简述档案管理指标体系

刘春静

[摘 要] 构建一套完善的档案统计指标体系，将为档案工作带来实质性的改变，并且在工作中带来许多显性效益，进行简要分析。

[关 键 词] 档案管理指标；基础指标；拓展指标

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）35-0249-01

一、构建完善的档案指标体系的必要性

1.构建一套完善的档案指标体系，便于各级人民政府和各个机构及人员准确把握档案管理的基本情况。这就要求档案管理部门广泛地搜集各地区、各部门和各行业的档案管理发展现状的数据，逐步达到统筹规划协调，集中统一负责。根据准确、完整和系统的档案数据，依托科学、合理、高效的档案管理，构建一套完善的档案指标体系，对评价该地区的档案管理的基本情况和发展水平，起到积极的推动作用。

2.构建一套完善的档案指标体系，便于各级人民政府平衡和协调档案管理与国民经济及其各部门和其他社会管理机构的发展平衡关系。档案是社会的公共财富，蕴含着大量的珍贵数据。首先，华夏五千年的历史沉淀、智慧结晶和生产科研成果都详细地记录在档案之中，也就是说，档案记录着人们的生产与生活。其次，档案又为生产和生活提供方方面面可查询的数据，它为支持国民经济及其各部门的发展提供帮助，也为国民经济及其各部门和社会各项管理机构的协调和发展带来支持。因此，通过建立一套有效和有机联系的档案指标体系，可以达到国民经济及其各部门和其他社会管理机构的协调发展与平衡。

3.构建一套完善的档案指标体系，便于纠正社会和公众对档案和档案管理在认识上的偏差，促进公众对档案和档案管理的了解，加强全社会对档案和档案管理的认知度。

档案出现的历史很久远，但是，档案管理实践工作在我国的开展却很短，中国的档案管理从二十世纪三十年代国民政府时期的“文书档案改革运动”开始，虽然经历了八十年的发展历程，但是公众在日常实际工作中很少通过档案完成工作和学习；再有，公众接触档案的机会并不多，不是每个人都有机会接触、都会有意识地利用和查询档案，这样也造成了档案和档案管理的淡化和薄弱；再者，目前在我国大学学科设置中，有档案专业的高校目前全国仅有三十几所。除了少数接受正规档案学历教育的专业人才，大众对档案管理的概念、作用以及重要性并不是很了解。而近些年利用档案挽回灾难损失、利用档案作为法律凭证保障个人利益的情形不断增多，公众逐渐开始关注档案和档案管理。建构一套完善的档案指标体系，正确分析档案管理发展的现状，有利于公众客观了解档案管理发展，从数量角度和数量逻辑关系的角度增强对档案管理的社会认知。

4.构建一套完善的档案指标体系，可以准确、全面地反映当地档案管理发展现状，从量化的角度将这些信息及时地反馈，为各级政府在制定国民经济和社会发展计划时，提供准确而全面的信息。

档案管理指标体系包括基础指标和拓展指标，一级指标也是档案指标体系的基础，是客观评价档案管理的基础，力求科学、全面和可操作性，主要包括“体制机制指标”“设施建设维护管理指标”“基础业务管理指标”“档案数据动态管理指标”“开发利用管理指标”“安全体系指标”和“支持保障指标”等七个一级指标。在一级指标的基础上，建立下一个层次的指标，即二级指标，拓展指标是二级指标，也是在一级指标的基础上进一步延伸发展的指标，具体说明某一个方面的情况。档案管理指标体系有若干个二级指标，每个二级指标项均列明了具体的指标核算要点，以及核算、考核和评价的计算方式和方法。一级指标和二级指标形成档案指标体系，档案指标体系力求结构合理、层次分明、量化性强；采用层次分析法的基本原理，将档案管理的诸多因素条理化和层次化。

二、指标体系内容

1.体制机制指标包括档案资料重视程度管理指标、人员和机构指标、管理制度实施程度和效果指标、行政执法指标、监督指导指标和机制创新指标。

2.设施建设维护管理指标包括档案空间利用情况指标、设施设备利用情况指标。

3.基础业务管理指标包括档案资料收集过程指标、档案资料收集结果指标、档案资料基础分析指标、建档工作指标、档案馆藏数量指标、档案接收指标和档案数据征集指标。

4.档案数据动态管理指標包括档案资料的入档指标、档案资料的出档指标、档案资料的动态分析指标。

5.开发利用管理指标包括检索工具利用情况指标、档案工具编辑、研究和开发情况指标、工具利用效果指标、开发利用指标、纸质档案数字化指标、数字档案馆（室）建设指标。

6.安全体系指标包括档案安全管理指标、馆舍建设指标、原件保护指标、涉密文件指标、档案清理指标、重要档案异地异质备份指标。

7.支持保障指标包括组织领导指标、经费保障指标、科研工作指标，宣传工作指标和人才工作指标等。

参考文献：

[1]许爱香.试述档案统计工作存在的问题与对策[J].山西统计，2002（8）.

[2]龙丽旭，王建明.浅谈当前档案统计中存在的问题及其对策[J].云南档案，2007（8）.