浅谈基层档案部门电子文件归档工作

王峰+高俊

近年来，随着各级机关单位办公自动化的广泛应用，各类电子文件大量涌现出来，如何把电子文件进行科学合理规范地归档保存，科学规范的管理，是个比较复杂而又现实问题。近些年，国家档案局、河北省档案局就档案工作科学化、规范化管理等，出台了一系列办法和规章，要求机关单位档案工作要尽快实现文档一体化、馆藏档案资源实现数字化。但是，作为市、县级基层机关单位对电子档案管理仍存在着不容忽视和迫切需要解决的实际问题。主要表现：对电子文件及电子文件归档认识不到位；对电子文件归档管理不规范；缺乏既懂档案管理又懂技术的档案人才等。以下是笔者结合多年从事档案工作实际，对基层档案部门电子文件归档工作的几点思考。

一、对电子文件归档含义与归档内容的理解

由于受传统观念的影响和现代电子技术知识匮乏的制约，我们对电子文件归档这项工作，许多人认识上还存在着误区，有的人把通过计算机等电子设备形成的信息记录笼统地称为电子文件。有的人误以为通过电脑将各种电子材料刻录成光盘、存储到硬盘就是电子文件归档整理了等等。其实，中共中央办公厅、国务院办公厅早于2009年下发《电子文件管理暂行办法》中指出电子文件是“机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。” 《电子文件管理指南》就提出电子文件由内容、结构、背景三要素构成。可见电子文件是电子化业务活动的产物，通过电子化业务活动产生的电子材料才是电子文件；其次，只有在业务活动中通过电子设备及其业务系统形成的材料才是电子文件，并非所有通过电脑产生的文件都是电子文件；再次，只有业务需要并且在业务活动中产生的计算机文件才可能是电子文件。而电子文件归档是把具有保存价值的电子文件进行整理使其系统化、规范化的系统工作过程，也是将具有保存价值的电子文件向管理系统的移交过程。因此，我们所说的电子文件的归档范围不应限于电子文件本身的归档，还应是电子文件形成、流转过程中形成的数据，与电子文件相关载体形式的文件。那么，电子文件归档工作不仅仅包括电子文件的创建、流转等控制环节，还包括电子文件的收集、登记、分类等环节。明确了电子文件及其归档范围，才能做好电子文件归档管理等工作。

二、电子文件管理与归档规范化

对电子文件归档问题，有关部门出台的规定原则性要求多，具有实际操作的技术方法较少。若想把电子文件归档管理工作做扎实，就必须根据国家有关规定，按照电子文件归档范围和保管期限，对具有保存价值的电子文件及时进行归档。在办理完毕后实时或定期对归档的电子文件应进行真实、完整、可用方面的鉴定。归档电子文件应当按照相关要求进行分类和整理。电子文件形成单位应配齐电子文件管理、利用的设施设备，做好利用服务工作。

在电子文件管理体系中，管理系统应该占据核心地位，电子文件管理系统是电子文件管理活动重要一环，是全程管理的根本保证。作为档案行政管理部门应及时下发具体管理方案，各相关部门应及时研究开发出规范标准、通用、可操作的电子文件归档管理软件，并能及时解决和处理电子文件归档工作的技术问题。首先，电子文件归档管理系统必须具备对电子文件登记、分类、处置、著录、存储与利用控制管理等功能。同时还能将电子文件分类方案、保管期限表、档号设置方案和编号规则，置于电子文件归档管理系统之中。电子文件归档管理系统还要保证电子文件在不能实现在线归档的情况下，能自动提示，进行人工归档或离线归档。同时电子文件归档要在保证通用功能的前提下，还要保留可扩展性，以保障基层档案部门的电子文件按时归档。

三、电子文件归档与管理关系

各级机关单位电子文件归档管理系統是确保实现文档一体化、馆室一体化和档案资源数字化的关键。一是通过电子文件归档管理系统与业务系统的有机衔接，实现文档管理一体化。承担并负责将其生成合格的电子文件交给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责采集电子文件并确保其真实、齐全、完整、可查、能用。只有通过电子文件管理系统与电子文件业务系统的正常对接，才能保证文档一体化的实现。二是通过电子文件管理系统与保管系统无缝对接，以实现档案馆、室档案信息一体化管理。由于电子文件长期保管系统不具备实体档案的档案数字化功能，为此，需要将电子文件归档由长期保管系统向数字档案馆管理系统的转移，从而达到档案馆、室信息系统一体化，实现各类信息资源共享。

四、培养造就复合型人才队伍

电子文件归档与管理是一项新的工作，也是一项比较专业和技术性强的工作，要求档案管理人员不仅要具有档案管理专业知识，还要具备比较熟练的计算机、网络和信息技术知识，目前基层档案员对计算机、网络等知识的运用和操作水平较低，直接影响了电子文件正常归档。这就要求各级档案行政管理部门除加强自身对电子文件归档和电子档案管理理论的研讨外，还要加强对本辖区所属机关单位档案工作人员的教育培训和业务指导，在提高档案员专业技能的前提下，不断加强计算机、网络等知识技能的培训，使其能熟练掌握和运用电子技术来实现电子文件科学归档管理，全面提高基层电子文件归档管理实际操作技能，做到熟练掌握并运用电子信息技术处理本单位所形成的电子文件分类、归档、编目、著录等项工作，使传统档案管理与现代电子技术实现有机结合，逐步打造出懂档案业务与电子信息技术知识的复合型档案人才队伍，进一步促进电子文件归档和电子档案管理实现新跨越。

（作者单位：丰宁满族自治县国有林场管理处 承德市档案局）