现代企业办公室管理工作的优化与完善分析

谭淑云

【摘 要】针对现代企业办公室管理工作的优化与完善，论文从现代企业办公室管理工作的内涵入手，结合现代企业办公室管理工作的重要意义，对现代企业办公室管理工作存在的问题进行了分析，并提出了相应的优化与完善对策，希望能为提升我国企业办公室管理水平提供参考性建议。

【Abstract】According to the optimization and improvement of the modern enterprise management office， based on the connotation of the modern enterprise office management， and combining with the significance of modern enterprise office management， the problems existing in the modern enterprise office management were analyzed in this paper， and put forward the corresponding optimization and improvement measures， hoping to provide reference for improving the office management level of Chinese enterprises..

【關键词】现代企业；办公室管理；工作优化；完善措施

【Keywords】modern enterprise； office management； working optimization； improving measures

【中图分类号】F279.23 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0005-02

1 引言

办公室的有效运作，关乎企业的生存和发展。在新的经济形势下，企业要想获取有利的地位，必须强化办公室的管理工作，提高其工作效率。办公室工作包括工作计划制定、成本管理、经济预算、人力资源配置、内外沟通等，是保证企业顺利实现目标的过程中不可缺少的重要部分。为了使办公室管理具有组织性、控制性、计划性，上级主管部门要加强科学管理，做好监督工作，确保办公室枢纽作用、参谋作用的实现。

2 现代企业办公室管理工作内涵

企业办公室管理工作，也是现代企业管理中重要的组成部分。企业的办公室管理，实质上是指办公室的工作人员能够严格执行管理层的决策，解决企业内部行政工作，如制定计划、活动组织、人员控制等过程，保证企业各个环节的工作都有所保障，能够有序进行[1]。另外，现代企业办公室管理，还包括向其他部门和企业外部传递息息，使企业的各个部门达到信息互通，帮助其工作上的有效协调，为 企业计划和决策的实施提供保证。

3 现代企业办公室管理工作的重要意义

企业的长远发展，离不开日常中细节的管理，尤其是对于办公室工作的管理，能够在一定程度上外化为一个企业内部竞争实力。现代企业的竞争日益激烈，企业的任何决策，若没有得到良好的实施，很有可能造成不必要的损失。企业的决策由企业各个办公室来完成[2]，因此，加强现代企业办公室管理工作具有重要意义，其意义主要包括两方面，第一，办公室管理能够有效促进信息交流。办公室管理工作承担着信息传递的工作任务，是上下级之间沟通的媒介，有时还具有一定的参谋权利，给予上级一些建议，从而促进整体与局部之间的有效协调。第二，办公室管理具有一定的参与权利，能够提高管理者决策制定的准确性，并且高效地执行决策，促进企业问题的顺利解决。

4 现代企业办公室管理工作存在的问题

4.1 管理理念落后

现代企业办公室管理工作中存在的问题包括两方面。首先就是企业管理理念的落后。在当今社会经济稳步发展的情形下，现代企业的竞争压力也越来越大。要想追赶上社会经济的发展步伐，就要在企业经营管理的各个方面加以创新。而现在存在的问题是，大多数企业在面对管理时，无论是技术方面的引进，还是管理方式上的创新，都没有太大的改善，依然遵循传统的管理模式。同时，作为企业管理中重要的环节之一，企业办公室在管理上由于受到传统管理理念的影响，缺乏现代的新的管理理念，使办公室管理难以转变，更难以进一步提升办公室的管理质量和工作效率。

4.2 管理制度不完善

管理制度，对于企业的发展具有重要的影响意义。企业的发展必须以一个完善的制度为基础，只有这样，才能够有效地规范工作人员的行为，形成约束机制和环境，使办公室的工作人员有计划、有纪律的工作，从而提高办公室的做事效率。在当今社会快速发展的背景之下，现代企业管理存在着制度不完善的问题，许多制度设置并不合理，在这样的情况下，办公室的管理无章可循，阻碍了办公室业务的发展。

