城乡居民社会养老保险档案信息化管理存在问题及建议

童正花

摘 要：城乡居民基本养老保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受城乡居民基本养老保险待遇的重要依据。加强城乡居民基本养老保险档案信息化管理，确保业务档案资料的安全完整和有效利用，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件。“管理是手段，服务才是目的”，提升档案的利用价值，才能充分发挥档案的服务功能。要根据实际情况，采用多种形式，更好地为参保人提供服务，發挥档案在规范经办业务管理、主动服务社会大众方面的积极作用。

关键词：城乡居民；保险；信息化管理；问题建议

城乡居民基本养老保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受城乡居民基本养老保险待遇的重要依据，加强城乡居民基本养老保险业务档案信息化管理，确保业务档案资料的安全完整和有效利用，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件。盘龙区2011年7月被国务院批准为全国第三批新型农村和城镇居民社会养老保险试点县，截止目前，全区已有104351人参加城乡居民社会养老保险，其中享受城乡居民社会养老保险待遇的有28665人，待遇社会化发放率100%。盘龙区启动城乡居民社会养老保险试点工作以来，在努力抓好城乡居民参保扩面的同时，也注重做好参保人员社会保险业务档案的规范整理归档工作，所有参保、缴费、待遇领取、注销资料按照《社会保险业务档案管理规范》（GB/T31599-2015）标准进行分类、装订，建立了台账，进行了归档，城乡居民养老保险档案已全部规范化整理归档，并进行信息化管理。

2011年盘龙区推行城乡居民社会养老保险业务档案规范化管理，确定区、街道办事处、社区三级业务档案管理员，明确城乡居民社会养老保险档案信息收集、整理、建档和管理责任，按照社会保险业务档案管理规范标准完成档案整理，推进城乡居民社会养老保险业务档案信息化管理，将全区城乡居民社会养老保险纸质档案归类整理，录入电子档案管理系统。经过努力，2013年，盘龙区城乡居民社会养老保险局经盘龙区档案局检查考核，达到规范化要求，获得云南省档案局“党政机关社会团体档案工作规范化管理示范单位”称号。盘龙区城乡居民社会养老保险业务档案管理虽然取得了可喜成绩，但由于城乡居民养老保险起步较晚，城乡居民社会养老保险档案建设还不完善，随着工作实践的开展，发现了一些业务档案管理工作方面有待解决的困难和问题，主要表现在以下几方面。

一、档案资料收集整理不规范。随着城乡居民参保人数的逐渐增多以及城乡居民养老保险的全覆盖，迫切需要建立健全适合我区特点的养老保险档案管理制度，自城乡居民养老保险启动以来，全区各级居保经办机构都按照《社会保险业务档案管理规范》、《盘龙区城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》来管理档案，对城乡居民社会养老保险档案资料收集、管理等方面进行了明确要求，但是从目前来看，还是有很多参保、缴费、注销等资料填写不规范，姓名和身份信息等数据填写不准确，时有印章缺失、人为涂改等情况发生，导致档案资料完整性、客观性、准确性较差。

二、档案管理人员专业性不强。目前虽然在全区各街道已经确立了专兼职的档案收集、管理人员，也接受了档案收集、整理培训，但是档案工作人员的专业性有所欠缺，平时对档案管理人员开展的专业培训较少，经验交流的机会也不多，有些档案业务人员不熟悉档案基本常识，对有关档案工作了解很少。另外一方面，档案管理人员的知识水平和责任心参差不齐，出现知识水平高，工作经验丰富，责任心强的街道档案收集整理做得就比较好，例如联盟、龙泉等街道的档案就做得比较好；而知识水平低，工作经验差，责任心不强的街道档案收集整理的就差些。造成一卷档案反反复复整理多次及档案资料残缺、整理不规范等现象，这些都严重影响了档案的质量。

三、档案利用率不高。目前，盘龙区城乡居民社会养老保险档案管理系统已经在城乡居民养老保险管理局正式使用，参保人员可通过档案管理系统提取、查阅档案，在档案的利用中，业务档案信息化也仅仅只局限于查询，不能做到原文检索。但是各街道、各社区尚未建立城乡居民社会养老保险档案管理系统，先进的技术覆盖面较窄，在基层还不能很好的运用计算机辅助管理城乡居民社会养老保险档案，没有更好的发挥档案利用的价值。

为了提高城乡居民基本养老保险档案信息化管理的水平，也为其他的城乡居民社会养老保险机构提供参考，针对以上存在问题，特提出以下建议：

一、建立健全档案管理规章制度。城乡居民基本养老保险经办机构应建有符合档案保管“八防”要求的档案专用库房，建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保城乡居民基本养老保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。重点是加强档案的收集整理，合理界定文件材料归档范围，科学确定档案保存价值，准确划分档案保管期限，认真做好各类档案资料的归挡和整理工作，保证归档文件材料齐全、完整、准确。要重视电子文档的管理，相关电子文本实行脱机备份，本地和异地各保存1份，并与纸质档案建立有机联系，确保齐全完整和信息安全。

二、认真进行档案的分类管理。城乡居民基本养老保险业务档案分类应当按照城乡居民基本养老保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，一般采用“年度—业务环节”的方法对城乡居民基本养老保险业务材料进行分类、整理，及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。城乡居民基本养老保险业务档案业务环节分为五类：①管理类：个人在办理参保、信息变更、关系转移，经办机构在受理过程中形成的登记表单及证明材料，如参保登记表、变更登记表、转移申请表等；②征缴类：经办机构汇总保费收取、集体补助、财政补贴有关情况，以及个人补缴形成的表单等业务材料，如补缴申请表、缴费汇总表、集体补助汇总表等；③待遇类：待遇领取人在办理领取手续，以及经办机构在审核、支付待遇过程中形成的表单及相关业务材料，如待遇领取通知表、待遇核定表、待遇注销表等；④统计类：在进行业务统计时形成的各类表单等业务材料，如年度统计报表、统计数据分析报告、季度（月）统计报表等；⑤稽核类：机构监管形成的稽核、监察等材料，如稽核通知书、稽核报告等稽核材料、监察材料、内部控制材料等。一般来说，保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，城乡居民基本养老保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

三、提升基层人员的业务素质。提升基层工作人员档案管理水平是档案信息化管理的重要条件。全区现在已经基本实现城乡居民养老保险业务档案信息化管理，这对业务经办工作人员的业务素质提出了更高的要求，除了要有专业的业务知识外，还要熟练掌握计算机系统知识，并正确规范运用到档案管理工作中。可联合档案局积极组织基层档案管理人员进行档案业务培训，提高档案管理人员的专业理论知识和实际工作能力，并开展经验交流，提高档案管理水平，互相取长补短，开阔视野，总结经验教训，改进工作中的不足之处，提高工作的效率。

四、加强档案服务利用。搞好档案提供利用，让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。目前，我区已经实现了城乡居民养老保险业务档案信息化管理，可通过档案管理信息系统为参保人员查阅档案，提高档案的利用率。自2011年盘龙区启动城乡居民基本养老保险以来，档案利用已达329人次，主要为系统内身份证、姓名、地址录入系统错误，查阅档案可修改错误信息；其次是特殊人员身份查证，如有的参保人在参保时提供了残疾证明，残疾等级与残联提供不一致的，需查阅原始资料。

“管理是手段，服务才是目的”，提升档案的利用价值，才能充分发挥档案的服务功能。要根据实际情况，采用多种形式，更好地为参保人提供服务，发挥档案在规范经办业务管理、主动服务社会大众方面的积极作用。