浅谈档案管理模式创新

文/廖晓娟，荆州职业技术学院

浅谈档案管理模式创新

文/廖晓娟，荆州职业技术学院

本文就档案管理模式创新论题，阐述了档案的内涵；指出了现行档案管理存在的问题；论述了档案管理模式创新对策。

档案管理；模式；创新对策

档案工作转型，首先需要档案工作者观念转型、思维创新。解放思想，进行档案工作的经验总结与前瞻性思考是档案工作思维创新的基本方式。档案部门必须根据时代和实践对于档案工作的需求，不断深化对新时期档案工作的以识，把握档案工作的未来发展方向，敢于突破前人、超越自我，提出档案工作在社会转型期的新理论、新体制、新技术、新方法、新服务，培养新型档案人才，完成主动转型，才能更好地实现档案的社会功能。

档案对于任何个人以及单位组织而言,是记录其参加社会活动所产生的原始文件资料。因此,强化档案管理工作,是当前社会环境下的要求。所以必须使用全新的管理方法和措施,从实际情况出发,改变服务模式,以期能够更好的符合个人以及机关单位对档案管理工作的迫切要求。

1 档案内涵概述

档案是国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其它各种方式和载体的历史记录。简单地说，档案是原始的历史记录。档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中积累而的。档案是以独立从事活动的机关、团体、部队、企事业等单位而形成的；在一个机关里，档案又往往以内部机构为单位有秩序地形成以至不断积累的；档案是法人和自然人在其自身活动中形成的，能证明其是法律或事务的各种文件材料。档案的形成主体应该是社会中的个人和组织。人的档案行为是人与自然界其他生物相区别的一个重要标志，它是人类脱离完全野蛮状态而发展起来的特征，是人类文明的表现，也是人的社会化的一个重要标志。

2 现行档案管理存在的问题

2.1 对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这已无法适应现在的管理需求。

2.2 档案管理人员缺乏较高的专业素质。档案工作质量好坏关键在档案管理人员的素质，档案管理人员不但要有强烈的责任心，还要有很高的业务素质，并且还要有科学严谨的态度和踏实肯干的精神。然而当前档案管理人员的综合素质还很欠缺，在文化程度、专业素质、业务水平上存在着很大的差距，跟不上时代发展的步伐，无法适应新形势发展的要求。如果一个单位想要提高档案的管理水平，放在第一位的必须是提高管理人员的素质。

2.3 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

3 档案管理模式创新对策

3.1 健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3.2 加强文件管理的严密性，创新质量监督体系。档案资料具有多种用途。档案资料也同样受管理机制的制约。档案查阅需要权限，所以，档案的管理严密性是档案管理的核心原则。一个单位的档案涉及的内容很多，包括员工信息、业务信息、制度信息、发展计划等多种内容。档案的严密性决定在创新过程中，要更加完善档案的秘密等级管理。在档案的保留、收文、数据处理等方面建立层级制的审批环节。任务人借阅档案都要有合理的事由并且形成规范的报告，报告经过相关领导的审查后，方可查阅。同时，建立质量监督体系。质量监督是指对档案的文本质量和数据质量以及涉及客观因素的各个环节，实行实时监督。通过监督，档案管理可以随时进行更新和调整。

3.3 人才是档案工作创新的核心。目前，档案界的创新人才培养状况不容乐观，一方面还没有形成培养档案创新人才的规模，另一方面为数不多的档案创新人才正在不断流失。因此，要建立一整套对于创新人才的评价体系和激励机制，为他们设计好档案工作创新的人生道路，树立一个能够体现人生价值并为之奋斗的目标。对那些勇于开拓创新的优秀人才要在政策、资源上给予重点支持，承认创新人才的价值，建立相应的创新人才激励机制；发挥管理部门的引导作用，鼓励工作过程中涌现出来的新理论、新方法、新点子，保护工作中的不同意见。

3.4 建立“档案数据管理中心”。档案部门与本单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在部门档案馆(室)，是信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，提高档案利用效率。

档案管理在遵循原有管理方式的基础上，新的方法和新的管理可以增强档案管理的有效性，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。