对当前事业单位档案管理的实践性建议

张剑桥

摘 要：随着事业单位的改革不断深入，事业单位的档案管理工作日益变得重要，事业单位的档案管理与单位的高效、协调、有序运行息息相关，对档案进行合理、有效的管理，是单位必不可缺的一项重要工作。就目前事业单位档案管理的基本情况而言，在管理方面仍然存在较大问题，必须重视事业单位档案管理的工作。

关键词：事业单位；档案管理；实践性建议

事业单位是社会的行政和社会体系的重要构成部分，其自身具备较大的服务职能。档案的管理工作属于一项综合性极强的工作内容，对于事业单位有重要意义。社会时代的不断发展，使原始的档案管理方式不能紧跟社会的脚步，需要对于事业单位内部的档案管理工作进行重新的整改。对于事业单位的管理系统而言，档案管理是重心，由此需要对于档案管理提出实践性建议。

1 针对于事业单位的档案管理及其重要性进行分析

1.1 分析事业单位的档案管理

在事业单位中的档案管理主要是通过建立统一的标准以规范整个文件管理，通过标准化的管理达到信息的共享，为事业单位工作的正常运行提供方便、有效、重要的支持。然而在事业单位中工作量较大，存在一部分不够透明的工作，为档案管理工作带来较大的困扰，因此如何将事业单位的档案管理工作优化至关重要。

1.2 浅析事业单位的档案管理的重要性作用

档案管理存储着单位内部大量的文档资料，是单位的真实，全面的反映，也是单位运营中必不可缺的重要工具。但是由于事业单位的工作具有特殊性与复杂性的特点，工作中存档记录较为繁杂以及存储量较大，这使档案管理工作存在一定的难度。同时在现代管理理念视野下，档案管理的质量水平可以在侧面反映事业单位的管理水平。因此在事业单位内部需要建立一个相对完整的档案资料管理制度，使事业单位内部的档案管理部门对于档案管理的重要性有充分的理解认知，让档案管理的工作人员能够在实际的工作中做到认真负责，这对于事业单位的档案管理工作至关重要。

2 在事业单位中进行档案管理工作需要遵循的基本原则

2.1 遵循灵活统一的基本原则

工作人员在实际的事业单位档案管理工作中对于档案信息进行处理时遵循灵活统一的原则，同时在事业单位的管理体系中把灵活统一原则归纳进来。工作人员需要遵循着档案信息规定的要求，以基本要求为主要基础，保证事业单位档案管理工作的规范化。在事业单位中指定档案管理体系工作中，需要员工按照灵活统一的基本原则进行档案管理工作，同时利用事业单位的运行基本状况与工作的性质，做好员工自身的职责，在管理的过程中对于自身的不足之处需要做好及时的改进工作。

2.2 建立权益责任统一的基本原则

在日常的事业单位档案管理的工作中，需要参加档案管理的工作人员作为档案管理工作的负责人员，工作人员的工作热情会直接关系着档案管理活动的效果。在事业单位中档案的管理人员自身的职责权益不够明确，积极努力工作后没有得到相应的工作补贴，档案管理工作人员没有清楚的认识到自身肩负的档案管理工作的重任，普遍认为自身的权益并未收到上级领导的重视。因此在实际的事业单位中进行档案管理，首要任务是对于从事档案管理工作人员自身的责任与权益进行明确的划分，应该在事业单位档案管理管理工作的开始阶段对于工作需要进行明确的划分。事业单位还需要在单位内部构建一个有效的沟通途径，多多汲取工作人员对于自身工作的意见，了解员工对于工作的不满，促进员工对于自身工作的满意度。

3 当前事业单位档案管理存在的主要问题

3.1 事业单位内部的档案管理制度尚不完善

目前现阶段的事业单位中档案管理工缺乏相对应的制度规范限制，在整个档案管理工作中存在一定的复杂性，加之事业单位内部员工的不重视，在档案管理制度方面不愿浪费较多的时间与精力。最终使档案的管理工作方面缺少一定的规范与效率，长此以往，会导致成本的增加。

3.2 从事档案管理工作人员自身的专业素质能力偏低

在事业单位中部分档案管理工作人员自身的专业素质不高，而且在文化程度与知识水平方面等呈现出较大差异，不符合时代发展进步的需要，主要表现在档案管理专业的工作人员不多，其自身的知识结构不尽合理，学历不高，缺乏现代的科学知识。档案专业人员队伍建设方面不适合新时期的发展需要，致使档案管理人员自身的专业素质制约了档案管理工作的水平。

3.3 工作人员自身的档案意识偏低，对于档案的利用率也较低

对于事业单位中的各项工作而言，档案管理工作至关重要，对于档案信息资源的高效利用，能够为事业单位带来较大的社会经济效益，然而在许多的事业单位比较轻视档案的利用，而且工作人员不清楚档案的利用效益，因此不重视对于档案的利用率，忽视对于档案信息资源的开发工作，不利于事业单位的发展。

4 对当前事业单位档案管理的实践性建议

4.1 提高事業单位工作人员对于档案管理工作的认识

对于从事事业单位的工作人员而言，需要对于自身的档案管理工作有一个正确的认识，这有助于促进事业单位的未来发展，强化自身对于工作的责任感，事业单位各级领导均有责任明确好档案工作。只有领导层把档案工作充分重视起来，才能够保证档案工作的顺利落实。领导层应该解放自身的思想，做到与时俱进，完善好档案的管理工作，积极运用现代化的科学技术手段，提高事业单位在档案管理方面的服务质量，积极建设好相应的法规制度，健全完善相应的基础设施，向员工普及好信息化技术，提高全体员工对于档案管理工作的重视。

4.2 在事业单位中努力实现现代化的档案管理

首先，事业单位内部强化自身的管理意识。档案管理自身是一项专业性较强的工作，特别是在事业单位中的档案管理工作，它更加要求工作人员自身的责任感、职业道德素质、端正的工作态度以及积极向上的工作精神，并且要求工作人员具备扎实过硬的与档案管理工作有关的理论知识，要求工作人员会使用现代化的科技手段以及先进的管理手段对于档案管理的基本能力。从事档案管理的工作人员自身的知识面需要具有一定的广度，优化自身知识结构，视野较为开拓，不断提高自身的综合素质能力，才能够适应现代社会对于事业单位中档案管理的工作的基本需要。

其次，运用先进的科学技术，进行档案的整理工作。档案中集聚着大批量的指示信息，同时也承载着较为丰富的信息，因此档案是一个信息比较丰富的信息库。然而对于档案的整理工作较为复杂，劳动性比较强。若是在档案的整理工作中运用先进的科学技术手段，可较好的提高工作效率。另一方面是在传统的档案工作整理方面存在人工立卷工作，立卷工作人员对于文件的分类主要是依据自身对于文件的理解，然而由于人与人之间的理解程度不一，会对文件有着不同的分类工作，由此会出现分类不准的情况，不利于日后的管理工作进行，但是利用计算机进行人工立卷的模拟工作，减少工作中效率低下的现象发生，能够更好的向提供服务。

5 结束语

在事业单位中档案管理工作能够促进事业单位的发展，尽管大部分的事业单位未重视档案管理的工作，但是可以采取积极的措施提高单位上下员工对于管理工作的重视意识，以便在真正意义上促进事业单位的发展。

参考文献

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