电子文件档案管理存在的问题及对策分析

杨向丽

【摘要】电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，不可避免地面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁等，通过对电子文件档案的概念、特点分析电子文件档案管理中存在的一系列问题。

【关键词】电子文件；档案管理；问题；对策

随着全球化、信息化和网络化时代的到来，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生。档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，而因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁等诸多问题，因此，对电子文件档案的科学管理已成为新时期面临的急待解决的重要课题。

一、电子文件档案概述

国际档案界认识到计算机对档案的影响可以追溯到50多年前。1961年在伦敦举行的第九次国际档案圆桌会议上曾将数据自动化处理列入会议的议程；1968年，马德里国际档案大会呼吁，档案人员要准备迎接计算机时代的到来；1971年，第十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍弟埃强调，现在是确定档案部门应用计算机政策的时候。其专门术语的发展经历了机读文件、机读档案、电子文件等几个阶段，最近几年出现了“归档电子文件”“电子档案”的提法。

《美国联邦文件管理术语手册》对电子文件的解释是：“其存储形式是只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数字处理文件”。美国联邦管理法规中对电子文件的解释是：“电子文件包括数字的、图形的以及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”

2002年，国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文档定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”由此可见，电子文件（Electronic Records）是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

二、电子文件档案的特性

电子文件档案的特性与以往各种形态的文件、档案相比，电子文件档案具有以下主要特点：

（一）电子文件信息与载体的相分离性。电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而内容却不发生任何变化，信号形态也无任何变化。

（二）信息形态的数字化与非人工识读性。电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。在计算机内部，无论是传输还是运算、存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。对于这种经过复杂编码的信息人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的狀态，才能识读它。

（三）对设备的依赖性。电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件而具有生命力并发挥作用。从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统，既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。

（四）信息的可变性、不安全性。计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断被更新或补充，以反映最新的情况。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存，毫无痕迹。

三、电子文件档案管理面临的主要问题

在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作缺乏相关知识无法参与意见，使得档案电子文件从生成到归档存在着不少问题。要对电子文件档案进行科学管理，必须分析其面临的一些主要问题。

（一）电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改、复制或纂改都很难被识别。

（二）电子文件档案长久保管因难，信息难以维持永久地存取。电子文件的产生、传输和利用等都会受到硬件、软件与服务系统构成的技术系统和数字环境的制约。电子文件存储载体对环境要求较高且使用寿命较短。此外，这些存储载体对自然灾害、病毒入侵、黑客攻击、硬盘故障、电压不稳、误操作等造成的危害抵御能力不强，极易丢失电子文件的数据信息。因此出现长久保管困难。

（三）电子文件档案信息安全问题日益突出。随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转。电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。以办公自动化和网络作为生存基础的电子文件处于这样一种恶劣的网络环境之中，可以想象一个疏忽就可能导致灭顶之灾。接入互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。

四、电子文件档案管理问题的对策

（一）建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。在电子文件大量产生的今天，作为档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。

（二）档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计。对于电子文件与电子档案管理系统而言，它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别，它承担了电子文件与电子档案从接收、鉴定、保管、利用等全部工作，不仅要具有电子档案的管理功能，而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到了最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。

1.对电子文件档案实施备份制度。对电子文件档案的备份，是指使用存储媒介保存两份以上的电子档案。由于电子档案存在有不安全、不稳定的因素，比如电子档案被误删除，电子档案被计算机病毒感染，文档被破坏等等，那么电子档案的备份尤为必要。

2.保证用作处理和存储电子文档的计算机专用。用作处理和存储电子文档的计算机必须做到专人专用，这对电子档案的安全也有非常重要的作用：如果計算机用于上网等其它用途后，一方面不可避免要使用其它媒介信息，可能带入计算机病毒，感染电子文档；另一方面计算机的废文件就会增多，会误删有用的电子文档。

3.对重要的电子文件档案实行分布式双机备份。为保证需要处理和存储电子档案的计算机随时能正常工作，可以采用分布式双机备份，当工作计算机出现问题后，另一台备份机立即开始工作，使处理和存储电子档案的计算机不会发生崩溃，电子档案不会发生丢失，保证电子档案的安全。

（三）对电子文件法律效力问题的解决。加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是新时期档案工作遇到的新课题。只有不断地研究、探索，才能发现计算机操作系统的不足，及时改进技术措施，增加电子文件的安全性，才能使档案资源得到安全、可靠的保护。

电子档案是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是新时期档案工作遇到的新课题。不断地研究、探索这方面的工作，不但能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电子文件的安全性，使档案资源得到安全、可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确、快递地向社会提供有利的信息资源，促进经济建设的稳步发展。

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