信息化建设下人社档案管理途径研究

吕利君

摘 要：档案信息化已经成为了人力资源与社会保障局档案管理工作中的核心战略环节，更是推动国家信息工程目标实现的关键步骤之一，具有重要的现实意义。首先论述了人力资源与社会保障局档案信息化的意义；其次，指出了人力资源与社会保障局档案信息化建设的主要途径。

关键词：档案管理；人力资源与社会保障；信息化

为认真贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，推动民生档案工作深入开展，推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系，国家档案局于2007 年印发《关于加强民生档案工作的意见》，要求全国各级档案部门贯彻实施。人力资源和社会保障局承担保障民生、服务民生的重要职责，服务对象涉及广大老百姓，做好此部分档案的有效管理工作，将带来深远的影响。依照人社档案管理工作“统筹规划、统一标准、统一建设、资源共享”的指导方针，通过对纸质档案进行数字化加工，减轻纸质档案对档案库房的压力，以适应日益发展的人力资源和社会保障事业的需求。档案信息化是现代人力资源与社会保障局档案工作中的核心战略决策，对于档案事业现代化发展有着重要的现实意义。笔者根据自己多年的工作经验，首先从人力资源与社会保障局档案信息化建设的重要意义入手，着重探讨人力资源与社会保障局档案信息化建设的具体途径。

1 人力资源与社会保障局档案信息化的意义

1.1 实现档案信息的数字化

档案信息数字化是档案信息化建设中一项不可少的基础，主要是采用先进的扫描、转化等信息手段把纸质的文件、照片、视频录像等诸多的原始档案资料全部转化成电子资源，初步构建目录、全文和多媒体数据库。由于数字化资源贮存在电脑硬盘、光盘库等数字贮存介质上，所以，它最大的优势之处是便于查询和复制转移，同时，大大增强了安全系数。

1.2 实现档案信息的网络化

本文所说的档案信息网络化主要指的是将档案信息的管理归列到局域网的建设中，以构建完善的文档一体化管理体系，进一步降低人力、物力以及财力资源，确保了档案信息的完整性。

1.3 实现档案信息管理利用一体化

档案信息最明显的优势就是利用，构建档案信息化系统的主要目的是方便管理和全面高效的利用，也就是确保资源能够达到共享目标，从而朝着档案信息管理利用一体化方向迈进。

上述所述可见，加快档案信息化管理的意义任重而道远，具体体现在以下幾点：首先，方便了档案管理人员；随着档案信息化系统的构建，采用了先进的计算机技术，有效的实现了对档案信息资源统一管理。其次，进一步拓展了档案利用空间；随着档案信息化的实现，资源利用渠道得到了拓宽，工作人员不用亲自到档案室，仅仅通过身份认证的方式，在互联网上就可以及时找到档案信息资料，为使用者提供了便利。最后，社会档案意识增强；档案信息化可以拓宽档案的社会开放与利用空间，不断强化社会服务功能，使得人们切身的感受到了信息化所带来的便利以及社会档案的重要性，增强了档案利用率，形成了良好的社会档案意识。

2 人力资源与社会保障局档案信息化建设的主要途径

2.1 建立高效完善的信息管理系统

人力资源与社会保障局的档案信息化协调机构，应邀请专业人士协同合作编制有关业务工作、技术方法和设施设备等诸多方面的统一原则与统一规范，同时，结合自身的实际发展，详细的编制信息化建设中具体所要遵循的规范标准，比如，网络通信和数据库等方面的标准、计算机硬软件系统的标准等等。要按照新出台的国家标准，打破技术壁垒，建设统一的档案信息管理系统，促进档案管理系统与网上办公应用系统的融合，实现信息生成、整理、归档全流程网上进行，畅通电子档案信息入口。要以服务民生为重点，探索形成区域内档案信息资源共享工程，按照先易后难、先重点后一般的原则，以需求为导向制定档案信息资源共享目录。要发挥民生档案产生或业务管理部门的职能作用，条块结合，注重实效，促进其加强档案信息化和资源共享工作。

2.2 充分挖掘信息资源

档案资源信息化建设过程中，应实施总体规划、分层进行，首先构建档案的案卷级目录数据库和文件级目录数据库，然后，进行档案全文数据库的构建。数据库建设过程中应集中人力、物力、财力，构建一系列的规范化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库以及多媒体数据库。另外，人力资源与社会保障局档案工作还应以自身优势为突破口，构建属于自己的数据库，有效处理现阶段中力量分散、水平低及重复建设的局面。要想构建质量水平高的档案知识库，就必须要有大量的价值高的档案知识资源，同时，还应了解与掌握档案系统范围外的其他知识，据此开展相应的创新与管理活动，从而做到知识的创新和档案资源间的共享目标。

2.3 推进档案人员素质及能力建设

所谓素质建设，指的是思想素质和心理素质，作为人力资源与社会保障局的档案工作者必须具备较高的工作责任感及态度，树立尽心尽意、不求回报的服务思想，提高自身工作业绩。这里所说的能力建设主要指的是要求档案人员除了了解电子文件的特征与电子档案的全程规范管理外，还必须具备计算机系统以及网络安全防护知识，从而保证管理活动记录的详细性以及信息的完整安全性。因此，要求档案工作人员要做好自己分内之事，主动参与信息化教育培训活动，及时更新知识，不断增强自身的业务综合素质以及工作能力。人力资源与社会保障局档案部门还应强化相关人员的业务培训。安排专业的档案干部经常性的进行业务指导，实际工作过程中，应重视起收集、整理以及保管等诸多方面的分类指导。此外，还可与其他单位的档案人员良好的沟通交流，取长补短，共同奋进。

2.4 配备统一的软硬件设施

档案信息化建设离不开技术支撑，软件、硬件和相关基础设施建设需要大量投入。要随着档案信息化工作的整体推进，及时跟进资金投入，确保项目建设的连续性和适度超前性。要加强技术支持，确保硬件设施设备和档案信息化应用系统平稳运行，维护档案信息安全。人力资源与社会保障局档应配备统一的、先进高效的数字化设施以及档案管理系统，运用这些设施可以进行自动转化、自动检索、自动全文存储以及实现计算机辅助立卷、文档一体化管理等目标。所以，购进型号、规格相统一的计算机软硬件设施对于档案信息化的实现有着重要的保障作用。

3 结论

综上所述可知，电子政务建设日益渗透到政府活动以及人们日常生活的各个方面，我国档案系统面临着电子政务活动有价值的记录归档管理和传统纸质档案数字化两个方面的新挑战，同时档案信息化建设是提升档案工作水平的首选方法，是提升档案管理水平的重要手段，是提升档案服务水平的必由之路，是提升档案安全水平的有效途径，档案信息化建设相关问题的研究具重要的理论意义和实践价值。当前，人力资源与社会保障局应充分认识档案信息化建设的重要意义，不断增强责任感与紧迫感，站在信息化建设的制高点，制定诸多的高效措施，将档案信息化当做人力资源与社会保障局的重要任务加快建设。

参考文献

[1]齐晓鹏.《社保档案管理中信息化建设的有效途径》[J].人力资源管理，2017（01）

[2]田军涛.《事业单位档案管理信息化建设的途径》[J].黑龙江史志，2015（03）