高校图书馆期刊招标采购工作探讨

摘 要：论述高校图书馆期刊招标采购工作的重要性、现状及存在的问题，结合作者在实践中的思考，针对存在的问题提出建议及具体对策措施。

关键词：高校图书馆；期刊采购；招标采购

随着《中华人民共和国招标投标法》（2000年1月1日实施）、《中华人民共和国政府采购法》（2003年1月1日实施）的颁布实施，采购招标在国内被积极推广，高校图书馆文献资源采购也逐渐实行了招标采购方式。嘉应学院图书馆从2006年开始了图书资料的采购招标，期刊则是从2007年开始招标采购，在十年的实践摸索中，期刊资源采用招标采购的优势十分明显，但在实践中也发现了存在的问题，需要进一步规范招标过程中出现的问题，完善各项措施，使招标采购成为高校图书馆期刊采购的最佳方式。

1 高校图书馆期刊招标采购的重要性

高校图书馆期刊利用招标采购的优势是非常明显的。传统的期刊采购渠道一般是当地邮局，单一垄断的采购方式问题多多，价格垄断、服务方式落后等等，实行招标采购后，优越性尤显突出。

1.1 首先，期刊招标采购增加了透明度，避免了腐败环节，减少了职务犯罪

图书馆文献采购招标是在遵守国家法律法规的前提下，运用市场竞争机制择优选择供应商。如我校图书馆的期刊采购是在学校主管部门和纪检、监察部门的参与下进行的，期刊采购始终是在透明公开的环境中进行，这就确保了期刊采购公开、公正、合法，公平合法的竞争机制，从源头上遏制了采购过程中的不正之风，防止滋生各种腐败现象，避免了采访人员的职务犯罪。

1.2 期刊实行招标采购，降低了订购成本，提高了图书馆经费的利用率

招标采购的目的是为了规范市场，追求最大限度地降低采购成本。高校图书馆利用采购招标引入竞争机制，招标过程中至少要有三家以上供应商参与竞争，每个供应商都会依据公司运营情况定出投标价格，作出最大限度的让利，从而使图书馆的購书经费发挥最大效益。以嘉应学院期刊招标采购为例，近几年期刊供应商基本以76%—78%的报价中标。在2017年期刊采购中，一共码洋37万多，供应商以78%的折扣率中标，一年就节省了近8万元的购书经费，大大降低了期刊采购成本，节约的经费，以每本图书30元计算，可以多采购2600多册图书，极大地提高了购书经费的使用效益。

1.3 期刊招标采购工作的推进，供应商一整套的配套服务，提高了图书馆的工作效率

在推行图书期刊招标采购工作之前，图书馆的期刊采购商单一垄断，工作时效性长、效率低下。就以嘉应学院图书馆来说，招标采购实行之前，期刊采购一直由当地邮局垄断，邮局每天只将图书馆和学院其他部门订购的刊物混在一起送到学院收发室，再由收发室工作人员根据各部门订刊情况进行分发，而后由图书馆工作人员前往收发室取回图书馆所订期刊，不但浪费大量人力、物力，也延迟了新刊与读者见面的时间。实行招标采购之后，供应商根据图书馆的订单直接从出版社配置刊物，配置齐全后统一发货至图书馆并送刊到图书馆指定工作室，缩短了中间流通环节，节省了大量的人力、物力和流通时间，大大提高了工作效率，加快了新刊与读者见面的时间。

2 高校图书馆期刊实行招标采购，优势突出，具有重要的意义，但在几年的实践工作中，也暴露出存在的问题

2.1 招标程序复杂繁琐，浪费时间和人力

期刊采购招标程序复杂、周期长，花费大量人力和时间。期刊采购每年进行招标，每年都需要循规走一系列程序：立项、批准、提交采购需求、审核、发布招标公告、招标，走完这一系列程序，差不多需要二、三个月时间。以我馆为例，每年的五、六月份，图书馆就开始向学院提交期刊采购立项申请，经过校长办公会议通过，图书馆再根据下一年的订购要求向学院资产采购中心提交采购申请，同时必须经过学院审计处、监察处审核，最后才由采购中心发布招标公告，公告后至少两个星期，供应商才入场投标。繁琐的采购招标程序，往往到十一月才能最终确定供应商，耗费了图书馆采购人员大量的时间和精力，而且招标时间太长，很有可能错过了次年期刊订购的最后期限，容易造成一月份期刊的缺失。

