试论期刊档案管理在企业文化中的价值与管理对策

王夏瑜

摘 要：期刊是杂志社企业文化价值的体现，本文简述建设有企业特色期刊档案文化的重要，提出期刊档案管理存在的问题，根据实践中的经验提出管理对策，以此提供建设期刊档案文化建设的经验。

关键词：期刊；档案管理；对策

1 建立期刊档案的价值

期刊最早称之为杂志，最早词源来源于法文。期刊根据市场调查情况决定目标读者对象、主要内容、发行方式等多方面因素而出版的读物，是体现杂志社文化的重要文件记录。“企业文化是企业全体成员共同认可和接受的、可以传承的价值观、道德规范、行为规范和企业形象标准的总称，是物质文化和精神文化的总和。”[1]期刊是杂志社对外沟通的窗口，随着杂志社的发展和定位，各个时期的期刊风格和内容也具有当时时代的特色以及企业的特征。“企业文化具有鲜明的企业特征，企业文化力也相应具有鲜明的企业特征。企业文化是企业的基础和灵魂，也是企业“软实力”的核心内容，是企业长远发展的精神动力。”[2] 期刊是企业发展历史最原始的记录，具有企业文化存储载体的功能，也具有企业文化传播的作用。建设具有深厚企业文化特色的期刊档案，是杂志社企业文化建设的基石，也为杂志社发展提供有力的保障。

2 期刊档案管理存在的问题

2.1 书稿档案的不完整不能体现杂志社的核心工作内容

目前，由于工作过程电子化程度高了，一般印前部门只存储了书稿一版一次的最后可以提交印刷的电子文件，不仅没有保存作者提交的原稿、各校次的文档，甚至重印中的各补丁版本也没有完整地保留，即这种工作模式没有完整地保留编辑、校对和美术设计人员再创造的印记。而这些印记是杂志活动的最重要的核心成果，仅仅凭借现在简单的审稿记录档案并不能充分体现编辑的创造力。如果作者或读者发现杂志社的工作硬伤，杂志社作为责任主体是没有办法精准追责的，很多时候责任追不到排印部门。排印部门、校对部门造成的差错很难认定，有可能会误伤责任编辑。

2.2 印刷档案的多个版本造成图书重印时版本差错

图书重印修改的补丁一般由于数据流转不到印前档案部门而造成原稿存档和印刷厂的最后版本略有不同。而同一个印刷厂家则会同时持有打过和没打过补丁的两种以上印刷版本。杂志社如何流转印刷文档同时有效监管印刷厂所用印刷版本，是杜绝出版事故的根本。此后，出版部门为了保证永远使用最新的印刷档案，彻底废除了一切图书的旧版本印刷档案，即只保留最后一次印刷的文件。

再次，图书修订过程反复出现错误。曾经有一本教材，参考文献中误将一位作者的名字写成 “刘艳妮”，在重印时给予了纠正，修改成了正确的“刘燕妮”。过后，本书修订，为了节省作者的时间，同时也为了提高审稿的效率，降低原稿差错率，按照惯例向印前部门申请了原书的书稿档案作为修订源文件，而这个源文件中并没有把“刘燕妮”这个“补丁”修订存档，依然保存的是一版一次当中的“刘艳妮”，而图书作者、责编、校对都忽略了参考文献的再次认定，造成之前错误的反复出现。

3 期刊档案管理的对策

3.1 档案数据收集、修改的同步

杂志社的各个部门之间都有使用图书档案数据的需求，如果对同一本图书的档案采集的数据不能统一的话，势必造成混乱。尤其是图书出版以后，如果对一些档案信息如定价、合作条件进行变更的话，相关数据使用部门都必须同步得到变更才能保证不发生混乱。一方面它取决于办公自动化系统和档案管理系统的数据同步程度，另一方面它也取决于工作流程的设计、数据流转的周到与及时度。如果数据不及时同步更新的话，门户上信息出错的可能性是最大的，而门户网站的管理和维护人员常常是最后一个得到数据。为解决同步问题，需要杂志社有专门的机构统一管理所有的档案信息。

3.2 图片档案检索

每本图书都需要封面设计，每个封面都涉及图片档案。由于杂志社每年的出书量不断增加，美术人员的工作量也日益增多。杂志社会购买美术图库以供封面设计，图库中的图片理论上是杂志社每本图书可以共享的，因此，有可能会出现不同的封面在设计时选择相同图库中图片的情况。如果正好是不同的美术编辑，签审的领导又不是同一个人，封面设计出现重复的现象就会发生。为此，建议利用图片检索技术对此种图片雷同现象进行防范。

3.3 版权保护

随着印刷技术的进步，绝大多数的图书印刷已经开始使用无菲林技术。这在降低成本、提高效率的同时，也给版权保护带来新的课题。软件的拷贝自然比菲林要容易得多，且无成本。杂志社对印刷厂的版权监控其实已经不存在。不仅如此，由于PDF文件的便捷和普遍，如果为了满足图书用户的一些需求，随意复制出版社书稿档案的话，势必造成版权的流失，甚至有恶意抄袭的情况发生。因此，档案的电子化固然优势很多，缺点也是明显的。新的版权保护技术手段既是档案管理升级的需求，也是业内的重要职责。

3.4 提升企业文化

档案管理的水准高低也是企业文化的重要内容之一。一个擅长打理、珍惜“羽毛”的企业，会把杂志社的一切荣誉、经验、教训、活动都珍藏在案，如数家珍。爱社如爱家，杂志社的历史文化、传承、业绩等，都可以通过企业的档案来完整体现。杂志社作为一个传承文化的使者，显然，自身的文化传承也十分必要。目前，杂志社这方面的积累还十分粗浅甚至无序，亟待专人专责整理、归档、定期整理。

3.5 档案管里制度的重建

基于电子档案管理固有的规律和特点，相应的档案管理制度，只有与之相适应，才能使档案管里人员有法可依、有章可循，杜绝泄密的发生。应建立和升级配套的专人专管制度，明确管理人员的岗位职责，建立各类电子文件归档制度、存储备份制度、利用制度、保密制度、责任追究制度、应急预案等。

3.6 提升档案管理人员素养

档案管理的数字化、信息化，图书档案结构的复杂化，既要求优化管理人员结构，又要求档案管理人员除了具有必要的政治和业务素养外，还必须根据图书出版的流程，掌握必要的多媒体信息处理能力、数据库处理能力以及新媒体使用能力；随着出版数据库的规模化、多媒体化，管理人员必须不断完善知识结构，掌握数字化档案管理的新技术，全面把握书籍出版的工作过程，实时沟通编务、财务、经营等各部门信息，保证档案数据的完整性，实现出版内部各个子系统的统一。

4 结束语

在21世纪经济全球化的环境下，杂志社通过建设凸显企业个性的期刊档案文化来展现企业鲜明个性的企业特征，这样有利于员工潜移默化、自觉地接受企业文化，不断增强企业使命感，从而使得企业文化不断传承和可持续的发展下去。同时，在当今多样性和特色化的消费市场，期刊档案文化建设可以在满足读者精神价值需求的基础上，打造具有企业特色的期刊风格和期刊文化品牌，才能使杂志社发展的更好。

参考文獻

[1]金爱兰.新时期企业文化建设的思考[J].经营管理，2013（2/3）：46-48.

[2]赵静，裴勇.提升企业软实力 增强核心竞争力[J].中国石油企业，2008（5）：90-92.

[3]李艳春.当前档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江科学.2013（12）.

[4]丁玲.当前档案管理面临的问题及对策分析[J].企业技术开发.2013（Z2）.