人事档案信息化管理必然趋势

董傲楠

摘 要：一直以来，人事档案工作总是隐密在其他工作背后，很少显露于外界，在管理方面重纸质档案的收集和整理、轻电子档案的建立，把宝贵的信息资源都埋藏在案卷里，影响了人力资源的开发和人事管理的其他工作，大大制约了档案事业的发展。随着计算机技术和网络技术的快速发展，在当前人事档案管理工作中，信息技术的应用有效会提高了人事档案管理的水平，不仅人事档案管理效率得以大幅度提升，而且为工资管理等人事工作的利用奠定了良好的基础。

关键词：人事档案；信息化管理；重要性；必要性

21世纪是信息社会的时代，信息化管理渗透到社会的各行各业，随着流动人员人事档案数量的增多，对人事档案进行信息化管理势在必行。近年来，在对工作人员人事档案管理工作中进行的积极探索，发现了人事档案的转进、材料收集、查询、统计、转出等功能落后于现代化信息管理，人事档案的封闭型管理应向信息化管理转变，从静态管理向动态管理转变，加快推动人事档案信息化建设，提高人事档案的利用率，能够更好的将人事档案在人事工作中重要作用发挥出来，为人事档案的健康发展起到积极的促进作用。

1 人事档案信息化管理的重要性和必要性

人事档案作为国家和企事业单位不可或缺的重要工作，人事档案还是单位人事部门对个人进行管理的重要凭证，是各项工作开展的基础。在单位选拔人才及干部队伍建设中具有非常重要的作用。一直以来管理方法还停留在重视纸制档案的收集与整理，花费大量人力物力进行人工审阅和装订，各机关事业单位人事干事也只注重收集、上报，未建立本单位的人事档案信息化管理系统，在人事档案工作上缺少创新，使人事档案利用率降低。通过实现人事档案信息化管理，有利于人事档案利用率的提升，特别是当前人事档案使用频率不断提高的新形势下，加快人事档案信息化管理更具有必要性。通过将信息化技术在人事档案管理工作中进行应用，只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用，利用计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工，不仅工作效率得以提高，而且数字档案更易于保存和查询，有效的提升了档案的利用率，同时档案管理成本也得以降低。

2 人事档案信息化管理必然趋势

信息化发展已成为当前社会发展的必然趋势，同时从档案管理的改革工作中我们也不难看出，信息化发展作为档案管理改革的总方向。在当前人事档案管理工作中，充分的利用计算机技术和网络技术，更好的运用当代科技新成果和管理新手段，通过对人事档案各类信息进行编辑、管理、存储和检索，提供更准确及方便的人事档案信息利用，加快推动档案信息资源共享的步伐。

提高人事档案管理的信息化意识在当前社会知识信息进代，人们对信息的需求量不断增加，在这种情况下，作为档案管理人员，需要努力提高自身的信息化意识，更好的推动档案信息化建设。特别是在当前人事档案管理工作中还存在着手工管理的方式，这就需要加快向数字管理进行转变，确保人事档案接收、传递、存储和利用实现一体化，确保人事档案信息共享的实现。在当前人事档案信息化建设过程中，电子档案作为人事档案信息和资源建设的重要内容，通过加快档案信息化建设，可以更好的使人事档案为人事管理工作提供优质的服务，利用科学、先进的人事档案管理模式，从而实现人事档案管理的高效化，确保人事档案管理质量的提升。而且在信息化技术在人事档案管理工作中进行应用时，不仅提高了档案查阅的效率，而且档案内容也得以更加丰富，实现了人事档案的无纸化阅档。

3 加快人事档案全文数据库建设

人事档案信息数据库虽然在信息的查询、检索、统计、及名册和表格的快速生成方面具有较大的优势，但在正常对人事干部进行提拔及考察时需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅，这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要进行全文数据库的建设，有效的提高人事档案利用的效率，通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析，并能快速生成各种名册和表格，但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库，利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。

4 加强人事档案信息动态化管理

人事档案的管理不能再拘泥于傳统的统一模式，可以不断的充实本人的一些个性资源，使档案材料和信息得以不断的充实和完善。同时现在人员流动性较大，所以需要加快人事档案信息的更新速度，使之与人员流转的速度相协调，从而实现人事档案信息的动态化管理，完成人事档案信息的电子档案的建立，使现代化手段在人事档案信息动态化管理过程中得以有效的建立，从而有效的提高人事档案的使用价值。

5 加强网络建设

构建信息平台在当前人事档案管理工作中，需要构建完善的人事档案网络管理体系，各单位人事档案可以通过局域网进行联接，确保干部档案网络化管理的实现。而且人事档案网络管理体系构建以后，有利于提升人事档案管理效率，为人事档案管理现代化的实现起到积极的作用。另外，为了能够实现人事档案管理现代化，则需要人事管理机构要进行信息中心的设置，做好人事信息化管理的指导和技术支持工作，更好的对人事信息流动渠道进行规范，履行好人事信息收集和发布的重要职责。人事信息资料是人事管理工作的重要基础，当前社会发展过程中，人员具有较大的流动性，而且人事信息资料量较大，并且呈现动态的变化，这就需要建立科学的人事信息库，并将人事信息库与人事档案管理有效的结合起来，实现静态信息和动态信息的统一，有效的确保人事档案利用过程中信息的准确性和实时性，为人事档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础。

6 结语

在当前社会和经济快速发展的新形势下，相对于经济和社会的发展，人事档案管理工作存在一定的滞后性，为了能够使人事档案管理工作更好的与当前社会发展的需求相适应，则需要加快对人事档案管理工作的完善和优化，加快推动人事档案信息化建设工作，为人事档案更好的服务于人事管理工作奠定良好的基础。

参考文献

[1]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程，2011（24）.

[2]朱伟玲.人事档案管理的信息化建设探析[J].科技创新导报，2012（10）.