5 现代企业办公室管理工作的优化与完善对策

5.1 制定完善的办公室责任制度

完善的办公室责任制度的制定，首先要实现企业的定岗定制。企业需要认清办公室业务的枢纽地位。每个办公室的工作环节出现问题，都会影响全局工作。因此，办公室应当借鉴现代管理理念，把握好办公室的管理规律，根据办公室职责的不同，设置管理要求，使各个办公室能够定岗定责，有规章制度可循。另外，建立完善的办公室责任制度，将办公室的责任任务纳入到具体工作管理范围中，用明确的条文，帮助办公室建立和谐秩序的环境，促进办公室的工作人员团结共事，提高整体执行能力。

5.2 管理中融入现代管理理念

在现代办公室的管理工作中，许多企业会受到传统观念的影响，将压榨员工的时间和劳动为企业盈利发展的途径。这种管理理念无法激发办公室工作人员的工作热情，更无利于企业团队凝聚力的培养。因此，现代企业办公室的管理，需要融入现代办公室管理理念，管理者要积极地为员工营造融洽和谐的工作氛围，积极借鉴现代企业优化策略，实现办公室管理的优化。

5.3 创新办公室工作管理方式

创新办公室工作管理方式，也是优化与完善对策之一。当今社会是全球化的经济社会，为了在竞争中站稳市场，企业应当从基础管理出发，不断对办公室管理模式进行创新，对企业办公室的管理方式进行调整。另外，管理方式的创新性应当体现出以人为本的理念，提升员工的经济福利，以此丰富办公室员工的业余生活，促进办公室人员之间的交流沟通，提升整个企业的凝聚力。

5.4 采用柔性化方式進行管理

采用柔性化的管理方式，也是体现以人为本理念的管理方式。柔性化管理更加注重员工的心理需求，重视员工个人在企业中的重要作用，重视员工个人合理的职业规划。企业应当清楚地认识到，企业的发展离不开员工的努力，企业要为员工能力的发挥搭建平台，做到为员工服务，担忧员工所担忧的问题，使员工感受到企业的关怀。当然，关怀的同时不能够忘记制度化管理，避免员工产生惰性心理。

5.5 优化办公室工作设施与环境

优化办公室工作的设施与环境，不仅能够提高办公室员工工作的积极性，还能够在一定程度上规范工作人员的文明行为，提升工作人员综合素质。随着科学技术的不断发展，企业的办公室也需要进行一定的改善，这也是体现企业实力的一部分，有利于树立企业的良好形象。

5.6 充分利用企业的人力资源

在制定完善的规章制度的前提下，企业还需要使办公室员工自身提升责任意识。通过突破传统管理理念和模式，使员工转变对企业的看法，与企业整体的目标保持一致。企业要一如既往的遵循以人为本的理念，将现代企业管理方式，与企业经营艺术相结合。充分利用企业的人力资源，保证人力资源的稳定性，逐渐将企业的专项管理，转变为长期的战略目标。在企业的办公室部门中，管理人员是最重要的主体，要发挥出管理人员的积极作用。在企业的任何决策中，要听取办公室管理者的建议，鼓励其发挥监督和执行责任。

6 结语

企业办公室的管理，与企业的发展方向和目标息息相关。本文根据管理理念落后、管理制度不完善等现存的办公室管理问题，提出了现代企业办公室管理工作的几点优化与完善对策。第一，制定完善的办公室责任制度；第二，管理中融入现代管理理念；第三，创新办公室工作管理方式；第四，采用柔性化方式进行管理；第五，优化办公室工作设施与环境；第六，充分利用企业的人力资源。希望本文的研究，能为提升我国的企业办公室管理水平提供一份借鉴，发挥出办公室工作应有的作用和价值。

【参考文献】

【1】国家林业局森林资源管理司森林资源监督管理办公室2017年工作要点[J].林业资源管理，2017（01）：1-2.

【2】曹凯云，张雪莲.智慧破困局魄力除万难河北省畜禽屠宰监管工作迈入新征程——访河北省畜禽定点屠宰管理办公室主任陈东来[J].北方牧业，2017（05）：7-9.