2.2 招标过程中，专业人员缺乏，过多追求折扣率，影响期刊质量和配套服务质量

每年期刊招标过程中，图书馆会向采购商提出招标需求，要求供货商及时提供纸质和电子版的期刊总目录、提供相关采访编目数据、提供送货上门等配套服务。图书馆期刊采购招标小组一般由纪检、审计、监察、资产采购中心等部门人员组成，图书馆一般只有分管馆长一人参加，不利于选择最佳供货商。招标过程中，招标小组成员往往不重视参与招标采购工作的馆员意见，本着节约经费的原则，过多追求折扣率，忽视了供应商其他配套服务，影响后续采购中采访数据、编目数据及运送货的服务质量。比如我们学院在2007年招标时就出现了这种情况，由于当时经验不足，过多追求折扣率，对供应商的资质能力服务重视不够，结果中标商在中标后一年的工作中，问题多多，缺刊、送货不到位、延迟送货，用大量复印刊物充当缺刊，给图书馆的工作带来极坏的负面影响，严重影响了当年期刊的订购质量和服务质量。

3 针对期刊招标采购工作中的重要意义和存在问题，结合几年的实践工作，在今后的招标工作中，应该注意几个问题

3.1 学校和图书馆应当制定严格的招标文件，明确各项需求，严格按照文件中的用户需求选定中标公司

首先，作为期刊使用单位的图书馆，应当成立以馆长为组长，期刊部主任、采编人员组成采购小组，根据学校的要求，提出合理、合法的用户需求。用户需求要明确期刊采购的要求、期刊配送方式、需要提供的配套服务（如提供电子目录、编目数据）、缺刊查询，随刊清单等等。将完整准确的用户需求交给学校资产采购中心，根据这份需求制定出标书，必须明确规定投标公司的资质，详细列明期刊采购的各项需求和中标公司必须承担的义务，以及违约所需要承担的法律责任，制定评标规则。这样可以避免有些资质低劣的公司仅以低折扣率中标，影响采购质量。一旦某公司中标，要签定严格的合同。如我们学院每年的合同明确各自的权利、义务并向供货商收取一定的质保金，以保证期刊的供货质量、数量以及配套服务能顺利开展，有效防止具体工作实践中的纠纷，从而达到供货商和图书馆合作双方双赢的效益。

3.2 根据期刊的性质，针对每年招标耗费太多的人力和时间，可以适当延长招标年限

由于期刊不同于其他文献，具有一定的周期性、延续性。繁琐的招投标程序，从立项到招投标结束往往要三、四个月才能完成，而期刊每年至迟要在11月份之前订购，这样使得期刊采购人员每年都要花費大量时间忙于期刊招投标采购中，而且每年进行招投标，每年中标的公司就可能不同，在期刊订购的衔接上，年与年之间刊期的延续性多少会受到影响，也容易出现某些刊物缺刊的现象。另外，期刊采购人员每年都要重新熟悉新中标公司的各个工作流程，耗费太多的人力、物力、时间。根据几年来的实践体会，这些年期刊招标的折扣率基本维持在76%-78%之间，为了提高期刊采购、期刊部各个流程的工作效率，可以适当延长招标年限，期刊采购招标期限可以定为每2-3年招标一次。

3.3 增强法律意识，规范工作细则，加强纪检监督

招标采购将期刊文献的采购规范化、法制化，采购人员要严守国家法律，廉洁自律，严格遵循公开、公平、公正、合法的原则；规范图书馆采购业务程序，提高采购业务的透明度。学校纪检部门也要加大招投标采购工作的监督力度，确保招标工作的顺利进行，有效防止招标采购过程中腐败现象的发生，促进招标采购工作的高质量完成。

从嘉应学院图书馆十几年的实践来看，高校图书馆期刊采购招标模式是可行的，它为图书馆采购业务找到了经济有效的途径，有着传统采购模式不可比拟的优势，虽然仍存在着问题和不足，但随着高校图书馆文献采购招标制度的不断发展和完善，招标工作不断的规范化和科学化，必将使期刊采购招标在文献资源建设中发挥更大的作用，对图书馆事业的改革和发展起着积极的推动作用。

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作者简介

刘卫萍（1970-），女，广东省嘉应学院图书馆期刊部主任，馆员，研究方向为期刊及电子资源建设。