大数据时代背景下的档案管理探讨

摘 要：中国发展到21世纪，伴随着全球化、信息化的巨变而来的巨大机遇以及前所未有的挑战。“数据”已经成为决定企业是否独占鳌头的关键点，而数据本身毫无意义，由数据归纳，整理得到的信息才具有重大意义。在“大数据”时代背景下，档案管理行业也面临着巨大的考验，传统的档案管理手段在浩如烟海的文字、数据、音频、图像下显得有些束手无策。因此，只有迎面接受大数据的挑战，用高新技术武装自身，用科学理念创新自身，才能使多而杂的数据变为人们可利用的信息，甚至指导人们行为，才能使档案管理行业完成它的真正价值。

关键词：大数据；档案管理；创新

1 档案管理在大数据影响下的变化

1.1 数据存储空间更大

有限的传统物理储存空间往往与源源不断产生的信息相悖，为了给新的数据和信息腾出空间，就很有可能不得不牺牲掉部分旧的信息，不仅效率低下，还有可能错失重要而珍贵的信息，给部门，企事业单位带来重大损失。在大数据时代衍生出的科技带来了超级巨大的虚拟存储空间，不仅给数据的存储带来便利，信息的快速备份也得以实现。

1.2 档案管理成本降低

传统的档案管理以纸质材料作为载体，以人工录入和整理的方式进行档案的入库。大量的纸质文件需要配备大量的人力来管理，不仅使管理效率降低，成本升高，还会污染环境。在大数据时代下，档案信息存储在巨大的信息库中，以合理的结构，深度的综合分类，为档案的入库和查询提供便利，大大减少档案管理的人工和维护成本。

1.3 档案管理的使用价值提高

随着现代生产生活的进程，数据的种类越来越多，信息涵括的内容越来越广，信息之间的联系性也越来越紧密，传统的档案管理形式重在“管”，将大量的数据堆砌，往往给需要查询资料的个体带来很大麻烦，既浪费时间又不能按时完成工作。大数据下的分析技术软件，将海量的数据信息归纳，整理，分析，分类，以一种清晰，具有层次感的方式呈现在使用者面前，增加了使用者的便利性，提高了工作的效率，提升了档案管理的使用价值。

2 大数据背景给我国档案管理带来的挑战

2.1 传统的档案管理理念受到挑战

档案管理作为一个专业性不是很强的学科，其代代相传沿袭下来的管理和分类方法在庞大的数据量和复杂的数据关系面前有些力不从心。数据在不断更新，事物也在不断变化，用固有传统的管理理念去应对快速发展的社会很不可取。[1]所以很有必要更新老化的思维方式，树立与时俱进的档案管理理念。

2.2 对技术和安全性的要求更高

互联网因其共享性成为人们生活必不可少的工具，而共享性对于在互联网技术支撑下的档案管理系统是双刃剑。共享使档案管理的使用具有更大意义，也让某些心怀不轨的“技术人员”趁机而入，窃取重要档案和机密。电脑系统也常受病毒侵扰，一旦感染病毒，就会造成数据库崩溃，造成无法挽回的后果。这就要求大数据下的档案管理要把安全问题作为重中之重。

2.3 对档案管理人员要求更严格

传统的旧时代下对档案管理人员的要求是有耐心，细心，多倾向于年龄偏大的人员，他们的档案管理思维已经固化，每天的工作只是重复的登记、整理和归类。可大数据背景下，数据的复杂性和模糊的类别区分使得传统的分类方法逐渐失效于它们。[2]这就要求档案管理人员有全新的档案管理理念和信息基础知识，懂得运用各种信息技术对数据进行处理，要全面提升综合素质来适应不断发展的档案管理行业。

3 我国档案管理在大数据下的创新路径

3.1 适当改变和完善档案管理理念

为适应大数据时代下迅速的信息更新和愈加复杂的信息种类，树立与时俱进的档案管理理念势在必行。首先从教育上，国家要增设信息档案管理学科，培养信息管理专业人员，学习专业信息技术知识，构建完善而适用的管理体系。其次从企事业单位的角度，加强对档案管理部门的重视，支持技术上的革新和新理念的转变。才能创造实时更新永不过时的档案管理理念。

3.2 着力加强数据安全性的保障

虽然大数据带给档案管理巨大的存储空间和简便的操作方式，但它所带来的威胁也不容忽视。首先，要加强档案管理人员的数据安全意识，不能认为网络技术是万能的，要主动做好电脑的防护工作，比容安装防火墙，及时安装更新系统，及时查杀病毒，尽量杜绝外恶意侵入。其次要经常检测，维护和更新档案管理系统来适应不断增加的数据，要建立系统的自我防护和危害自我恢复机制，以免在受到恶意伤害时，所有数据消失。最后，企事业单位要尽量与大数据开发技术公司合作，尽量保持专业技术和专业人员的对接，当出现问题时，不能盲目自己解决，要多与技术沟通，才能更好的保护数据和建立适合自己公司的档案管理数据系统。

3.3 优化档案管理人员结构

放眼望去，现有档案管理人员大多较成熟，他们虽然更有经验，有扎实的实践能力，却缺少对信息技术的快速接收能力和应对大数据下庞大数据体系的能力。[3]所以要在原有的人员团队中添加新的活力因子，加入有激情有知识的青年人，相互协调和沟通，将会更好的完善档案管理体系。还应加强企事业各部门的沟通合作，比如让信息部门的人和档案管理部门的人进行对接，可以解决一些技术上的难题，还可以让档案管理部门提出新的信息收集方式，既方便档案管理工作，也减少其他部门的负担。最重要的是提高整体档案管理团队的综合素质，关于新知识的培训，讲座，技能考核，优胜劣汰都是优化档案管理人员结构的重要方式。

3 小结

大数据时代的技术发展背景下，档案管理工作中的挑戰和机遇并存，如何应对日新月异的事物发展，如何在新事物的挑战下合理有效的进行档案管理工作成了研究的重点。技术的发展和科技的创新，往往也是各行各业发展创新、优胜劣汰的过程。我们要审时度势，利用新技术和新理念，给档案管理注入新的灵魂和动力，让这个重要而古老的行业更好的为我们服务。

参考文献

[1]施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商.2012（11）.

[2]陈靖，张勇.云环境下的档案管理安全模式研究[J].河南科技.2016（09）.

[3]李鸿雁.大数据下档案管理的“新三观”[J].陕西社会主义学院学报.2015（04）：58-59：64.

作者简介

李繁英（1975-），女，呼和浩特市，大学，内蒙古自治区机关事务管理局后勤服务中心，档案馆员（中级），研究方向，档案。