浅析信息技术时代下的事业单位档案管理工作

胡文娟

【摘 要】论文简要阐述了目前事业单位档案管理基本工作现状，分析了新时期信息技术对我国事业单位档案管理工作的冲击，并提出了实现事业单位档案管理高效运作的一些建议，为事业单位内部档案管理工作的发展提供有益参考。

【Abstract】The paper briefly expounds the current situation of the basic work of archives management in institutions， and analyzes the impact of information technology on archives management in institutions of China in the new period， and puts forward some suggestions to realize the efficient operation of archives management in institutions， so as to provide a useful reference for the development of internal archives management in institutions.

【关键词】信息技术；事业单位；档案管理

【Keywords】 information technology； institution； archives management

【中图分类号】G271；D630.1 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0025-02

1 引言

经济和科技的发展带动了互联网的进步，而互联网和信息技术不仅改变了人们的生活和工作方式，而且还促进了事业单位档案管理工作的发展。在管理档案过程中融入信息技術是一次大胆的尝试，特别是对于事业单位来说，这种尝试和改革颇具意义。一方面改革优化了档案管理工作，另一方面在使档案管理更加规范的同时提高了其管理效率[1]。然而，由于我国信息技术还有待提高，在管理过程中还存在各种各样的问题，因此，为了更好地解决这些问题，我们要深入了解信息技术在事业单位档案管理中的具体应用，这样才能制定出具体的方案，解决问题，从而推动事业单位档案管理的信息化进程。

2 目前事业单位档案管理工作现状

2.1 档案管理制度落后，缺乏现代化的管理制度

目前大部分事业单位的档案管理制度大多比较落后，没有落实信息化管理，例如有些事业单位历史悠久，但软硬件的设施都比较落后，橱柜破旧、库房简陋，防虫、防潮、防火的安全性不达标，缺乏电脑、扫描仪、打印机等现代化办公用品，随着时代的发展，科技的进步，以计算机为载体的网络技术已经广泛应用到各行各业，电子档案也应运而生，只用完善各项管理制度，才能对档案管理工作人员有所约束，保证档案管理制度落实到具体工作中。

2.2 管理人员意识薄弱，操作不规范

很长时间以来，事业单位的领导都不是很重视档案管理工作，具体管理档案的人员也就对档案管理工作重视度不高。另外，其他工作人员认为档案管理工作不足挂齿，档案管理工作仅仅是档案人员的工作，与自己无关。有些部门只是图自己方便，拒绝将档案资料递交给档案部门管理，导致档案资料的不完善、不完整，这些也影响了档案管理工作的顺利开展。

2.3 档案管理人员专业水平有待提高

档案管理人员存在的问题主要体现在以下几个方面，首先是工作人员缺乏档案专业和信息现代化知识，虽然事业单位的档案部门也会做一些管理人员的培训工作，但是由于人员流动性的特点，在档案管理岗位上还是缺少专业性的档案理论知识人员；其次，档案管理人员缺少该有的工作态度，档案管理工作是一项需要耐心、细心的工作，如果平时抱着应付态度进行工作，不及时更新档案，缺少责任意识，更不会与时俱进学习新知识技能去适应信息化时代要求。

3 信息化技术在事业单位档案管理中的作用

由于在事业单位档案管理中使用信息化的方式存在诸多好处，所以我们要对其意义进行深入了解。一是提升效率。信息化技术运用与档案管理工作可显著提高职员的办事效率，促进档案管理工作的有序高效进行。以人事档案管理为例，其在管理期间需顾及各方面的内容。二是查阅便捷。三是方便及时更新内容。四是方便使用。

4 信息技术时代对事业单位档案管理带来革新

如今，我们处在一个信息多样化的时代，每天会更新无数信息，冲击着当前的档案管理，具体表现形式包括电子文书、电子信件、电子资料、电子报表、电子图纸等等，与纸质文件的档案文件材料相比，信息技术在事业单位档案管理工作的应用具体表现为以下三方面：

