浅谈事业单位档案规范化管理

郑晓春

摘要：随着社会的发展，档案管理也逐渐成为事业单位日常运作中的重要内容。因此，保持档案规范化管理具有深远意义。本文以事业单位档案管理规范化内容作为出发点，分析了档案管理方法，希望可以为事业单位未来的健康发展提供一些参考意见。

关键词：事业单位；档案管理；规范化

引言

随着社会的进步与发展，事业单位中的文件量也在逐渐的累积，如何做好文件的管理工作是事业单位开展工作的重要保障。同时，加强档案管理的规范化可以促进事业单位工作效率的提升，对于提高单位业绩有着极大的帮助。

一、事业单位档案管理规范化的内容

（一）档案收集工作的规范化

档案收集是档案管理中的首要环节，会直接影响到档案管理的整体质量。一旦出现不达标的问题，将会对后续档案的整理、鉴定等都有一定的阻碍。因此，为保证档案收集工作的规范化，在资料收集之前，各个部门之间的工作人员需要取得及时的联系，确认好需要整理的内容和步骤，然后交由专门的部门进行整理，并将资料档案进行集中保存与管理。

（二）档案整理工作的规范化

档案管理工作主要涉及到对资料的分类、组合以及编制等环节，这也是档案开发工作中的重要组成部分。如果没有做好有序的整理，档案中的内容将无法准确被使用，导致档案的利用率无法达到预期的效果。因此，在档案管理的规范化操作中，需要确保材料收集的完整性，并进行系统的整合。

（三）档案鉴定工作的规范化

档案资料具有一定的实用价值和存放时限。如果档案资料已经没有实用价值或者存放时间超期，则需要做好及时的销毁工作。特别是在当前高速发展的社会下，事业单位的档案资料规模在不断的扩大，因此档案鉴定的工作显得更加的重要，如果无法做到及时的处理，将直接影响事业单位运行效率。因此，相关的工作人员需要做好单位资料的鉴定工作，确认其是否对本单位有实用价值。

（四）档案保管工作的规范化

在筛选好有用的资料之后，档案的保管工作将会直接影响到档案的管理水平。档案的使用寿命在一定程度决定其保管的质量。因此，在实际管理过程中，需要加强与其他部门之间的联系，注意细节上的处理，比如在档案使用和交接过程中注意保护档案的完整性。

二、事业单位档案管理规范化的措施

（一）健全档案管理制度

在档案管理规章制度方面，将“三合一制度”纳入到档案分类活动中，并建立档案管理工作基本框架。无论是在档案资料的收集、整理过程中，还是在编制过程中，都需要确保其完整性。在档案管理中，应建立严格的监督机制，确保档案资料管理工作能够有序进行，从而提高档案管理的整体质量。为使档案管理制度更加的规范化，在新形势的发展背景下，对于存在弊端的条款做好及时的改革工作，并将其管理制度纳入到现代化的建设环节中，加强档案工作的执行力度，以此形成全面的约束机制。

（二）注重档案管理的保密工作

在日常培训中，事业单位需要做好员工法制观念的培养，加强保密意识的训练。单位中的档案资料是无法进行复制或者抄录的，而是需要循序严格的“出借”流程，不应在公共场合中交流档案资料内容，未经允许不应将档案资料带离阅览室。另外，文件的销毁也是档案管理中重要的部分，需要做好及时处理，避免文件内容泄露。档案的保密工作是管理中的关键环节，一旦出现问题，很有可能会威胁到国家的稳定。

（三）提高档案管理人员素质

事业单位工作人员的综合素质与道德水平也是影响档案管理工作的因素，同时是树立工作人员事业心、责任心的基础。因此，在实际的操作中，一定要对此形成足够的重视，加强对管理人员的素质培养工作。具体而言，主要可以从以下几个方面进行。

第一，在档案管理过程中，工作人员需要保持严谨的工作作风，确保有始有终，不能半途而废。

第二，无论是在单位内部还是在其他场合，都不能泄露相关秘密，不能有工作上的懈怠。

第三，保持积极向上的工作状态。这是提高档案管理效率的重要前提，也是保证工作有效落实的基础。为提高员工的专业素养，事业单位应定期开展培训、讲座等实践活动，提高员工的专业技能，让他们把学习的知识运用到工作实践中去。另外，通过组建专业知识或者技能竞赛的形式给员工创造竞争的机会，鼓励员工参与到专业知识的学习中来，定期的开展相应的活动帮助他们反复记忆，有利于提高档案管理的专业水平。当前经济高速发展的态势下，优秀的人才是各个领域进步的源动力，因此，培养管理人员的专业素质，对于开展档案管理工作将会有极大的帮助。

（四）提高档案管理的信息化水平

隨着技术的更迭与进步，信息化趋势已经成为各个领域发展的重要方向。而在档案管理领域中，信息技术的应用也取得了极为瞩目的效果。采用科学的管理模式，将其充分应用到档案管理的各个环节中，有利于提供档案的管理效率，并提高管理综合水平。比如在收集档案资料时，通过相关的计算机软件以及系统编写的程序，将资料转变为文字、影音等形式。然后利用信息数据的形式进行整理，存储到相应的数据库中。这样不仅可以做到有序的管理，还能通过云服务平台实现资源共享。当数据被采集之后，用户只需要在系统中进行检索，便可以找到自己所需要的资料，大大减少了寻找资料的时间。除此之外，为加强电子档案资料的保密性，利用防火墙技术来保护系统内容，防止出现档案内容被泄露的现象。为满足单位发展需求，通过相应的平台公布相关信息，运用信息化技术来提高资料的普及率和使用率。档案管理的信息化是当前单位现代化建设中的必然环节，将信息技术合理地应用到档案管理环节中，是提高档案管理水平的有效手段。

结语

提高档案管理水平，树立以人为本的服务意识，是促使事业单位发展的有力保障，也是推进社会主义现代化建设的重要内容。档案管理的工作涉及到较多的环节，随着资料规模的逐渐加大，对于事业单位来说是一项巨大的挑战。为适应时代潮流的变化，加强事业单位管理的规范化水平是当前迫切需要解决的课题。现代化的档案管理制度在实践过程中还存在着诸多问题，需要进一步的改善和优化，并大胆创新推动档案管理的规范化发展。

参考文献

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