事业单位档案管理信息化建设探讨

摘 要：社会的发展、经济体系的不断变革在面临愈加繁琐的档案管理作业时，事业单位开始实施信息化建设，融入信息化技术，进一步提升工作效率。本文先简单介绍事业单位实施信息化管理的优点，接著分析信息化建设的必要性及档案管理过程中存在的一系列问题，并有针对性地提出有效的建设方案。

关键词：信息化；档案管理；效率

随着网络信息化的发展，事业单位在档案管理作业时从传统模式转变为信息化模式，尽可能地使档案管理工作变得更为便捷、高效。同时档案管理在信息化建设过程中面临更大的工作挑战，因此，必须要确保事业单位档案管理的完整性、安全性。直至目前，强化事业单位档案管理整体的建设力度，提高信息化质量都是需要做好长期抗战准备的一项工作。

1 事业单位运用档案管理信息化模式的优点

事业单位若想要更好、更高层次的进行档案管理工作，则需要与时俱进，打破传统局限，利用信息化技术在原有的基础上创新。而信息化档案管理模式就是把大量无限的信息存放在便捷、浓缩的空间容量内。作为事业单位，本身规章制度就较多，所产生的档案管理信息就更加繁琐。因此只有加强档案信息化管理的力度，才能进一步使档案信息化，便捷事业单位档案管理。现代化信息时代，事业单位档案管理更多地趋向信息化模式应用，提高企业工作效率，推动经济快速发展，确保档案管理的安全性能。

2 事业单位实施信息化档案管理的必要性及存在的一系列问题

2.1 传统档案管理易损坏、缺失

现如今是互联网信息时代，千家万户都离不开网络，但有些事业单位在档案管理这块仍然应用传统手工作业模式，在一定程度上不仅加大工作量，还不能保障安全性，使档案管理工作变得极其混乱，易出错。再加上传统纸质文件保存年限有限，容易受潮变色、发霉损坏，并且一旦损坏缺失将很难复原、弥补。从另一角度来看，电子信息化是事业单位档案管理未来发展的方向，将纸质文件信息电脑储存，不易发生损坏，进一步确保档案的安全性、完整性。

2.2 信息化档案管理不够安全

事业单位档案涉及面广、品种类目众多，还包括一些不能公开的机密文件内容。可事业单位在刚开始建设信息化档案管理时期，未及时安装防火墙系统，也没有配置相应的安全保护软件，使得档案管理信息库被非法入侵，窃取事业单位重要文件，造成国家、地方不可估量的损失。因此，信息化档案管理的安全问题影响重大。

2.3 档案应用搜索不够便捷、快速

传统手工检索需要众多事业单位档案管理员工去翻阅无止境的档案资料，工作量大、耗时长、效率低。应用信息化档案管理后，虽然网络检索技术的应用加快了档案资料的搜索速度，但部分事业单位在录入档案时所设置的搜索词不合理，譬如同一个词搜索出无数的档案文件，在众多档案中，使用者仍需逐个排除查询，在一定程度上就加大了检索档案的工作量。因此，在设置搜索关键词时，必须要具有针对性，确保不可重复，切勿过于繁琐。这样的话，才能提升档案管理工作效率，使事业单位档案管理变得更为便捷、简单。

3 针对上述问题，提出有效的建设方案

3.1 不断强化信息化档案管理运作

对于事业单位来说，想要档案信息化管理和谐发展的标准前提就是不断强化信息化档案管理运作。首先需要不断提升档案管理部门员工的素质和专业水平，管理者要加强工作责任感，提高职业道德，积极向上地对待档案管理这份工作。在管理档案的过程中，不断充实管理档案相关知识，熟练操作信息化档案管理技术。作为事业单位的员工，本身就要积极参加事业单位所举行的培训活动，加强自身专业素养。除此之外，要建设完善的评估机制，实时监管档案管理工作，确保工作质量。再加上严格的奖惩制度，提升事业单位员工的积极性，强化员工的责任意识。这样的话，不仅可以提高档案管理员工的综合素养、职业水平，还能提高其工作效率，严格落实信息化档案管理工作，确保事业单位档案管理工作的有序运作、高效进程。

3.2 不断强化信息化硬件设备基础

“工欲善其事必先利其器”，信息化档案管理硬件设备建设必不可少，面对大数据信息时代，足够高科技、高水平的硬件设备才能担当重任，实现事业单位信息化管理档案的目的。第一，事业单位因其特殊的企业性质，需要配置性能良好的计算机服务器系统，确保中央与下面各终端的无缝对接与控制。第二，事业单位档案管理工作需要投入大量的人力、物力、财力，因此按照事业单位未来的发展宏图，确保资金投入到位，尽可能加快信息化档案管理的速度，积极推进信息化建设发展步伐。第三，与时俱进，社会在发展，信息化电子技术在进步，事业单位在档案管理工作中，要及时更新信息化技术，掌握信息化操作技巧，确保档案管理信息化永不落后、淘汰。第四，在当前移动互联网技术发展基础下，不光要积极开发事业单位档案管理相关的网络系统，还要努力实现档案信息的共享、传递，配置小型移动客户端，尽可能丰富信息传递的媒介、渠道。

4 结束语

综上所述，事业单位档案管理实施信息化建设完全是顺应时代的发展潮流，大势所趋，是提高档案管理工作质量效率的一大保障。换句话说，为了提高档案管理水平，必须要积极创新、改革信息化建设策略，加强投入管理力度，充分利用现代化的信息设备、技术，提升事业单位档案管理的等级水平，促进企业发展。

参考文献

[1]苑静.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科研，2014（08）

[2]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）

作者简介

陈军（1977-），男，土家族，重庆市酉阳县人，大学本科（汉语言文学）专技八级，研究方向：档案管理。