论新形势下如何做好单位档案管理工作

何立新

摘 要：档案是对单位日常公务活动的真实记录。重视档案管理工作，对于规范公务管理，提高工作效率，具有非常重要的意义。本文就笔者实际工作任务，从档案管理工作的重要性入手，结合目前单位档案管理，浅谈如何做好档案管理工作。

关键词档案；管理；建议

引言：科学规范地进行档案管理，有利于提高我们日常工作的效率与质量，可以为我们的工作和决策提供更多参考和值得借鉴的信息，并为保障单位协调、高效运转发挥基础性作用。

一、档案管理工作的重要性

档案管理工作是单位管理工作的重要组成部分，在单位发展建设工作中发挥着不可替代的作用，也是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护、记录单位历史资料，还原真实面貌的一项重要依据，具有凭证、参考和借鉴作用。目前，我主要负责单位的文书与会计档案的归档、整理、利用、提供资料信息等档案管理工作。通常文书档案是对单位日常运行状况、党务及行政管理活动的完美体现，切实记录着单位发展史上的优秀成果。而会计档案是单位从事经济活动的重要资料和研究依据，是对单位财务活动的真实反映和原始记录，也是单位发展的重要借鉴资源之一。做好这两方面的档案管理工作，能够为单位高层管理人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提供准确依据，能够为研究本单位的业绩和科学发展提供第一手资料，科学分析，扬长避短，为制定单位未来发展方向、重大决策提供支持性的有力证据，并且为与各有关方面进行有益合作奠定了坚实的基础。

二、档案管理工作中存在的不足

（一）档案管理意识还较为淡薄

有些单位没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，存在“档案归档案，业务归业务”，互不联系的模糊认识，未能很好地开展档案管理工作。更有少数单位没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，未能投入足够的人力、物力、财力去进行管理，不加以立卷归档，使得档案对单位建设发展的基础性作用就很难体现，最终影响了档案价值的真正所在，使很多有开发利用价值的档案成为了被收藏的摆设，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。

（二）档案管理体制不健全

有的单位没有建立档案工作的规章制度，有的虽然建了规章制度，但制度不健全，且执行得不好；有的甚至没有设立档案室，更没有明确的专职档案人员；收发文件及借阅文档手续不健全，造成档案文件材料丢失现象时有发生。

（三）管理与服务还存在脱节现象

有的单位只注重文件档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与单位业务有关的资料的收集，影响了单位档案的系统性和完整性。有的单位由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象；部分工作人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。一些基层单位在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为单位战略发展、为单位管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。

（四）档案管理人员的服务意识、创新意识不够

目前，单位从事档案工作的管理人员多数为兼职，工作压力大，档案管理缺乏精细化管理。而大部分单位对档案的利用具有很大的随机性，这在某种程度上使档案管理人员的劳动得不到体现，导致对档案管理人员存在的价值无法充分认识，致使档案管理人员的地位长期以来得不到提升，从而档案管理人员的主动服务意识、创新意识不够。

三、新形势下做好单位档案工作的对策

做好档案管理工作，应增强单位档案意识，建立健全管理体制、完善档案基础设施设备等。传统的档案管理方式，很难适应不断改革深化的管理工作，档案管理引入多媒体文件，实现图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。

（一）加强宣传力度，增强单位档案意识

要使单位档案工作进入良性的发展，符合单位发展的需要。首先，要从宣传入手，档案管理部门要采取有效措施，通过墙面展板、内部通知等手段，加大对《档案法》和档案工作重要性的宣传力度。促进单位领导对档案工作的再认识，真正关心和支持档案工作，使单位工作人员能够了解档案基本知识，认识档案工作的重要性，提高档案管理者的档案意识。

（二）加强制度建设，构建完善的单位管理机制

首先，按《档案法》及相关法律规定制定出一整套档案管理制度，如：《档案管理工作规定》、《档案保密制度》、《档案管理人员岗位责任制》等，实现档案管理的制度化。其次，根据单位自身发展的需要，制定文书、会计等各类档案的归档范围、保管期限、档案立卷、整理、保管、保密、借阅、销毁、档案人员岗位责任制等19项相关制度，实现有法可依、有章可循，职责分明，为档案管理工作实现规范化、标准化和科学化奠定坚实的基础。同时，实行规章制度上墙公布，提高档案工作的透明度，提升档案工作质量和效率。

（三）完善档案基础设施设备

按照档案室标准要求，单位应该立足高起点，加大资金投入，全面完善档案基础设施建设。为提高档案现代化管理水平，应购置安装“万维数字化档案网上管理系统”，逐步将文件档案录入计算机，实现电子信息化管理，使档案资料的查找利用更加方便、快捷。

（四）推进档案管理升级达标

为提高案卷的质量，从狠抓基础业务建设着手，力求规范、统一、合理、科学。根据市档案局的要求和省局制定的各种立卷归档制度及分类编号方法，将历年的文书、会计档案进行整理归档，按其体系分类整理上架。按相关规范进行编目、编号、装订，做到分类科学、装订规范、排列有序、编目编号系统规范。

（五）强化培训，提高业务素质

一要选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，单位及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。二要强化档案业务培训。要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。三要组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进单位档案工作健康、平衡发展。

综上所述，档案管理工作对我国现代单位制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代化管理的现状，通过不断提高对档案管理工作重要性的认识，加快对档案人才的建设步伐，重视对规章制度的建设，完善对档案基础设施设备的维护，逐步适应档案管理工作的新形势，指导档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

参考文献：

[1]卜青平. 单位档案管理模式的探讨 [J].商場现代化，2009（5）.

[2]贾金国.浅议单位档案管理的现状及对策[J].理论研究，2010（10）.