浅析文书档案管理中存在的问题和对策

朱埕瑶

【摘要】能否在电子办公环境下实现文书档案管理工作的自动化、高效化、合理化是文书档案管理的主要研究对象。针对这些，文章首先分析了影响文书档案管理工作的因素，之后对文书档案管理存在的问题进行了深入探讨，并且针对性地提出了相应的改善方案。

【关键词】文书档案管理；安全；人员素质

随着现代通信技术和计算机网络技术的发展，以办公自动化、科技信息化为特征的文书档案管理模式应运而生，这种模式缩短了工作时长，有效提高了文书档案管理的效率。然而，在实际的电子办公环境下，文书档案管理工作仍然存在着一些问题，这些问题不同程度地影响着文书档案管理时代性和先进性的发挥。解决这些问题，对满足文书档案管理需求，提高文书档案管理水平具有关键作用。

一、文书档案管理的影响因素

随着科技的进步，文书档案的电子化应用不断深入。电子办公环境成为影响文书管理的主要因素。在电子办公环境下，文书档案管理要求通过办公自动化系统实现对文书档案的高效化管理；并且以U盘、网络云盘等方式对电子版文书档案进行保存，达到提升文档信息保存稳定性，实现与其他档案部门信息共享的目标。因此，计算机网络技术与信息技术的进步与完善对文书档案管理产生了直接影响。同时，相关单位的文书档案管理水平也成为影响文书档案管理的另一主要因素。

二、文书档案管理存在问题

（一）对档案安全问题不够重视。一方面，部分档案部门忽略网络安全问题，没有采取相应的防范措施，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记，导致档案信息遭到篡改。另一方面，人们无法通过电子档案的字体字号判断文书档案的原始性，由于电子档案没有印章和亲笔签名，信息的真实性也难以保障。再者，网络黑客对信息的窃取、病毒的入侵等因素使电脑瘫痪、信息丢失，非授权用户通过假冒侵犯他人合法权益等不利因素仍然存在。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

（二）对档案综合管理人员要求高。电子文件归档以及电子档案的管理对管理人员的技术和素质水平提出了更高的要求。管理人员既要储备传统的文档管理理论、原则、方法等知识，又应精通电子计算机技术和电子文档的管理方式。然而，由于文档管理发展时间较短，单位领导的重视度不高，岗前培训不到位等因素，档案管理工作人员的整体素质较差。在实际工作中，他们不能合理有效完成文书档案管理工作，进而导致文书档案管理经常出现纰漏，无法适应电子化进程的需要，电子化管理中出现了档案信息处理复合型人才奇缺的局面。

（三）未能做好与其他工作的衔接。在实际运行过程中，文书管理和档案管理作为两个独立的系统分块管理。由于沟通不到位，工作长度等因素，文书人员对档案管理意识淡薄，档案人员对文书工作也考虑不周。这就导致文书工作和档案工作之间不能良好衔接，存在脱节的情况，大大降低了文书档案管理的有效性和科学性。

三、文书档案管理改进措施

（一）信息化系统内，外网隔离。针对安全性问题，最有效的方法体现在技术层面上。对文档的传输采取信息化系统内外网物理隔离的方式，通过路由器和防火墙两层隔离带，有选择地放入一些地址进入信息化网络，同时，过滤进出网络的数据；管理文档信息的访问安全问题；检测和预警网络攻击。通过系统内外网隔离，从内部提高安全管理和权限分配，进而保障网络上传输的，系统中存储的，用户访问到的档案信息真实、完整和有效。同时，建立包括保障监督体系在内的科学管理制度，以配合系统内外网物理隔离，保证档案工作的保密性和安全性。

（二）加强权限管理，保护账户安全。档案安全不仅需要依靠物理技术，而且要建立科学、合理、完善的保管制度。用只读的形式将电子档案归档，对不同性质的档案设置权限管理，完善档案管理员的身份认证过程，禁止非法访问，防止原始文件的破坏。与此同时，加强对电子档案保存技术的更新处理，完善电子档案的记录系统，随时记录档案形成、管理和使用的情况，使之形成相应的文件搜索、查阅、修改等流程记录。通过对文档加密，操作记录生成等方式，加强权限管理，保护账户安全。

（三）加强对工作人员的培训。加强对工作人员的培训主要依靠两个方面实现。首先，加强现代硬件设施投入，不断改善硬件环境，充分利用现代网络相关的高科技手段，使得日常的档案文书工作处于现代化环境中，给工作人员创造一个良好的学习环境。其次，把培训与自学相结合。定期对文书档案工作人员进行专业的教育与技术培训；建立学习激励机制，把档案业务学习成绩划入业绩考核的范围，激发管理人员的学习积极性；同时加大档案部门间、区域间系统合作工作，升华工作人员的管理理念，提高工作人员的业务技能和整体素质。

（四）做好衔接工作。提高文书档案管理水平，做好文书与档案管理以及其他工作的衔接，既需要单位各个部门之间的协调和沟通，保证各种文件和档案资料收集渠道的畅通；又需要完善档案管理的质量与建设结构，形成高质量的文件档案。只有将二者結合起来，才能使原来被动的工作性质转变为主动的工作性质，进而保证文书档案的真实性和准确性，实现档案工作标准化和规范化，有效提升单位文书管理的质量，促进单位文书档案管理工作顺利开展。

四、结语

本文从提高文书档案的真实性和安全性、加强文书档案管理复合型人才的培养力度、促进文书档案管理工作的衔接程度三个方面进行了探讨，希望能为文书档案管理水平的提高找到更好的发展方式，为文书档案使用者提供更好的服务。

【参考文献】

[1]于凤珍.电子办公环境下文书档案的管理[J].办公室业务，2013（03）.

[2]张立娟.电子办公环境下的文书档案管理[J].黑龙江档案，2013（02）.