重视，所以在相关的制度上也就不是很健全，管理上也比较不规范，从而使得工程资料整理和归档在实际的工作中很难有效率的完成。

4.5竣工验收资料的收集整理归档

在工程竣工验收阶段，工程项目管理监督部门要严格把好审查验收关，对各承包商单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更设计的落实情况，认真审查工程资料是否完整，签证是否完备，组卷排列是否合理等。确保竣工档案的真实性和准确性，使其竣工档案资料在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，达到收集整理档案的目的。

结语

目前来看，我国施工单位在工程资料整理归档方面还存在许多亟待解决的问题。但只要施工单位能够把它重视起来，制定科学的管理制度，积极地开展相关宣传活动，就可以有效的解决问题，保证工程资料的整理归档工作高效地进行，为科学应用工程技术，提高工程的质量提供良好的资料基础。

参考文献

[1]孟丽俊.工程资料整理归档的基本要求及存在问题的解决方法[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015，（09）：69.

[2]何伟.建筑工程技术资料的整理与归档工作研究[J].科技与企业，2012，（15）：39.endprint