档案信息化建设所面临的问题与变革路径

李津丽

摘 要：我国在提出“以信息化带动工业化”的发展战略以后，国家开始对信息化建设投入大量的资金和力度，使得信息化逐渐普及到社会各行各业中。档案部门作为信息管理的重要管理部门，其也开始进行信息化的建设，且国家档案局也对档案信息化建设提出了相关的发展标准。由于档案信息化建设贯彻和实施力度不足，使得目前的档案信息化还存在一些问题，这些问题也影响了档案信息化建设的变革发展。针对此本文主要详细阐述了档案信息化建设的内涵和重要性，以及对档案信息化建设面临的问题进行了相关的分析，并同时提出了档案信息化建设的变革路径。

关键词：档案管理；信息化建设；面临问题；变革路径

为了保证档案能够进行信息化的建设，我国档案局不但提出了档案信息化建设的概念，其也将档案信息化建设列入到国家档案事业“十五”和“十一五”的发展规划中。20世纪90年代我国的档案信息化建设主要集中在档案信息网站和档案信息处理体系等方面，其发展至今也逐渐开始利用计算机网络进行档案信息化建设，且计算机网络也是目前档案信息化建设的重要发展方式。档案信息资源是我国社会信息系统的主要组成部分，其对于社会信息资源的使用作用非常大，合理的档案信息化建设，能够在一定程度上促进社会的发展，因此必须要对档案信息化建设进行相关的变革，使得其可以适应社会信息化的发展。

1 档案信息化建设的内涵和建设重要性

1.1 档案信息化建设的内涵

档案主要是有个人和机关以及企业在社会的活动形成的社会记录，其是通过文字和图像以及视频记录的个人档案，是第一情况下形成的原生信息，也是人类发展中留下的文化遗产。档案信息化是由国家行政管理管理部门在统一的规划下，利用现代化的信息处理技术，对档案信息进行相关的管理和保存。目前档案信息化主要是通过计算机技术和信息技术以及网络技术实现的，其是以现代管理学的概念，对档案的管理进行信息化的变革和改进。

1.2 档案信息化建设的必要性

传统的档案保存主要是通过文字记录，这种档案管理方式不利于长期的保存，且管理工作十分繁杂，同时使用的管理人员也比较多，这使得其越来越不适用于现代化的档案信息保存。文字纸张保存历史较久的档案，可能会因火灾和无备份资料而丢失，且大量的档案积存，使得其在寻找所需档案是也较为费时费力，因此档案进行信息化的建设时必然的发展方式。档案通过信息化的建设，能够改变传统的纸张和人工管理保存方式，且其在对档案进行收集和管理以及保存都是通过数字化的方式实现的，这在很大程度上节约了较多的管理人工资源和物力资源。档案进行信息化的管理方式，使得其可以利用网络进行档案信息之间的共享和传输，且同时其也不会受到地域性的影响，这有利于档案进行相关的扩招。

2 档案信息化建设面临的问题

2.1 档案信息化建设管理人员技术水平滞后

信息化快速發展的背景下，档案的载体形态和记录方式有着多元化的发展，其已不是传统的单一纸张保存方式，其逐渐转变为声信档案、纸质档案和电子档案以及视频档案。档案载体形态和记录方式的改变，使得档案由信息编研向着档案信息转换进行全方面的发展，这使得其对档案信息化建设管理人员的技术要求不断提高。由于档案的保密性比较高，使得很多档案管理单位不愿更换档案管理人员，而管理人员很多都是采用传统档案管理方式的，从而导致档案信息化建设的管理人员技术水平比较低。在一些信息化发展比较落后的地区，其的档案信息化建设更是比较滞后，缺乏相关的信息化建设档案管理设备，且档案管理人员的素质和水平较低，也导致档案信息化的建设发展受到了阻碍。

2.2 档案信息资源的开发手段落后

档案信息化建设的关键为资源建设，其主要包含了两方面，一方面是对馆藏档案的目录进行相关的数据库，以使得全文的档案能够具有相关的数据库，另一方面则是需要对电子文件和电子档案进行管理。科技和网络的快速发展，使得我国目前采用的档案管理多为磁盘和磁带以及光盘，这些电子载体也成为了档案管理中的重要管理对象。虽然我国很多档案管理部门配备了专用计算机，但由于档案管理人员和档案开发手段技术较为落后，使得其只是利用信息技术来进行档案目录管理，而对档案的信息化建设还处于初发展阶段，没有进行深入的研究和开发。

2.3 档案信息化建设技术支撑存在一定差距

档案信息化对技术水平的要求比较高，其需要运用到多项科技技术和信息技术，因此先进的技术支撑才能保证档案信息化的快速建设。我国在不断的对档案信息化建设下，也研发出数据存储技术、压缩技术和网上档案信息组织技术以及检索技术等，但因这些技术的复杂程度比较高，而档案管理人员的技术水平比较低，使得这些技术还未深入到档案信息化的建设管理中。

3 档案信息化建设的变革路径

3.1 档案信息化建设要在创新服务中求发展

档案进行信息化建设的主要目的是为了实现信息资源的共享，其只有提高档案信息化建设的服务水平，才能不断的创新档案信息化建设的服务类型。信息化技术可以使档案部门以更多元化的方式为社会提供信息服务，这十分利于档案进行信息化的建设变革，因此档案部门需要改变原有的档案资源服务模式，其需要主动创新为社会提供信息资源的服务模式，而不是被动式的服务模式。对此档案部门可以利用信息化建设来建设相关的档案信息平台，以及时更新相关的档案资源信息，使得公民能够通过信息平台来获取所需档案信息。

3.2 加强档案信息工作者的素质

档案信息管理人员的技术水平也决定了档案信息化的建设速度，因此为了保证档案能够进行信息化的变革，必须要提高档案信息管理人员的技术水平和工作素质。对此档案部门需要培养出一批信息化建设管理型和技术性的专业信息工程师，并保证其拥有较高的档案管理意识和信息开发处理水平，使得其能够研发出更适合档案信息化建设的相关技术，从而以提高档案部门的档案咨询和信息服务水平。

3.3 加快信息管理的网络化建设

档案信息化建设的涉及到社会面比较广，且其对技术和资金的要求都非常多，因此在进行档案信息化建设时，需要使用统一的技术标准和档案检索体系，以保证档案部门之间可以实时档案信息的共享和传输。为了加快档案信息化的建设，档案部门需要建设相关的局域网和广域网，使得地区之间的档案信息化建设能够同步发展，以切实发展的提高档案信息化建设的速度，从而使得档案信息化建设的变革能够快速实现。

4 结语

综上所述，随着信息全球化的发展不断深入，人们生活的方式逐渐被信息化替代，档案进行信息化的建设是必然的结果。因此档案建设应当加快信息化建设的脚步，使得其能够适应社会信息化的发展，从而以明确档案信息化建设过程中存在的问题，以对这些问题进行相关的变革。档案信息化建设是具有变革意义的科技创新，其进行合理有效的档案信息化建设，不但有利于我国社会信息系统的发展，其对于我国的经济和社会发展也有较大的促进作用，且也利于保证社会档案信息的有效和安全建设。

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