基于全面质量管理理念的档案工作质量评价体系研究

摘 要：档案工作质量对于有效发挥档案功能、充分体现档案效益具有重要作用。新形势下对档案工作质量的要求日渐提高，将全面质量管理理念引入到档案工作中，对于提高档案工作质量具有重要的理论意义和实践价值。在分析档案工作全面质量管理的内涵、特点及影响因素的基础上，构建全面质量管理视角下档案工作质量评价体系，为开展档案工作评价提供借鉴和依据。

关键字：档案工作质量；全面质量管理；评价体系

1 引言

档案工作质量是影响档案事业发展的重要因素，新时期对档案工作的标准日趋细化，对档案工作质量的要求逐年提高。因此，档案部门如何用发展的眼光正视档案工作质量问题，实现更为理想的档案工作质量目标，是当前面临和亟待解决的重要课题。

全面质量管理（Total Quality Management，TQM）理念的提出源于20世纪50年代，是指“组织中以产品或服务质量为中心，以各部门、全员共同参与为基础，以全过程控制为方法，把专业技术、管理技术、数理统计技术等集成在一起，建立一套科学、缜密、高效的質量保证体系，控制生产或提供服务过程中影响质量的因素，为用户提供满足其需要的产品或服务的过程”。全面质量管理以用户的要求和期望为驱动，以用户满意为导向，核心是强调提高产品或服务的质量，目标是实现组织的持续改进和长期成功。

在档案工作中导入全面质量管理的理念，就是要把档案工作视为一个多要素、多层次、多功能的系统工程，分析影响档案工作质量的因素并进行系统控制，对档案工作的各个环节实行全员、全过程和全方位管理，最终通过全面提升档案工作质量，为用户提供满意的服务。

2 档案工作全面质量管理的内涵

档案工作涵盖环节多、历时周期长、涉及范围广，近年来，档案工作的用户即档案利用者对档案工作的需求越来越呈现出多元化、多层次化、高效化的趋势。传统的档案工作模式在管理理念、管理方法、管理文化等各方面都不同程度地制约着档案工作质量的提高。

全面质量管理视角下的档案工作，其内涵就是以提高档案工作质量为中心，动员各有关部门和全体有关人员参与，综合运用组织管理、档案技术、管理技术、统计技术、信息技术等，建立一套贯穿于档案的鉴定、收集、整理、保管、检索、利用、编研等全过程的质量保证体系，为档案工作的用户提供高效、满意的服务，实现持续改进和不断提高档案工作质量的最终目标。

3 档案工作全面质量管理的特点

档案工作全面质量管理具有对象全面性、过程全面性、方法全面性、全员参与性、导向和目标的明确性等特点。

3.1 对象全面性

档案工作全面质量管理面向的对象不仅仅是提供利用服务的质量，而是服务赖以形成的档案工作质量。

3.2 过程全面性

档案工作涉及若干环节，上一环节能否为下一环节提供高质量的半成品，是提高档案工作质量的关键。全面质量管理理念需要对档案工作的各个环节进行标准化及规范化管理，落实预防为主的方针，实现档案工作由被动向全过程主动控制的转变，从本质上转变重结果轻过程的被动式的传统管理模式。

3.3 方法全面性

以基础数据为依据，综合运用管理学、档案学、统计学等方法，解决档案工作中的质量问题。

3.4 全员参与性

档案工作全面质量管理需要与档案工作有关的全体人员加强协作配合，从组织高层到普通档案工作者，从档案形成部门到档案管理部门，调动全员在档案工作中的参与度及质量意识，共同高质量完成档案工作。

3.5 导向和目标的明确性

档案工作全面质量管理以用户满意作为工作导向，在充分了解用户需求的基础上，为用户提供满足甚至超越其期望的服务，最终实现持续改进和长期成功的永恒目标。

4 全面质量管理视角下影响档案工作质量的因素

4.1 组织结构设置

设立负责档案工作质量的专门管理机构，明确机构职责、分管领导、目标任务等，实时监测质量控制关键点，指导和监督全面质量管理理念在档案工作中的有序推进。

4.2 档案工作制度体系

建立并维护档案工作制度体系，通过在体系中明确档案各环节工作的责任主体、工作内容、工作流程、工作要求等，使档案各环节工作有据可依、有章可循。

4.3 档案工作标准化及规范化

档案工作全面质量管理要求在提供服务的过程中，一切按标准办事、用数据说话。档案工作标准化、规范化管理，是提高档案工作质量、实现档案工作科学化的重要手段。

4.4 档案相关人员综合素质

档案工作全面质量管理的全员参与性，要求档案工作中应关注档案有关人员的综合素质，这对于提高档案工作质量起着决定性作用。

4.5 为用户提供服务情况

全面质量管理理念强调一切为用户着想，体现在档案工作中的落脚点就是为用户提供满意的档案利用服务，全面体现档案价值，充分发挥档案效用。

4.6 应用科学手段情况

档案工作实行全面质量管理，要求能够有效应用档案学、现代管理学、数理统计学等知识和方法技能，依托科学手段来解决档案工作中存在的问题，持续提高档案工作质量。

4.7 档案工作重要性的宣传

采取多种渠道宣传档案工作质量的重要性，提高档案工作部门的影响力，拓展更好地开展档案工作的空间和途径，切实提高全员档案工作质量意识。

5 全面质量管理视角下档案工作质量评价体系构建

依据影响档案工作质量的因素及系统性、科学性、可比性、可操作性、稳定性等原则，以持续提升档案工作质量为目标，构建了如下基于全面质量管理理念的档案工作质量评价体系。

6 结语

全面质量管理理念是一种全面、综合的质量管理理念和方式，可为组织带来可持续的竞争优势。将全面质量管理理念应用到档案工作中，可实现档案工作质量的持续、稳步提高。文章通过分析影响全面质量管理理念下档案工作质量的因素，构建了档案工作质量评价体系。在此基础上，组织可使用定性或定量评价方法对该体系进行评价，及时掌握组织中影响档案工作质量的隐患并积极采取有针对性的措施，从而全面提升组织的档案工作质量。

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作者简介

王轶（1980-），汉族，天津人，本科，助理经济师。