信息时代办公室档案管理工作的创新研究

彭怡菁

摘 要：档案是办公室的一种记录手段，通过纸制品或者电子记录事件的发生原因和经过。一般情况下，我们都是通过档案来获取过去、现在的信息。因此档案对于办公室来说意义非凡，随着时代的改变和要求我们也要相应的对档案的记录方式进行改革。也就是我们所说的信息时代的信息化处理，将高科技应用于此。本文就是针对这一原因进行档案工作的创新研究。

关键词：信息时代；创新研究；办公室；档案管理

如今是一个快餐时代，办公室人员对于信息的获取需要灵活性。而档案作为办公室人员获取重要信息的一个重要来源，办公室档案管理工作就显得十分重要了。我们要加强档案管理的自由度，顺应时代潮流，扩宽档案的使用途径，让普通群众也能够查阅到档案。

1 档案管理的内容

（1）概念

何为信息化的档案管理，就是将先进的信息处理技术应用于档案的书写、保存中。除此之外，比较之前的纸质档案，这种档案增加了易保存，易翻阅的优点，让资源能够得到快速循环利用[1]。因此档案的信息化利用就是通过换一种载体来提高资源的利用率，也是把字体数字化的一种变现。不过这些改变要离不开档案行政管理机构的统一组织和规划。

（2）特点

信息时代办公室档案管理工作的特点体现在三个方面。第一，办公室档案管理工作必须有相关部门研究制定的法律法规和工作守则，并在工作中严格遵守执行。第二；办公室档案的管理从传统的纸质材料转变为电子信息储存在网络终端上。第三；档案的信息化利用提高了资源的利用率，实现了工作信息化和网络化，提高了各个部门的工作效率。

（3）主要任务

办公室档案管理的主要任务是确保电子信息安全的前提下，积极开发新的技术来管理这些资源，并在实际工作中起到应有的作用，提高工作人员的工作效率，为整个部门的运作提供了保障。

（4）主要内容

办公室档案管理工作的主要内容包括：基础设施建设、标准规范建设、档案信息资源建设、应用系统建设和人才建设五大方面。首先有一个完善的基础设施是实现档案管理的一个基础，我们要保障基础设施建设，更好的建设一个档案管理的大平台。其次是标准规范建设，由于信息总量大且复杂，各个部门在建设档案管理工作的时候一定要结合自身的情况，遵守相关的法律法规的前提下，积极开展调研，建设出一条适合自身发展的标准规范。再其次是档案信息资源的建设，这是整个档案管理工作中的重中之重，我们必须协同各个部门，将各大信息库相统一建设，成为社会上不可脱离的重要工作。最后是应用系统的建设，它是对整个档案管理系统的一个优化，方便各个部门准确且快速的查找相应的内容，提高工作效率[2]。最关键的是人才队伍的建设，众所周知，国家的建设不能没有人才，档案工作同样如此。因此我们要积极培育专业的人才，提高档案管理的整体水平。

2 档案管理存在的问题

（1）工作理念老旧。

以前的档案管理方式注重对档案的保存，只是简单的对文件材料进行装订，很少对档案进行长远的分类整理，忽视了其真正存在的意义。而信息化的档案管理要求重视档案本身实际的功能价值，做到与时俱进，转变传统的工作理念，将服务更广泛的投入社会中去，更好的服务于档案与社会之间。

（2）工作方式落伍。

大多数的档案管理部门依然采用传统老旧的管理方式，即利用人工手写并将其归档保存，这样的工作方式有着十分明显的缺点。由于信息量庞大，加上管理人员对于档案工作的认识不够明确，配合上落后的工作方式，导致工作人员的工作效率十分低下，不能高效及时的将存档资料分类并整理保存，导致了整个档案管理工作的落后。

（3）制度不完善。

由于对档案管理工作的不重视，许多部门对档案管理的相关制度不明確，导致在工作中很多管理人员没有了工作的积极性，从而影响了档案整理工作的及时性和高效性。某些领导对档案工作的落实不到位，导致档案整理工作的职责没有落到实处，影响了档案资源的可利用率。

（4）专业人员偏少。

传统的档案管理工作不需要专业知识充沛的人来进行，他们只需要简单的通过手写等方式来对档案进行归纳整理。然而现代的信息化办公室档案管理就需要其工作人员有相当扎实的计算机知识，而且要对档案工作的平台使用相当熟悉，才能更好的为档案管理工作提供自己的微薄之力。因此，我们需要不断提升专业人才队伍，积极招收专业人才，培养合格优秀的档案管理人员，从而提高工作效率，发挥档案管理工作的实际作用。

3 档案管理创新的方法

（1）提高重视程度。

作为工作的第一步，我们应该提高对档案管理工作的重视程度，及时发现存在的问题，并通过多方面的协助和自身的努力，不断创新，与时俱进，要具备良好的思想观念，勤勤恳恳为社会大众服务，为社会大众提供优质的档案服务工作。

（2）创新服务方式。

由于传统的档案管理方式十分落后，手写的档案存放时间久了容易字迹模糊，不易保存，加上若要提取某些信息的时候，需要耗费大量的人力物力来查找，导致了工作效率严重大打折扣。因此我们需要加强对应用平台的建设，让用户随时都可以利用这个平台查询到他们想要的信息，不受任何因素的干扰。构建这个平台之后，我们需要加强对电子档案的整理与分类，不断完善档案管理信息化服务，为社会创造更好的服务方式，充分发挥办公室档案管理的优势与便利[3]。

（3）加强档案的保密工作。

虽然我们处在一个科技技术发达的时代，丰富的信息技术给我们的生活提供了许多便利，但凡事有利也有弊，它给我们同时带来了许多风险，它对档案的保密工作带来了隐患，一些计算机病毒会利用硬件或者软件的传播进入计算机系统，导致文件信息的丢失。因此，我们要重视系统的安全问题，设立防火墙，加强档案的保密工作。

4 结语

办公室档案的管理工作十分重要，它在整个事业单位和企业中扮演着相当重要的角色。在信息时代的来临之际，我们必须发现办公室档案管理工作所面临的问题，并积极创新管理工作，早日实现办公室档案管理的信息化和网络化。我们还要积极加强专业人才的培养，创新服务意识，思想观念，更好的服务社会。

参考文献

[1]苏立群.对信息时代档案管理工作创新的探析[J].考试周刊，2014，18：114-115.

[2]李成.论信息时代档案管理工作的创新与实践[J].电脑知识与技术，2013，31：7154-7156.

[3]许晨.浅析新形势下档案管理工作的创新[J].才智，2015，（18）.