探究事业单位文书档案的规范化管理

杨立

摘要：事业单位是我国重要的社会服务组织，对我国社会发展与进步具有重要的影响，事业单位的管理质量与水平会直接影响到社会服务效率，有鉴于此，本文首先对于现阶段事业单位文书档案管理情况进行简述，继而分析如何实现事业单位档案管理的规范化与系统化。

关键词：事业单位；文书档案；规范化管理

前言：

随着我国社会经济的不断革新与发展，我国经济社会已经逐渐进入到了转型时期，这一关键时期，无论是事业单位还是企业单位，都需要不断与时俱进，紧跟时代发展的脚步，正因如此，对事业单位进行档案的现代化、标准化、规范化管理就具有很大的现实意义了。

一、现阶段事业单位文书档案管理情况简述

（一）管理模式较为落后

我国事业单位的文书档案管理工作始终沿用传统的档案管理模式，没有进行纸质档案的数据化转变，也没有充分运用计算机网络技术与信息系统，这就使得文书档案管理工作效率低下，服务质量与水平较差，也无法满足经济社会日新月异的发展需要。许多事业单位由于成员结构年龄较大，普遍对于先进的信息技术存在抵制心理，始终延续原本的档案管理模式，这就失去了网络时代下档案管理工作的开放性，不利于文书档案管理的与时俱进及长远发展。

（二）管理人员素质问题

许多的事业单位文书档案管理人员没有经过专业的技术训练与知识培训，普遍存在着专业水平落后，职业素养低下等问题，也不具备更好的组织、协调与工作实践能力。这部分档案管理人员通常都是在其本职工作之外，兼职管理一下文书档案，其工作重心并没有放在档案管理方面，进行档案提取与存档时的工作效率无法保证，也容易导致工作失误，造成数据、信息与档案的缺失或损坏，为事业单位带来损失。

（三）文书档案分散管理

目前许多的事业单位文书档案管理工作都是按照不同单位、不同部门进行分别管理的。同时，由于文书档案的规模庞大，存储所需要的库房也要具备一定的空间，这就导致了许多单位的档案被分别存放在不同库房当中，同时为了保证档案在适宜的外部环境下长久保存，这些单位还在文书档案库中配备了温度与湿度调节设备，这就增加了文书档案保存的难度与成本。

二、事业單位文书档案规范化管理措施分析

（一）优化创新管理模式

事业单位需要充分意识到文书档案管理工作的重要性，设立专门的文书档案管理部门进行管理工作，并合理制定科学的文书档案管理办法与制度。事业单位需要就档案管理部门进行合理的组织架构设计，并合理规划人员安排，根据档案管理部门的工作内容与工作性质来分配岗位职责，并明确岗位责任；其次，事业单位需要不断加强文书档案的数字化转变，为档案信息管理平台提供数据支撑，继而实现档案信息的充分共享；最后，就档案管理制度而言，需要建立合理的档案分类整合制度，要求按照不同的类型对档案进行分类存储，并做好目录检索工作，以便于接下来的档案提取工作。例如，可以按照业务管理文件、合同管理文件、设备管理文件、费用管理文件、考核管理文件与制度管理文件等六大类型对档案文件进行分类，并按照种类、年限、时间、首字母等因素进行排列，便于信息检索，对于合同文件、招投标文件等重要文件，需要同时存档纸质档案与电子档案，以确保档案的真实性[1]。

就档案保管工作而言，可以对档案归档要求、归档时间、存档整理方式等内容加以标准化与规范化管理，并以制度的形式落实下来。例如，可以要求相关部门随时进行档案收集与管理工作，按照要求整理之后，向档案管理部门提交《档案移交明细》，一式两份并分别保存。要求档案管理部门每周一或周五进行一次档案统一整理与归档工作，按照档案的不同类型进行分别整理，在档案夹中命名为“档案目录”，进行排序与归档。

（二）提高管理人员素质

对档案管理部门进行职业素养教育，要求档案管理人员具有较高的职业操守与道德水平，要求档案管理人员能够认真负责地对待档案管理工作，尽量确保档案管理有效性与准确性。此外，就目前档案管理人员素质低下、专业性不强的问题，可以通过引进专业人才的方式进行弥补，或者选聘有经验、有文化的档案管理人才来对本单位档案管理部门进行专业培训，要求档案管理人员必须熟练掌握计算机办公软件、档案信息系统、云档案平台等先进技术，并能够充分胜任档案分类、整理、归档、管理、检索等方面的工作，在培训结束之后，对档案管理人员进行专业考核，要求淘汰考核不合格的管理人员，以此鞭策档案管理人员不断学习与提升。

对档案管理人员进行业务培训工作，可以考虑对员工进行全方位的档案管理业务培训，包含公文写作、文书档案管理、企业档案管理、电子档案管理、人力档案管理、科技档案管理、会计档案管理与档案信息化建设等业务相关内容，能够全面提升事业单位档案管理人员的专业水平。

（三）建立信息管理平台

要想实现文书档案的规范化管理，需要将档案信息进行电子化转换，建立文书档案的数据库与信息库，并在此基础上建立有效的档案管理系统与信息共享平台。档案管理系统需要具备数据信息录入与字段对应功能，要保证档案能够批量上传并导入，要明确档案的编号与立卷规则，并具备挂接与扫描附件的能力。同时，档案信息管理系统与共享平台，还需要具备在事业单位内部网络的范围内实现全面共享，但需要注意的是，为了保证档案安全与完整，需要对系统访问权限进行限制，要明确访问等级，或采用随机生成手机验证码的方式来进行加密，从而保证信息安全[2]。

结语：

现代化的事业单位要想实现文书档案管理的规范化与系统化，其首要工作就是转变档案管理理念，创新并优化档案管理模式，制定有效的管理制度与管理方法，同时，需要通过引进专业人才或加强部门培训的方式，来提高档案管理部门的专业素养与职业操守。此外，单位还需要建立档案信息管理平台，实现信息化管理与高效共享。

参考文献：

[1]李艳.如何推进事业单位档案的规范化管理[J].才智，2014，（33）：303.[2017-08-03].

[2]李丽芳.基于档案规范化管理的几点思考[J].城建档案，2017，（01）：74-75.[2017-08-03].endprint