浅谈档案管理中纸质档案与电子档案应并存发展

段林帆

摘 要：随着计算机网络以及电子技术的不断发展，档案管理在逐渐实现电子化，和纸质档案相比，电子档案具有搜索效率高、存储空间小等优点，但是在稳定性以及固定性上不如纸质档案，因此为了最大程度的满足当今档案管理的需求，应该要让电子档案和纸质档案以并存的状态所存在，这对于档案管理有效性的保证极为重要。

关键词：档案管理；纸质档案；电子档案

1 前言

在目前档案管理模式中最常见的档案形式就是纸质档案和电子档案，两者各具特点。其所适用的场合也会有所差别，在当今的背景下，最有效的档案管理方式就是纸质档案和电子档案并存发展的形式，这能够最大程度的保证档案保存的完整性，而且可以提高档案的利用效率，因此相关部门必须加强对其的重视，让档案管理更加合理。

2 纸质档案和电子档案管理模式差异分析

纸质档案和电子档案都是最常见的档案管理模式，其在档案管理的过程中都发挥了极为重要的作用。从本质上而言，纸质档案和电子档案还是存在一定差异的，相关人员必须对这种差异性进行了解，这对于档案管理有效性的保证是极为重要的。

2.1 两种档案管理模式对保管环境的要求有所不同

和纸质档案相比电子档案对于保管环境的要求你以更加简单的状态所存在，一般只要空气湿度合理，尘土以及震动比较少就适合电子档案的储存。此外由于电子档案载体体积较小，一个硬盘基本就能够容纳海量的档案资料，这无疑会节省大量的存储空间[1]。受纸质档案管理资料载体性质的影响，在对纸质档案进行存储的过程中要注重存储环境的湿度、光照、通风等因素，而且管理人员还要定期对所存储的纸质档案进行晾晒，以防止纸质档案出现受潮现象的产生。此外纸质档案在管理过程中所存在的风险因素更加多，这在一定程度上增加了档案管理的难度[2]。

2.2 两种档案管理模式的查找效率有所差异

在查找效率上电子档案具有绝对的优势性，因此在纸质档案和电子档案并存的时期，绝大部分的管理员都更加喜欢用电子档案的搜索模式，从而疏忽了对纸质档案的搜索方法的掌握，这在一定程度上导致了纸质档案搜索效率低下现象的产生。但是现在我国许多档案资料还没能够实现完全的电子化，在某些事项的处理上还需要依靠纸质档案的支持，较低的纸质档案查找效率会对纸质档案的利用造成影响，因此相关人员必须加强对其的重视[3]。

2.3 两种档案管理模式对于管理人员素质要求有所差异

由于管理方式的不同，电子档案管理模式和纸质档案管理对于管理人员的素质要求是完全不同的。对于纸质档案的管理只需要档案管理人员具有踏实仔细的工作素质以及基本的档案管理知识就可以了，而电子档案对于管理人员除了上述工作素养有所要求外，也需要让档案管理人员具备基本的计算机知识，并且可以通过对计算机知识的应用对档案管理系统进行建立和使用，从而保证电子档案管理系统的顺利运转。

3 纸质档案和电子档案并行发展的建议

在当前这个社会背景下单纯的只实施电子档案或者纸质档案是不现实的，两者并行发展才更加适应于当前的档案管理状况，这对于档案管理质量以及档案管理效率的提升都有着极大的意义，下面就纸质档案和电子档案并发展的要点进行探讨。

3.1 加强纸质文件和电子文件之间“通道”的建立

要想最大程度的實现电子档案和纸质档案的双套保存，就必须建立起属于电子档案和纸质档案之间的通道，这种所谓的通道指的就是把电子档案和纸质档案分别以文本和影像的方式进行存储，并把这些文件都保存在一张光盘上，在基本的光盘录入完成后，通过对软件以及数据库索引的应用让两者以结合的状态所存在，从而实现自动管理和索引的进行。在利用两套管理系统对档案进行管理的过程中，两个系统处于分别操作、分别保管的状态，因此在两套系统中建立必要的通道是极为重要的，通道的建立和完善可以完成不同形式同一文件的找寻，从而最大程度的使得档案管理的有效性能够被保证[4]。

3.2 注重合理互通互联方式的合理性

一般情况下电子档案和纸质档案得管理对象都是以互通互联的状态所存在的，在进行档案管理的过程中，相关管理人员可以利用纸质档案对电子档案进行固定处理，从而使得电子档案易修改等问题得到解决，这对于电子档案法律效力的保证有着极为重要的意义。此外在对纸质档案进行电子化的过程中，管理人员要对其背景信息和数据进行整理并保存，从而能够达到通过对彼此信息或者索引的查询找到各自位置，这样能够相互以备份的状态所存在，这能够进一步确保档案管理的安全性[5]。

3.3 加强档案管理人员综合素质的提升

和单纯的档案管理模式有所不同，在对档案进行纸质档案和电子档案并行管理的期间，其对于管理人员综合素质的要求更加高，因此相关人员必须加强对其的重视，让管理人员的综合素质以及技能水准能够满足于相关需求，这对于电子档案和纸质档案并行管理的顺利推进极为重要。此外和其他岗位相比，档案管理者的工作相对较为枯燥和机械，而且机遇相对较少，这在一定程度上损害了员工工作的积极性。在当今办公自动化不断推进的背景下，档案管理工作也有一定的创新，因此相关部门要通过多种形式对档案管理人员的知识储备以及观念进行更新，要让档案管理人员具备基本的设备维修的能力，为档案管理工作的顺利进行创造条件[6]。

4 结束语

电子档案是社会不断发展的产物之一，和传统的纸质档案相比，电子档案所具有的优势性还是非常明显的，但是结合现代的社会背景，在进行档案进行管理的过程中要注重电子档案和纸质档案的并行发展，这对于档案管理有效性的保证是极为重要的。此外在档案管理的过程中要注重档案管理人员综合素质的提升，要让其能够熟练的掌握纸质档案和电子档案的技巧，为电子档案和纸质档案并行管理的实现创造条件。

参考文献

[1]胡爱阳.关于电子档案与纸质档案并存的思考[J].科教纵横，2016（4）.

[2]张建国.对电子档案与纸质档案在现阶段长期并存的思考[J].山东档案，2017（1）：321-322.

[3]王健.电子时代“双套制”的归档的新内涵[J].中国档案，2014（12）：85-89.

[4]王静.纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].黑龙江史志.2014（19）：542-543.

[5]陈子丹.近年来我国电子文件定义评述[J].档案，2017（5）：97-98.

[6]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，2013（12）：21-22.