事业单位档案管理信息化路径探析

何依琪

摘 要：在社会经济、科学技术不断发展下，事业单位的档案数量也随之呈现持续增加的趋势，从而促进事业单位的档案管理模式的改革。现阶段，对于事业单位而言，信息化档案管理作为新型管理模式，不仅可以提高档案管理整体水平，而且还能改善当前管理工作效率，但是，由于当前信息化管理的应用还存在许多不足，因此，对其信息化档案管理路径进行研究显得至关重要。本文首先分析信息化档案管理，其次阐述当前现存问题，最后提出几点优化路径。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

随着网络技术不断取得进步，就事业单位来讲，其档案管理工作的开展，只有促进管理模式的转型和改革，才能更好实现信息化档案管理的目的。为了更好实现该项目标，需要结合社会发展需求，对原有档案管理模式进行转变，确保传统管理工作问题、漏洞得到有效解决，意在为档案管理工作的更好开展提供有力保障。与此同时，事业单位还应该结合自身需求，科学构建信息管理系统，通过相关管理措施的运用，以达到档案管理的信息化。

1 事业单位信息化档案管理的解析

在事业单位发展过程中，档案管理作为重要组成部分，实现信息化的档案管理极其重要，在对其特点进行分析发现，其主要表现为：第一，档案存储条件具有一定优势。在档案传统记载过程中，通常是将纸质作为媒介，经过人工录入完成整个登记工作，由于纸张比较容易出现损坏和丢失情况，致使信息资源的采集与存储工作受到较大不利影响，因此，信息化档案管理的实现，可以通过网络或电子平台的构建，以电子录入形式进行以上操作，不仅可以强化信息管理，而且还能从根本上转变档案管理方式与途径。当档案存储至电子磁盘时，其所占空间相对较小，可以为档案管理工作的开展提供一定便利，同时在存储条件方面的要求也会随之降低，更好弥补了纸质化档案管理的弊端。第二，档案使用、查询更加便利。当事业单位进行档案信息的构建时，为了保证信息资源的有效运用，更好进行储存和运用，使其资源具有共享性特点，应该对档案使用、查询给予高度重视。在传统工作模式下，其使用与查询方面仍然存在较多漏洞，例如：纸张老化与手续复杂等，而信息化档案管理的实现，不仅简化了档案的整体使用流程，而且还能改善档案资源使用效率，使其具有良好应用价值。

2 目前事业单位档案管理现存问题

2.1 检索效率有待提高

如果根据检索方式的不同，档案检索可以具体分为两种，即手工检索、计算机检索，其检索效率更是与其硬件设施存在直接联系，因此，检索效率主要和检索工具相关。在现代科技不断完善下，计算机逐渐成为最快检索工具，然而，部分事业单位仍然是以手工检索为主，使其检索效率呈现不断下降的趋势。另外，部分事业单位为了实现检索效率的提升，往往会加大检索工具的投入力度，普遍认为增加检索工具会提高其检索效率，但实际情况并非如此，档案的检索效率与设备精益度相关，并不取决于设备数量多少，从而导致档案的检索效率下降。

2.2 管理人员能力较低

对于事业单位档案管理而言，因为该项工作相对比较平淡无奇，在进行管理人员的聘请时，多数人员存在缺少管理经验、管理较低的情况，加之管理人员不断出现更换情况，导致档案整理和记录受到较大不利影响，最终造成档案管理呈现较为混乱的情况，甚至出现档案文件的的丢失。所以，事业单位开展档案管理工作时，需要对管理人员给予高度重视，通过优秀人员的引入，构建高素质和高能力档案管理团队。

2.3 信息资源未得到高效开发

现阶段，事业单位并未进行信息资源的高效开发，使档案信息的采集内容相对比较匮乏，而信息资源则是出现较为严重的反复加工现象，致使档案信息质量受到严重威胁。截止目前为止，国家档案资源的開放比重仍然属于低水平状态，虽然我国信息化数据库已经取得显著进步，但是，由于此类数据库没有得到有效运用，使其数资源的利用率仍然普遍较低。

2.4 档案信息缺少安全防护

对于事业单位而言，档案资料和一般档案资料存在较大不同，前者主要是以机密信息为主，当进行相关处理时，如果没有对文件资料进行安全防护，则会导致档案信息发生泄密情况，从而造成较大的不利影响。实际中事业单位并未意识到该问题的重要性，致使资料信息的安全性受到严重威胁，具体表现为：公开资料的审查程序缺少严谨性，而黑客窃取机密文件的事件更是时有发生，导致事业单位档案管理受到较大不利影响。

3 事业单位信息化档案管理的优化路径

3.1 加大硬件建设力度

若要确保档案资料得到有效保存，使其不受其他因素造成的影响，事业单位的管理部门需要保证硬件设施具有较高稳定性，只有拥有完整硬件设施，加大硬件建设的资金投入力度，才能促进档案管理工作的顺利进行，以实现对档案资料的保护。当开展档案管理工作后，对于新型技术的应用，能更好体现电子存储作用，并在资料储存、管理中占据重要地位，其原因为：硬件具备较大储存容量，有助于信息录入、储存等工作的进行。

3.2 优化应用软件开发

当事业单位进行档案管理时，为了促进信息化建设，使其工作效率得到显著提高，需要将优化应用软件开发作为工作重点，并对档案管理的信息化建设给予高度重视，结合管理工作实际需求，对应用软件进行不断优化和开发，能够实现各项工作的同步进行，从而保证单位各部门的有效配合，以实现档案管理工作效率的提升。

3.3 科学制定管理制度

在我国相关制度和基本国情的基础上，事业单位作为特殊单位，其档案管理属于边缘化机构，即法律法规在档案管理的规定中有明确指出，信息化档案管理，通常会受到相关法律法规限制。因此，根据事业单位的不同，应该结合自身实际状况，对档案管理制度进行科学制定，通过对其不断完善和优化，以实现有章可循的目的，为档案管理更好实现信息化起到一定促进作用。

3.4 提高管理人员综合素质

在信息化时代背景下，事业单位进行档案管理时，应以信息化管理为导向，通过管理人员综合素质的加强，以便于更好掌握相关信息化管理技能。基于此，事业单位应将培养管理人才作为重点，使其综合素质、管理能力得到全面提高，积极构建综合能力较高的管理队伍，利用相关培训工作的开展，使其管理方式得到有效改变，以促进信息化档案管理。

3.5 构建信息管理网站

在信息化档案管理背景下，事业单位的管理部门需要将网页作为监理站点，向工作人员提供相关档案服务，以便于快速完成信息资料的查询，从而提高信息资料的使用率。基于信息化档案管理，网页式服务作为重要模式，能为信息资源快速传递起到积极作用，同时还可以通过网站升级与更新等能力，使其更好适应社会发展需求，在拥有强大资源的同时，还能为事业单位的长远发展做出重要贡献。

4 结束语

通过上文的详细分析得出，当前事业单位进行信息化档案管理的建设时，仍然存在较多问题，如检索效率有待提高、管理人员能力较低、信息资源未得到高效开发等，若要保证此类问题得到及时解决，为档案管理的信息化建设起到一定促进作用，可以通过加大硬件建设力度、优化应用软件开发、科学制定管理制度、提高管理人员综合素质、科学制定管理制度等措施的应用，全面提升档案管理工作效率，进而促进事业单位的长远发展。

参考文献

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