关于提高企业办公室工作效率的几点思考

王宗香

摘要：企业办公室属于企业行政业务管理的主要组成部分，加强企业办公室管理方式，提高办公效率对企业的发展有着重要的作用，本文对企业办公室日常工作中存在的问题进行了分析，并提出了几点思考，供借鉴。

关键词：企业；办公室；工作效率

办公室是企业开展日常管理的重要机构，当前不少企业办公室管理上有着较多的不足，致使企业办公室的工作效率低下，严重制约了企业的后续发展。本文基于企业办公室的职能与其中存在的问题，对提高企业办公室工作效率的措施做出了探讨。

一、企业办公室的职能

（一）企业办公室属于企业行政办公处理机构，企业办公室主要以处理企业日常行政事务为主，负责将企业领导层的决策传达给下属部门及全体员工，并将基层人员的信息与事务反馈给企业管理层，其功能具有承上启下、上传下达等特性，企业办公室日常需要面临较多较杂的信息内容，为了保证信息传达的正确，因此，将企业信息作分类处理也是其工作的一部分。由于企业办公室是联系起上下级之间的桥梁，与基层员工接触较多，还需对基层员工日常的工作进行监管，及时解决其工作问题，保证企业日常事务的顺利开展。

（二）企业办公室承担着减轻企业领导工作负担的职能。企业办公室在企业各级人员中发挥着重要的信息传递作用，基础的行政事务工作量较大，工作内容较丰富，若只由企业领导层将其解决，必然会增加企业领导层的工作负担，给企业领导造成一定的工作压力。企业办公室在其中可起到中和作用，缓解了部分企业领导层的工作压力，使基层与上级领导层的信息能够得到传送，企业内部信息主要依赖企业办公室，采集基层建议和想法传递给企业领导层，便于企业领导层做出正确的决策。

二、现阶段企业办公室日常工作中存在的问题

办公室工作效率的高低离不开管理层的能力和素质，现阶段极大多数企业相关负责人学历较高，具有一定的专业技能，但在实际的工作中，仍存在不同程度的问题，例如缺乏责任感、素质水平有待加强等。

当前企业办公室日常工作比较繁重，处理信息量过大，相应的工作压力日益增加，企业职员流动性高，企业办公室为上下级传递信息，为了保证传递信息的正确性与条理性，对各类信息作出分类，需要花费大量的精力。一旦工作事务没有妥善处理，就会受到领导的责备与职员的不理解，加重相关工作人员的心理负担，致使部分办公室工作者积极性不高。企业办公室人员流动性高是造成企业办公室的工作效率下降的主要原因之一，企业需要再招新人，使其在熟悉企业文化制度及其相关制度后才能顺利的开展日常工作，人员流动程度与办公室时间成本成正比。企业办公室事务处理与企业管理机制不适应，致使办公室工作效率低下，企业管理机制包括人员、工资、福利、企业文化等，这些事宜属于企业日常行政事务的一部分，在实际的企业办公室人员处理工作的过程中，企业办公室日常工作参照管理制度，往往会发现其处理工作的方式与管理制度相矛盾的情况。

三、提高企业办公室工作效率的几点措施

（一）加强企业办公室制度建设

建立健全的企业办公室制度，有利于提高办公室工作效率，使其处理企业日常事务更加规范化、制度化、合理化，同时健全的企业办公室制度也是新时期企业发展的要求，具有一定的时代意义。企业办公室与企业基层人员、领导层关系密切，企业决策极大程度依赖于企业办公室，因此，企业办公室要充分认识自身对企业的价值，做好调查、研究工作，以便为企业领导提供更优质的服务，发挥出企业参谋者的作用，以调查、研究工作为中心，根据企业近期内的发展计划制定相应的调研计划。企业办公室具有一定的监督职能，根据上级部门安排的工作与考勤等严格执行监督查办，使各项工作均通过布置、检查、落实、考核这四个流程得以实施。新时期下的企业办公室工作区别于传统的办公室工作，转变传统的工作观念与工作作风，提高服务意识与服务质量，建立良好的企业办公室形象，做好内部工作、外部工作，减少手里挤压的各项事宜，降低或规避差错性行政事务的发生，对每位职员、来访者保持最高的热情，维护企业领导层的良好形象。严格执行职员签到、请假、销假等制度，企业办公室任何的工作人员不得擅离工作岗位，直至领导批准之后才可离开工作岗位，视员工考勤为评优、考核、晋职晋级的参考依据，对其迟到、早退、旷工等不规范的行为制定相应的处罚机制。

（二）实施网上办公室工程

随着互联网与科技的不断发展，企业办公室应建立起完善的网上办公平台，其工作方法与工作手段也应做出与时俱进的转变，在保证工作效率、工作质量的基础上，使企业全体职员的信息意识得到提高，促进了企业人员的信息化素质。网络办公平台主要是建立企业内部网站，凡企业办公室职员均可获得独属的网络办公室，拥有独立的账号、密码，可自行登录企业内部网站。网络办公平台中涉及日常办公、考勤管理、事务提醒、审批、系统维护等功能，以模块的形式显示在企业内部网界面上，日常办公模块包含企业办公室人员日常的工作内容，如接收公文、处理公文、制定工作计划、发送报表、查阅、收发邮件、检查监督等，审批模块指办公室人员可利用内部网，直接与上级建立联系，处理申请、批示等事项，保证审批工作的程序化、透明化，办公室工作效率得到大幅提高，节省大量的办公成本。事务提醒是指办公室人员可利用实时监控，提醒亟待完成的工作、通知、邮件等，提高工作效率，减少工作疏忽与遗漏。考勤管理模块有利于将日常考勤工作，变得网络化、信息化，个人网络办公室中还设有办公助理，为办公室人员提供更多个性化服务，如万年历、内部通讯录、网络会议、投票、检查、考核等功能，利用监控系统可实时监测每位职工工作，对工作处理不善、工作不规范、未完成的任务、未处理事项等，由网络系统自动对其作出處理，保证办公室工作的规范性、客观性、透明性。

（三）严格督查考核

企业应建立完善的监督、考核制度，由企业办公室责任者管理，使各人都能按照管理规定完成工作，严格监管办公室内部人员，保证任一日常事务在规定要求内进行。由企业成立监督小组，随机抽查企业办公室工作纪律，也可采取专人访查的形式，鼓励公众监督与举报企业办公室违规行为，并根据相关规定对当事人作出处理，若发现办公室责任人知情不报，姑息下属人员违规违纪行为，经调查属实，依据党廉建设责任与相关规定对其作出处理。

四、结语

企业办公室工作有着范围广、工作量大、工作繁杂等鲜明的特点，不少企业办公室工作人员素质水平相对较低，其管理工作存在较多的漏洞，只有加强企业办公室工作管理，提高效率，才能更好的为企业发展服务。