加强档案规范化管理的措施探讨

摘 要：随着社会整体发展水平的进步以及改革开放事业的进一步深化，我国各个部门、各个机构的档案在数量以及规模上都发生了很大的变化。由此，也对档案管理的规范化提出了更高的要求。但是反观当下我们不难发现，由于受种种因素的制约，因此我国的档案管理的整体水平较低、规范化程度较低，严重降低了档案管理与利用的效率。基于此，本文在第一部分阐述了当前我国档案管理现状及存在的问题，进而又对这些问题存在的原因进行了深层次的研究；笔者结合个人档案管理经验，针对第一部分中存在的问题，于第二部分提出了提升档案管理规范化的几点措施。

关键词：档案管理；规范化；标准化

对于个人来说，档案集中反映了个体工作经历和工作表现情况，因此做好档案管理工作能够为企事业单位知人用人提供依据；对于企事业单位来说，档案记载了与单位建立发展有关的事件，其中也包含在发展过程中开展的一些活动、登记的一些项目等，这些材料不仅能够作为有关部门检查的证据还能够为单位决策等提供经验。因此我们说，档案管理工作效率的高低、规范化程度的高低直接影响着单位的整体发展水平。

1 档案管理现状及存在的问题分析

尽管近年来随着社会发展以及信息技术的进步，我国的档案管理工作取得了很大的进展。但是作为一名档案管理者我们应当意识到，当前我国的档案管理工作与发达国家相比仍然存在较大的差距，档案管理规范化、制度化程度仍然較低。笔者通过结合个人多年以来的档案管理经验，将造成我国档案管理规范化程度低下的原因总结为以下几点：

（1）各部门对档案管理的重视程度不足

档案管理工作是否能够规范化进行受很多因素影响，其中单位对档案管理的重视程度就是一个极为重要的方面。

但是当前我国很多的单位并没有认识到这一点，致使其内部档案室条件极为简陋，甚至有些单位根本没有为档案管理工作留出一席之地。除此之外，有些单位舍不得投入资金来更新档案管理设备，导致其运行设备落后陈旧，严重阻碍了档案管理规范化进程。

（2）我国档案管理信息化程度较低

目前在我国仍然有很大一部分单位的档案管理工作还在沿用传统的管理方式，即通过人工收集、人工归档、人工查找的方式来进行档案管理。这种档案管理方式规范性很差，非常容易出错。以档案查找为例，按照传统的档案管理模式，档案管理者首先要要求查找者为其提供具体的检索信息，然后通过书本检索的方式对案卷编号进行逐个查找，最后再到库房调阅档案资料。这种传统的档案管理方式程序复杂、耗时耗力，而且准确性低，不仅阻碍了档案规范化建设进程，而且也制约了档案管理工作效率的提升。

（3）档案管理人员专业素质不足

档案管理工作人员的专业素质及道德素质是促进档案管理规范化建设的重要因素之一，但是当前我国档案管理工作人员的综合素质普遍较差。

首先，由于单位对档案管理工作的不重视，导致了档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。其次，由于单位在档案管理人员的选用上存在一些问题，直接导致文书档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。再次，单位缺乏对档案管理工作人员的后期培训，使其无法及时满足规范化档案管理工作发展的需要。最后，由于部分档案管理工作人员道德素质较差，对需要保密的工作内容做不到保密。

（4）档案管理制度不完善，档案管理规范化程度低

首先是因为档案管理工作极为复杂和繁琐，稍有不慎就会因为程序混乱而前功尽弃；其次由于当前很多单位尚缺乏一套细致、完善、科学的管理制度作为工作支撑；最后是随着信息技术的发展和运用，单位以往的部分档案管理规章制度已经不再适用于当下。因此综合这几方面因素就导致目前有着单位的档案管理制度不完善，规范化程度低。

2 提升档案管理规范化的措施

（1）完善档案管理制度

当前很多单位内部的档案管理部门仍处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之我们缺乏一定的信息化档案管理经验。因此，档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，对档案管理规范化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，单位应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。单位在进行完善档案管理制度时，要注意以下两点：一是要注意根据自身发展实际制定一些科学合理的档案管理规则，有针对性的开展档案管理工作。二是单位在制定档案管理规则时要充分注意到与其他工作的协调配合，以使所制定的规则能够具有较强的灵活性。

（2）更新档案管理设备，创新文书档案管理思路，革新文书档案管理方式

创新是进步的源泉。档案管理工作也一样，要想促进自身规范化建设进程，就必须紧跟时代发展潮流，创新档案管理思路，积极的运用一些新技术、新方法来革新工作方式。如我们在进行档案管理工作时，要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统；为了保证档案信息的安全，要引进计算机辅助系统；为了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式进行档案管理等等。

（3）提升档案管理者综合素质

要想提升档案管理规范化建设进程，就要提升档案管理人员综合素质，以为其提供人才保障。

首先要提升单位档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，以从源头上提升档案管理队伍的整体素质；其次，单位要加强对档案管理工作人员的任职教育培训，经常性的组织一些讲座、或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里获取一些档案管理规范化工作技巧，增强个人操作技能。再次，单位要采用优胜劣汰的方式来提升档案管理人员的工作积极性。最后，要对一些道德素质低下的工作人员进行及时的教育，或者是要求他们参加一些必要的道德素质培训活动，防患于未然。

（4）提升全体工作人员对档案管理的意识

我们上文中也已经提到，档案管理工作对于促进单位整体工作水平的提升具有深远的影响。因此，单位领导要起到带头作用，对档案管理工作的重要性有一个深刻的认知。给档案管理工作配备专业化的设施、专业化的人员、专业化的办公场所等。

3 小结

综上所述，当前我们的档案管理工作仍然存在着一系列的问题。因此，要想进一步提升档案管理规范化程度，仍需我们为之不断的努力。

参考文献

[1]杨晓英.浅议新时期如何做好企业档案管理与利用工作[J].东方企业文化，2015，13：62.

[2]施文静.浅谈如何做好新时期档案利用与服务工作[J].才智，2014，04：316.

[3]窦林莉.新时期提升档案管理规范化的思考[J].兰台世界，2016，S2：120.

[4]蔡冬然.夯实基础强化服务——对新形势下做好企业档案信息资源开发利用工作的思考[J].机电兵船档案，2011，05：5-7.

作者简介

李小梅（1971-），女，江苏省泰州市，本科，毕业于江苏省委党校法律专业，助理档案员，研究方向：房产档案管理。