浅谈地名档案管理模式的继承与创新

蔺森

信息技术的快速发展及普遍应用，给传统的地名档案管理模式带来巨大冲击。如何跟上时代步伐，实现地名档案管理“精准、严谨、快捷、高效”的目标，成为业界必须积极探索实践的紧迫课题。在继承中创新，在创新中发展，把信息技术与传统优势有机接轨，走信息化、科学化、规范化的地名档案管理路径，无疑是一个正确选择。

一、信息技术催生地名档案管理模式向更高层次发展

信息技术不仅深刻改变着社会生产、生活方式，也深刻改变着地名档案管理模式。比较而言，传统地名档案管理模式弊端突显。因此，依托信息技术把地名档案管理模式推向更高层次是时代的必然。

（一）信息技术实现了地名档案管理方式手段“多措并举”。经济社会改革和发展，使得地名档案信息量呈几何式增加，对档案管理的方式手段提出了更高要求。传统档案管理虽然具有随意更改难度大、保留原始痕迹真、失密泄密范围小等优势，但也存在着人力成本高、核查速率低、监管时效慢等短板。利用“源控制技术、代密码技术、类模型技术、远程控技术、防火墙技术等信息技术，实现网络化、自动化、智能化管理，有效弥补地名档案传统管理模式的不足。

（二）信息技术实现了地名档案管理质量效益“多快好省”。传统档案管理大多以纸质材料为主，人工收集、分类、归档和处理为主，虽然具有一定可靠性、稳定性，但浪费精力多、运行节奏慢、人员压力大、质量效益低。利用大数据、云计算、数字化、数据库等信息技术，既可以增大档案信息容量，拓展包括图片、视频、声像等内容载体，又可以运用电子智能手段进行档案信息采集录入、甄别归类、自动编译、验证核实、储存维护、保密监管、提供服务等，增强地名档案管理的及时性、可靠性、有效性，极大地提高管理质量效益。

（三）信息技术实现了地名档案管理使用功能“多位一體”。地名档案传统管理模式存在单纯“为管而管”的情况，其使用功能的体现往往是“力不能及”。信息技术通过互联网、局域网、多媒体、自媒体、视频、语音等手段，可以全时段、跨区域、大批量、不受时空、地域限制提供远程利用服务，满足不同服务对象的不同需求，实现档案管理目的的拓展和功能发挥。

二、推进地名档案管理模式在继承中创新的基本对策

创新地名档案管理模式，要坚持统筹、设计、开发、实施和运用系统化，组织、程序、环节、责任和标准规范化，以及实用性、持续性、安全性相统一的原则，充分发挥信息技术优势，构建集网络、数字、自动、智能、模型于一体的富有信息时代特色的管理模式。

（一）打牢突出信息技术主导的地名档案管理基础。加强基础设施建设。购置配备服务器、交换机和传输加密设备、快速扫描仪、多功能一体机、UPS不间断电源、复印机、数码摄（照）相机、录音笔、硬盘、光盘库等基础设备，安装彩色摄像监控系统、红外探测防盗报警和自动灭火等装置，夯实针对信息技术特点的档案管理物质基础。建立档案信息中心、自动监控室、档案服务利用室等场所。

（二）明确体现信息技术优势的地名档案管理标准。实现档案目标全覆盖：从档案信息源头到末端使用，对所有档案目标形成全程全域全覆盖监控；实现档案使用智能化：节省人力劳动，压缩存储空间，减少操作环节，提高使用效率。运用信息技术将纸质文件、照片、图纸及视频录像等原始档案资料扫描、转化为电子数字资源，建立多媒体数据库等；实现档案服务多元化；扩大利用范围，减少层级阻力，畅通档案信息横向、纵向交流，以更好地体现档案“服务”功能；实现档案信息一体化：确保档案文档一体化、档案情报一体化、各门类档案馆一体化建设。

（三）打造精通信息技术运用的地名档案管理队伍。制定档案人才培养规划，重点对管理人才、技术人才、监督人才等不同类型人才的结构、分布、职能、数量等进行合理配置，把高层次人才和专业人才培养、选拔作为重点，明确指导思想、目标要求、工作程序、方法步骤和保障措施。通过系统的培养，使各层次的档案信息化专家、档案信息化骨干人才、档案信息化专业人才结构合理、分布均匀、作用明显。

