关于基层法院档案管理的相关探讨

刘港辉

摘 要：随着法院工作的逐步深入，基层法院的档案数量逐渐增多，在目前快速发展的社会环境下，对于基层法院的档案管理工作提出了更高的要求。虽然我国相关部门采取了措施，然而在实际的档案管理工作中仍然存在较多问题。本文通过对基层法院档案管理的现状的论述，为加强其档案管理工作提出策略。

关键词：基层法院；档案管理；现状与策略

作为国家档案的重要组成部分，法院档案对法院的工作进行了真实的记录，因此档案管理工作已经成为法院工作的重要内容。对基层法院而言，由于其直接接触各种社会案件，使得其档案数量在不断增加，因此国家的档案与法院部门必须加大力度对档案管理工作进行监督，以促使其朝着健康的方向发展。

1 基层法院档案管理工作现状

1.1 档案的利用方面

对于基层法院而言，诉讼档案的使用较为频繁，其原因在于法院自身需要不断的使用，同时在公安机关的侦查与执行的执行阶段，诉讼档案通常被视为重要的依据。然而在诸多的基层法院中，档案资料只有手抄版本，使得在使用过程中存在较大的丢失的可能性，若档案资料遗失，则必将对法院与其他部门的工作产生重大影响

1.2 档案的保管方面

除利用问题之外，保管问题也是基层法院必须面临的重大困难，由于诉讼档案具有较强的专业性以及数量大、时间长的特性，因此在实际的档案保管过程中会不断的出现各种新问题。为改善此种不良的局面，需要管理人员具备较高的管理意识与素质。然而在目前的实际档案保管工作中，诸多基层法院并未具备较多的高素质人才，同时现有的档案保管人员的意识较差、素质水平较低。

2 基层法院档案管理工作的难点与要点

2.1 档案分类问题

随着各项法律法规的不断颁布，我国正逐步迈向法制化国家，对于基层法院而言，其主要的工作为普法。虽然人们群众的法律意识得到了提升，也学会了用法律武器保护自合法权益身，但是随之而来的则是诉讼案件的不断增多，同时档案的数量与种类也在不断增多，因此关于这些档案的分类工作则成为摆在基层法院档案管理人员面前的重要难题。

2.2 档案保护问题

作为档案管理工作的重要组成部分，檔案保护在基层法院的日常工作中也存在较大难题。不论是对于手抄版本还是电子文档，保护工作都具有相当大的挑战性，其原因在于手抄版本容易损坏，电子版本容易丢失。因此基层法院的档案管理人员必须采取有效的措施对档案进行保护。

2.3 陈旧档案处理问题

在日常的档案管理工作中，对于陈旧档案而言，其存在较多的不确定因素，其中最为重要的原因则是对于陈旧档案是否仍有用处存在较大的不确定性。为解决上述问题，基层法院必须设立专门的处理室用以存放陈旧档案，并安排专业的人员运用科学合理的方式进行管理，避免使档案遭到破坏。

3 提升基层法院档案管理工作的策略

3.1 做好对档案资料的收集工作

为确保资料收集的全面，作为基层法院的一线员工，必须具备高度负责的态度，同时严格的按照相关的法律法规的要求以及上级领导的要求对文字材料与影像材料的档案进行收集，使法院的全部工作得到再现，使各种档案资料形成较为完整的体系，以此来提升档案管理的质量。

3.2 做好对档案资料的整理工作

为做好整理工作，档案管理人员必须对各部门的档案整理工作进行严格的监督与指导，同时必须加强相互之间的交流与沟通，以此来共同制定出统一的方式，不断的提升档案管理工作。除此之外，档案管理人员必须严格的按照我国的《中华人民共和国档案法》的相关内容，对档案管理管理工作进行规范化管理。

