房地产档案管理信息化的作用与案例分析

宋丽梅

摘 要：房地产档案作为一种信息资源，作为房地产企业生产和经营等活动的真实记录，是地产建筑行业的一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在房地产企业管理等各方面正积极地发挥应有的作用。建立一套适应房地产企业业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案管理信息化体系，是房地产企业生存与发展的基础。

关键词：房地产档案；管理信息化；业务模块

1 引言

本文引用国内较规范的档案管理制度作为案例，对房地产企业档案管理进行分析研究，从档案收集、归档范围、归档与立卷、分类与编号、借阅管理办法、保管工作、期限与密级、销毁等角度阐释档案管理制度。建立企业建立档案管理制度后，统一印制档案装订，统一进行人员培训，统一整理方法，统一验收标准，有力的保证了案卷质量。对文件借阅、复印、转出等环节都分别进行了登记造册进行控制，切实做到了管理规范化，如本制度借阅中要求业务人员借调档案必须填写档案借阅申请单，经部门经理批准后方可到档案室借阅档案，还必须有档案所属部门经理签字，如特殊情况必须经主要领导人批准方可借阅，一方面保证保证档案室跟业务部门工作井然有序，另一方面保证资料不被流失。凡属归档范围的文件，经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档，任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经行政管理部负责人同意后妥为保存，行政管理部以复印件归档，经办部门在原稿用毕后仍应送行政管理部归档并换回复印件，保证了安全性。为以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础，建立档案制度后基层管理，“十防”工作也落实到了实处，档案管理的安全系数很高。更重要的是通过建立档案查阅监督机制，严把了档案查阅关。在档案查阅这个环节上，不允许任何个人和本局与档案业务无关的人员查阅档案内容，是在档案员的监督下进行。由于管理机制的科学化和规范化，档案的安全性、完整性和保密性得到有效保证。

2 房地产档案信息化管理的作用

房地产作为改革开发以来的新兴支柱产业，随着改革开放的深入发展目前呈方兴未势。庞大的企业需要井井有条的管理，因此房地产企业的档案管理也越发的重要。通过对房地产企业档案系统信息化管理，以期阐述档案管理系统是如何对房地产档案实现电子化管理。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。档案信息化管理建设，言下之意就是在国家档案管理部门的统一组织下，在档案管理的各项工作中广泛应用现代化技术、信息技术，提高对档案信息资源的管理利用效率。随着信息时代的来临，知识和信息已经逐渐超过资产占据重要地位，档案信息记录的资源是国家或企业信息的关键组成，党和国家已将档案信息化建设列为国民经济及社会发展的首要内容，档案是社会信息的载体，档案信息对国家以及企业综合实力的提升起着重要作用，档案信息化建设势在必行，作为领导决策的一手材料，档案信息起着不可忽视的重要作用，因此把档案信息化建设工作当成重点来抓，逐渐完善档案现代化管理加快档案信息化建设，是企业进行信息化管理的保证。建立电子档案数据中心可以有效的解决以下几个急需问题：有效的进行档案的收集工作；有效的进行电子档案的整理、归档；有效的为科研服务，部门职能变保管为服务。档案管理信息化以后，公司的无形资产可以在网络上方便浏览。为公司领导和设计部门提供优质服务， 提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了单位、企业整体的工作效率和竞争力。这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是公司内部信息的信息中心。

3 房地产档案管理信息化案例分析

目前加快信息化建设已经成为企业提高工作效率、改善工作環境的最强有力的手段之一档案计算机管理是现代化档案庞的重要组成部分，鉴于房地产企业管理文档、项目合同、照片、声像、实物等各类不同形式的文件、载体。繁多复杂。故需要建立完善的档案管理系统用于档案的管理，实现档案管理的信息化、智能化。例如现在目前正在使用的档案软件部分亮点介绍：首页以虚拟桌面方式展示，自定义桌边快捷菜单，并可以重命名，通过任务栏控制可同时打开多个窗口，方便操作结果比对支持多种不同界面风格切换（换肤）。

机构管理和单位树支持二级单位数据展示，根据数据权限控制一、二级单位和各档案分类节点的展示。通过用户类型控制数据的过滤条件：1类用户，超级数据权限用户，整个系统的数据展示不受数据权限控制；2类用户，单位管理员和领导，对授权的一级单位的数据有全部的数据权限；3类用户，普通用户，根据数据权限进行控制，但赋予数据权限项多时会影响、性能（每个模块的单位+分类的数据权限项20个以内）。在业务流程里增加了采集管理、审核管理两个环节，并且可根据需要选配数据采集、整理与数据管理的工作分别为不同角色担任的，则推荐使用采集管理和审核管理环节，可实现预归档检查整理功能。确保新收集的数据整理好后才进入正式库。采集、整理、管理的角色不区分的，可以不需要走采集和审核流程，可把该模块配置到不可见。

增加文件管理业务模块，管理现行文件和作为全部归档文件的备份模块；审批流管理改进，支持定义多个审批流程，使得审批业务可更灵活定制。根据业务需要可以定制多个审批任务，每个审批任务可以独立设置审批环节、环节流向、审批业务、审批权限。使得系统可以根据业务需要定制多个需要走审批流程的业务。目前仅提供了申请查档的利用审批流程，其他新加的审批流程的审批详细业务界面，需要根据需求进行二次开发。当前版本提供了利用系统申请查档审批流程功能，包括实体借阅和电子查档的审批增加公告管理和公告栏。用户只能在公告栏上看到发布给本人或本人所在的用户组的公告。查看销毁：增加恢复和永久删除、打印销毁清册功能。提供密码重置功能，密码数据库MD5加密，更安全

模板维护界面设置预览功能，对于同一档案分类在各不同模块需要有不同的浏览列表项，可通过在此进行设置，设置后进入对应的模块浏览列表。

增加密级权限控制，数据标准化：模板维护增加了检验项：年度校验项，案卷起止年月校验项，文件编号校验项。设置后，在对应的字段录入数据自动更正或提示。浏览列表增加了“日期转换”功能，对不符合格式的各种日期进行标准转换。数据迁移功能：数据管理浏览列表，提供把数据从某单位某分类迁移到其他单位和分类下。数据化检索功能：综合检索，提供数字化检索功能，可以区分有无电子原文的记录区分检索出来，以统计本单位的数字化程度。销毁管理，提供到期鉴定，自动把到期的数据提取到到期鉴定管理，方便销毁或鉴定延期操作。审批流程增加了代理设置，审批流程界面做了优化，增加了开放审批和销毁审批流程。可根据需要配置是否启用。

4 结论

房地产档案反映一定时期的建筑水平，同时又是进行房屋交易、处理房地产纠纷、城市拆迁规划、房地产产权权属登记等的重要依据。房地产企业要正常运行，除了建立科学的组织结构外，还必须通过改革，建立起产权清晰、权责分明、证企分开、管理科学为鲜明特征的现代企业制度。面对新形势和新任务，我们应充分认识档案管理在企业知识管理体系中的作用，建立企业知识库，使档案信息资源成为企业共有的知识财富。使前辈们积累的大量经验成为后辈们成功的启示；成为后辈们的重要资源因此，在激烈的市场竞争中，只有知识的积累和传承，企业才能不断的成交百年企业的梦想。

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