4.1 档案管理由私人化走向公共化

以前，档案信息由用人单位和个人掌握，而现在，档案实行信息化管理，由于其共享性特点，档案信息逐步成为公共资源。

4.2 档案载体由纸质化进入信息化

过去档案是用纸张来记录，由于事业单位的档案存放都是需要很长的时间，缺陷非常明显，在档案管理过程中使用信息技术档案管理以后的特点显著，信息化技术档案的文件材料不再是以往的那种直观的纸质文件，需要借助计算机等电子设备才能阅读使用，并且通过计算机等设备可以对档案迅速处理和传递，最重要的一点就是信息化技术对档案保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存地方的面积要求不高。

4.3 管理模式由一般管理走向专业化管理

以往，对管理档案的工作人员要求并不高，通常经过简单培训就可以胜任工作，然而在档案管理中应用信息技术后，档案管理工作变得非常专业，并不是任何人都可以胜任的。工作人员处理档案信息时，必须要精湛的信息管理技术，只有不断适应更新速度较快的信息技术，才能更好的管理档案，使档案管理更加规范化和专业化。

5 信息技术视角下如何对档案进行有效管理

5.1 加强对于档案管理人员知识的培训，提高管理人员的信息技术知识储备

在管理层对于信息化管理的意识改善后，需要针对专业人员的综合水平进行提高，同时需要对于部门专门性较强的工作内容，应安排具备专业素养的人员操作，因为档案管理工作是非常专业的，对于他们来说，要想更好地工作，就必须要提高自身专业素质。要想提高其工作能力，首先就必须掌握更多的信息化技术，这就包括档案管理过程中的平台维护、档案采集、档案鉴定、档案归类等[2]。其次，还要不断学习，树立终生学习的观念，加强对于网络知识和技术的学习，开发利用相关软件服务档案管理工作。结合时代和单位的要求，不断更新自己的管理技术。

5.2 提高信息化管理档案的统筹性

对于目前的档案信息化管理需要建立全面的管理规范制度，对于档案信息化管理能够建立一个规范的流程，并且逐渐成为一个完整的操作系统，使得所有信息化管理发展成为固定模式。同时需要配备完善的技术水平和专业设备，自硬件上需要及时更新，保持档案信息化管理的正常运转，提高档案管理工作效率，在软件上也需及时更新，需要针对不同的事业单位及其特点，在软件上有所区别，更好适应不同事业单位档案管理工作要求。

5.3 制定完善的档案管理制度，提高对档案信息化管理的安全性

事业单位在实际档案管理過程中，还要充分结合本单位的情况和实际需要，这样才能制定出一套相对合适的管理制度，促进本单位档案管理工作的顺利进行，使信息化的档案管理制度更加完善。而且，要特别注意的是，在实际操作时，档案管理人员一定要按照流程来做，这样才能更加规范和统一，可以使得档案管理的效率大幅提高，工作质量也可以有所提升，确保事业单位的档案管理更加安全和完整。

同时，根据不同的档案所具备的重要性进行分级，并且利用信息技术对档案进行加密措施，确保档案资料能够不被窃取。档案信息化管理本身缺乏安全性后，可能使得事业单位拥有的档案数据被不法分子所利用，使得网络犯罪分子有机可乘。

6 结语

事业单位档案实行信息化管理，本身就是为了降低档案管理的成本，提高档案管理的工作效率，事业单位使用信息技术管理方式来管理档案，是顺应了时代发展的表现，而且还改革和创新了传统的档案管理方式。信息化的档案管理方式对管理人员提出了更高的要求，同时鉴于现有信息化建设依旧不全，管理措施存在各种问题，因此，要定期组织培训，提高事业单位的管理方式及意识，提高工作人员素质和专业技能，这样才能管理好档案，保证工作的按时且高效进行。

【参考文献】

【1】南秀. 信息技术在事业单位档案管理中的科学应用分析[J]. 卷宗， 2016（06）：41.

【2】韩立林. 浅议信息化背景下的事业单位档案管理[J]. 科研， 2017（03）：271.