浅谈企业人事档案规范化管理的认识

佟鑫

[摘 要]随着我国社会经济的发展，对人才需求的增加，加强人事档案的规范化管理应该成为目前人事档案部门的首要任务。人事档案部门应该紧跟我国现代化的发展进程，通过先进的管理手段、健全的管理机制，以及对管理人员的素质培养来全面提升人事档案的质量，规范档案管理中的各种行为，使人事档案能够真正满足人力资源管理对人才信息的需求。

[关键词]人事档案；规范化管理；建议

人事档案是了解人才信息资料的重要渠道，其中包括了每个人的成长经历、学历情况、工作表现等人生中所有的重要事项，对用人单位选择所用人才具有十分重要的意义。因此，对人事档案做好规范化管理非常必要。随着我国社会发展，人事档案的管理也应该进行一定的改进，使其满足经济发展的需要，但是我国档案管理中却存在了较多的问题。本文根据笔者多年的研究经验，针对企业的人事档案规范化管理进行详细的阐述。

一、目前我国企业人事档案管理中存在的问题

（―）企业忽视了人事档案管理的重要性

目前，人事档案管理工作被轻视的现象在众多的企业中普遍的存在，很大一部分的单位领导认为人事档案管理工作只是附属性质的工作，而不是单位主要工作任务，只要保证人事档案安全的储存于档案中心，不会被窃取和盗用，必要时可以査阅到所需信息就可以。同时，进行人事档案管理的工作人员对档案管理工作也没有给予高度的重视，他们只是做一些收集、整理、装订、保管等最为基础的工作，没有真正认识到档案管理的意义所在，从而导致目前企业的人事档案质量严重不达标。

（二）人事档案管理的管理思想、管理手段落后

随着现代化的发展，人事档案管理的理念和手段都有了较大的改进，但是，在我国企业的实际人事档案管理工作中所采用的管理思想和管理模式却仍然较为传统，不符合现代化的要求。首先，从管理方法上看，许多企业还在运用手工操作的模式，使得工作量较大的同时，出错率也较髙，尽管有一部分的单位使用了计算机管理，其进行的也只是简单的目录管理，对实际的效率提升并无大用。其次，从档案内容上看，所收集的信息依旧是传统陈旧的那一些，例如个人简介、家庭情况、社会关系等，而现代社会所重视的信用状况、道德水平、所学技能等内容却毫无涉及，从而根本无法全面判断一个人的综合素质。

（三）人事档案部门的人员专业素质较低

由于现代社会的不断进步，相应的，对人事档案管理工作人员的专业素质水平也应该提出更高的要求，以满足社会发展的需求。但是，企业的人事档案部门中，兼职人员占据很大比例，甚至还有一些是退休人员，他们不熟悉进行人事档案管理的科学手段，对档案管理也没有全面、专业的认知，因此，很难做好人事档案的管理工作，不能保证档案的质量，同时也阻碍了人事档案规范化管理的进程。

（四）人事档案管理的管理体制不完善

人事档案管理不仅仅是一项简单的归纳整理工作，而是具有很多流程的系统性工作，因而需要有完善的人事档案管理制度做支撑。然而，在我国大多的企业中，并没有建立健全的人事档案管理体制，即使一些建立的制度中也存在了较多的漏洞。正是由于制度的缺失，使得人事档案管理工作较为混乱，工作人员也相对比较散漫，不注重档案信息的有效性和完整性，类似于收集不及时、记录不准确、保管不科学等不利于档案管理的行为十分普遍。

二、关于加强我国企业人事档案规范化管理的建议

（一）更新人事档案管理的理念，引入先进的管理手段

为促进企业人事档案的规范化管理，我们应该积极地去学习先进的档案管理理念，对其有一个全面的认知，给予高度的重视，并将一些现代化的管理手段应用到实际工作中，丰富和规范档案内容，根据现代社会的需求去收集人事信息，按照相关规定的要求进行分类整理，保证档案的真实性、准确性。

（二）建立健全的人事档案管理体制

由于档案管理包含了较多的工作流程，他们大多会分由不同的人员进行，因而通过完善的管理体制对人员行为、工作内容进行规范十分重要。在管理体制中，应该包括以下几项基本内容：人事档案管理流程的详细规定，人员行为规范，明确的奖惩机制，工作考核制度以及工作人员选聘机制等。

（三）加强对人事档案管理工作人员的素质培养

工作人员的专业素质直接决定了人事档案管理的工作质量， 要进行人事档案规范化管理，必须提升档案管理人员的素质水平，具体可以通过严格的招聘机制来选拔合格的工作人员，并举行定期的人员培训，使其了解最先进的档案管理手段，熟悉档案管理技能，掌握科学的档案管理知识。

（四）注重人事档案的实际利用功能

档案的建立就是为了査询利用，如果仅仅是保存，档案就失去了存在的意义。如果能够真正重视对人事档案的使用，提高档案使用率，那么就能够很自然的进一步重视对档案的规范化管理，加大对档案管理工作的实施力度。

企业中，人事档案部门是为人力资源管理提供所有相关人事资料以及信息的主要途径，并且伴随着我国经济社会的飞速发展，企业的人事制度也进行有效的改革，对真正人才的需求日益加剧，因而，人事档案管理部门必须要加强对档案的规范化管理，提高人事档案的质量，真正为企业选聘合格的人才提供有利的依据，进而推动企业的发展，满足社会经济发展的需求。

参考文献：

[1]辛保忠.企业人事档案规范化管理.人力资源管理.2013.04.

[2]谢郁航.浅议加强企业人事档案的规范化管理城市建设理论研究（电子版）.2013，2.

（編辑/刘佳）