（四）完善适应信息技术要求的地名档案管理机制。完善责任机制：发挥信息技术专业性、保密性、区位性强的优势，做到各级各层次、各个环节，分工明确，责任到人，并落实相关责任追究制度；完善监督机制：发挥信息技术可控性、溯源性、交互性强的特点，做到横向纵向、对内对外，所有环节都有监督；完善攻关机制：组建相关团队，发挥技术优长，围绕档案管理，开发系统软件、数据库，攻克档案管理难题，提供技术质量支持等；完善维护机制：针对档案管理信息技术综合性、复杂性、易损性强的特点，实行分门别类、定期与不定期的系统维护、器材维护、环境维护等。

三、创新地名档案管理模式对主客观条件提出的要求

地名档案管理模式的继承与创新，是一项复杂的系统工程，对思想观念和认识、总体设计和规划、力量投入和整合、规章制度和安全都提出了更高要求。需要在组织领导、队伍建设、法规制度、安全防范等方面适应要求，为创新地名档案管理模式提供坚实保证。

（一）创新地名档案管理模式的组织领导必须坚强有力。一是搞好顶层设计。制定出切合实际的总体规划和运行流程，明确具体实施步骤、方法举措，提供有序推进的宏观指导。二是抓好组织实施。从设计方案到论证、成果应用，层层把关，步步监控，把组织领导贯穿全过程。三是提供有力保障。给予相关政策规定、人力物力、器材场所、内外联系等支持，实施不间断的跟踪保障，随时解决遇到的实际问题，突显出保障工作对创新档案管理模式的助推作用。

（二）创新地名档案管理模式的能力素质必须全面过硬。一是信息知识和信息技术过硬。档案管理人员应该精通与档案管理和建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等，具有掌握和运用信息技术的基本技能。二是信息意识和信息道德坚固。档案管理人员应该从传统的思维模式中解脱出来，确立与信息技术发展相适应的思维方式，恪守档案职业道德的同时，更加恪守信息道德，为创新档案管理模式提供品行保证。三是素质结构和思想状态优良。档案管理人员应该对档案管理中应用新技术、新方法抱有极大热情，克服与己无关、知难而退等思想，积极投入创新档案管理模式的实践，精通档案管理信息设备和系统操作及维护，了解掌握前沿信息技术，具有自主开发信息产品的能力。

（三）创新地名档案管理模式的法规制度必须建立健全。一是落实国家层面的法规制度。如《2006-2020年国家信息化发展战略》《全国档案信息化建设实施纲要》《地名档案管理规定》等，是档案管理的法律依据。二是构建系统配套的法规制度。建立涵盖档案管理的领导分工负责、绩效奖励惩处等各项制度，赋予各级档案管理的相关职权，对人力物力协调、发展规划及标准等予以明确。三是抓好技术层面立规立制。用以规范档案管理的技术开发与应用，提供档案收、用、管等方面的制度遵循，并使档案建设的经费投入、系统研发、成果转化等各个层次都有法可依，依法而行。

（四）创新地名档案管理模式的安全保障必须成龙配套。一是强化安全防范意识。加强安全保密教育，学习掌握有关安全保密的政策规定和法规制度，不断强化按保密法规办事的自觉性。二是采取技术防范措施。严格限定查阅档案范围和权限，采取访问控制、身份识别、数据加密、查阅日志等技术手段和保密措施，防止档案信息不被非法窃取、阅读。三是落实安全防范责任。按照“业务谁主管、保密谁负责”的原则，把保密工作纳入档案管理的全过程，加强对档案信息利用活动的管理，严格执行权限控制和层级管理，对档案信息使用全过程实施监控，阻止无关人员对系统非法侵入和破坏，防止在利用过程中出现泄密和损伤信息等情况发生。四是坚持安全保密制度。对系统使用、应用软件、杀毒软件等信息产品的配备、安装、更新，必须经过权威部门的安全鉴定。建立电子文件的制作、使用、归档等环节科学规范的制度，定期进行安全性、有效性检查，保证档案信息的齐全完整、真实可靠。

（作者单位：河北省地名区划档案资料馆）