电子档案与传统档案管理的差异和共性分析

李禹静

摘 要：随着我国现代化建设的不断发展，档案管理工作无论在工作内容上还是在工作模式上都出现了比较大的变化，当前我国已经全面进入信息化、数字化时代，许多档案管理部门开始将信息技术与档案管理工作结合起来，提高了档案管理工作效率与工作质量。本文对电子档案管理与传统档案管理工作的共性与差异进行了详细的阐述与分析，希望可以起到参考作用。

关键词：共性与差异分析；传统档案管理；电子档案管理

在我国信息技术与网络技术不断发展的过程中，电子档案管理工作的办公条件不断向标准化、自动化的方向发展。另外，现代网络通信技术与计算机技术对于档案管理工作的重要作用不断体现出来，对以往的办公条件产生的巨大的影响，在自动化、智能化的办公条件下，档案管理工作对于企业机构的经营与发展起到了良好的促进作用。为了能够将电子档案管理的独特优势充分发挥出来，就需要对电子档案管理工作的特点进行总结与分析。

1 电子档案管理与传统档案管理的共同点

1.1 档案管理信息的完备

当前我国的电子档案资源绝大多数来源于传统档案资料的转换，在建设电子档案管理信息体系的过程中，传统档案为转换工作提供了十分重要的帮助。在管理机构或企业部门中，信息资源无法直接被网络所获取，相当一部分数据都需要通过传统档案馆来进行整合与记录，再将记录结果进行数字化转换并上传至互联网。只有采用这样的工作方式，材能够将电子档案的作用充分发挥出来。既使电子档案在各项工作环节中体现出了无可比拟的优势，但是在具体的管理工作也要了解传统档案管理工作的重要意义，了解传统档案管理工作的各项细节方面的要求，利用传统档案对电子档案数据库进行不断的建设与完善，为事业机械或企业的决策工作提供良好的数据支持。另外，电子档案的真实性与原始性也需要以传统档案为基础才能够进行确认，当前我国的电子档案普遍存在法律效应不足的问题。因此，在档案管理工作模式与工作内容转变的关键时期，档案管理机构需要综合做好传统档案管理与电子档案管理两方面的工作。

1.2 在档案管理基本原则上的一致性

电子档案管理工作的思路与模式是在传统档案管理工作的基础上建立起来的，主要过程是新技术与旧路径的深入整合，在以往工作内容的基础上进行不断的改良与创新，根本目的在于提高档案管理工作的效率与质量。另外，对于自身的服务质量与服务方式也有着不同的要求。也就是说，电子档案管理工作中许多方面的工作是一致，其他工作内容的延伸本质上是新技术与新模式所带来的高效与便利。

2 电子档案和传统档案管理之间存在的差异性分析

2.1 档案的归档时限上有所不同

当前我国各部门传统档案管理与电子档案管理工作在归档时间上有着比较大的差异，电子档案的归档处理在完成文件办理后就可以进行，也可以在某一个特定的时间内对各方面的资料进行统一的归档处理，将纸制的档案资料内容转化了数字化的信息形式，再将数据信息上传至互联网，档案管理部门对所得到的信息进行审核，通过审核的数据信息经过电子数码签名后得到相关的认证。同时，档案管理人员需要对归档信息进行记录，对档案分类号进行整理，对不同档案类型的访问等级进行严格的限定，只有这样才能够方便用户对档案信息资料进行检索与读取，同时也能够最大程度上提高电子档案信息资料的安全性，确保归档工作的完整性与有效性。管理人员在日常工作中要对电子文件的主要特点有一个全面且深入的了解，严格遵守各项操作要求与工作规范，根据以往的工作经验对文件传送路径进行研究与分析，提高文件归档工作的质量与效率，防止出现档案资源流失的问题。

2.2 归档方式不同

电子档案通过电子编码技术对电子文件进行归档，管理人员可以对文件进行进行更改与编辑，不会对原文件造成任何的破坏。同时，也可以对文件中的部分特殊信息进行更改与删除。然而，在居民身份证的工作经验中，我们发现电子档案这几方面的特点既可以给档案管理工作带来一定的便利之外，也一定程度上提高了档案资源的真实性维护工作，若要将电子档案与原始档案进行对比，所涉及到的工作量十分庞大并且复杂。因此，管理人员在对档案信息进行更改的过程中，需要重点认证数字信息与数字签名，对电子档案资料进行重点的保护，最大程度上提高电子档案资料的真实性与完整性。

2.3 电子档案和传统档案管理方式上的不同

当前我国的电子档案管理工作相比于传统档案管理工作来说，在编目与分类方式上有着十分明显的差异，相比于纸质文件，电子档案的特殊性十分突出，管理人员在收到文件的同时，需要为每一个文件设置一定特定的文件名称，根据文件名称进设置归档号并进行分类处理，依照上下级的关系给出文件号。

在归档的过程中，电子档案的主题词著录也相对来说比較方便，在良好的技术支持下，可以全方位、多角度地进行检索，能够使使用在对各种附件与文件的查找中体会到便利，同时档案资料信息管理人员在新技术的帮助下也可以进一步降低工作强度，提高档案管理工作的准确性与有效性。

3 结束语

在我国网络信息技术与计算机技术不断发展的过程中，档案管理工作在路径与方法上得到了进一步的完善与丰富，对于档案管理工作质量与效率的提升有着十分重要的促进作用。档案管理机构与管理工作人员需要对电子档案的归档与使用特点进行进一步的研究与分析，发挥出电子档案的使用优势。

参考文献

[1]方芳，李书锦，姚路明.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].科技情报开发与经济，2011，02：138-140.

[2]李晶群.电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].黑龙江科技信息，2016，30：204.

[3]乔芳.论电子档案与传统档案管理的共性与异性[J].湖北函授大学学报，2015，14：81-82.