3.3 做好对档案管理人员的考核工作

从近几年的招录公务员的情况来看，法院部门招聘了数量较大的书记员，对档案的管理使其工作的一部分。然而就实际情况而言，由于人员的素质参差不齐，在档案的管理工作中经常发生各种问题，使得档案管理工作较难开展。为此基层法院档案管理部门必须加强对书记员的培训工作，并应用相关的业务考核办法为业务考核提供依据，确保每名书记员树立责任心，加深对档案管理工作的重视，在档案管理工作中始终保持清醒的头脑。主要可以从以下几方面内容来进行：

第一，抓领导，积极争取支持。在实际的档案管理工作中，基层法院应将领导的作用进行充分的发挥，并制定完善的档案管理机制。为实现上述目标，法院可建立以院长为核心，各办公室分别负责的工作体系，以此来加强各部门之间的交流与配合，共同进行档案的管理工作。

第二，抓队伍，提升人员素质。在档案管理过程中，“人”是最为重要的因素，只有不断的提升管理人员的素质，增强管理人员的业务水平，才能做好档案管理工作。为此法院可定期的聘请相关的专家或者经验丰富的管理人员进行指导。对于管理优秀的单位，也可派遣相关的人员进行经验分享，使其他法院的档案管理部门增加工作经验，弥补自身的不足。

第三，抓质量，严格把好“四关”。为提升档案管理的质量，基层法院必须严把“四关”：第一关，质量关。档案管理部门必须对诉讼档案的规范程度进行严查。第二关，归档关。档案管理部门必须对各个部门的档案进行严格的审核，对于其中不符合标准的档案材料需对其进行指导修改。第三关，保管关。档案管理人员必须时常对库存档案进行检查，确保档案得到良好的保存。第四关，利用关。若想提升档案的管理质量，档案管理人员必须提升提升对档案利用的重视程度，对档案材料进行充分的挖掘，为案件的申诉复查与专项管理提供全面的、高效的服务。

第四，抓规范，实现长效管理。加强档案管理的制度建设，做好档案管理的规范化工作是科学管理档案的重要要求。首先，对工作规程进行规范。档案管理人员必须严格按照《中华人民共和国档案法》等要求，对档案的借阅、鉴定等各项工作进行有效的规范，确保工作流程的顺利开展。其次，法院必须做好报案结案审查制度，将每月的报案结案材料交由监督庭进行监督审查。再次，档案管理人员需要对档案的归档期限进行明确的界定，必须严格的对案卷材料的移交手续与归档目录进行办理，以确保档案的及时归档与档案的完整性。最后，对档案的借卷登记进行严格的审批，档案管理人员需要制定严格的借阅与查阅制度，对于相关的工作需要派遣专业人员进行记录。除此之外，还需制定严格的通报制度，不定期的对各部门的不合理措施进行网上通报，以引起其他部门的警示。

第五，抓硬件，完善基础设置。所谓打铁还需自身硬，就目前的基层法院档案管理工作而言，在完善软件设施的同时，必须加强对硬件的管理，使硬件设施达到相关的标准，为档案管理提供有力的物质保障。除此之外，还必须大力的引进现代化的管理设备，尤其是对计算机的应用，将档案分类后输入至计算机中，以此来实现档案资料的信息化与数字化，同时为相关人员的查阅提供便利条件。

第六，对案卷进行全面普查，做好“去粗取精”工作。法院部门为明确档案管理流程，提升大难管理质量，需要进行全面的普查工作，对于某些已经失去效力的档案，通过专业的评估机构进行销毁，对于其它的档案进行重新规定归档日期的工作，以此来实现档案管理的规范化。

4 结束语

作为档案管理的的重要内容，基层法院的档案管理虽然取得了一定的成效，然而也存在诸多的问题，为此基层法院的档案管理部门必须采取积极的措施来完善档案管理工作，为提升档案的保管工作质量贡献出应有的力量。

参考文献

[1]周千淇，周超良.基层法院档案管理的几点思考[J].兰台世界，2015（29）：66-67.

[2]孙莉.浅谈基层法院档案的管理工作[J].办公室业务，2014（7）：100-100.

[3]崔茂文.基层人民法院档案管理的难点与要点分析[J].法制博览，2016（9）：85-86.