论档案管理工作内容与模式的转变

吴昊

摘 要：随着经济的不断发展，科学技术和信息传媒技术的不断更新，人们的生活方式也在不断地发生着改变，计算机、网络、多媒体技术应用，到今天移动自媒体客户端的出现，无一不是人们信息生活不断进步的成果体现。多种多样的信息传媒方式，无疑改变了传统档案管理工作内容和工作模式，并且推动着档案管理朝着新的方向进行更新和转变。

关键词：档案管理；信息技术；电子档案

档案管理不论是对于工商等企业还是政府职能部门都有着相当密切的联系在其中，因此在信息技术不断更新的今天，进行档案管理工作时，就不能只按照传统的方式来进行，同时也要融入新的技术与新的管理思维到其中，使档案管理工作能够顺应时代的发展，在信息技术不断革新的时代发展趋势中仍能发挥出档案管理工作的作用来，并逐渐提高档案管理工作的效率，提高在工作中的实际应用。

1 档案管理的现状

我国的档案管理工作是有着悠久的历史的，在历史的各个时期，档案管理都在发挥着重要的作用，但是随着近几年我国科学技术和经济水平的不断提高，以前的档案管理方式已经不能够满足在现代社会中进行档案管理的需求，对于档案管理的改革也就实在必行。

传统的档案管理是建立在纸质信息管理中的，随着国家电子信息技术的不断完善，电子政务、电子商业的实施应用也促进了相关的电子档案的发展，相应的电子档案的管理方式也在逐渐的投入到档案管理的应用当中。与传统实体的纸质档案管理方式不同，电子档案管理以及管理模式有着高效、高速、轻便等特点，并且随着信息技术的不断提高，电子信息档案管理还能够进行不断地进行更新，就目前的档案管理现状来看，电子档案管理模式还有着信息检索和处理方式快速和信息更新及时的特点，此外，由于网络技术的快速发展信息管理目前还呈现出了准确性和一致性的优点，通过对线下线上信息的协调一致来实现信息的实时性。以此为基础，目前我国的档案管理也正朝着数字化和电子管理的模式上推进。

2 档案管理中工作内容的改变

2.1 信息与档案的收集工作

档案中收录的信息收集是档案管理中的重要环节，也是进行档案管理工作的第一步。传统的档案管理模式中，档案员都是依靠档案的自然生成方式获取档案，之后在进行档案的归纳和管理，而这种情况下进行的档案的收纳与管理，都是建立在纸质文件的基础上进行的。此类方式基础工作量大，时间长，而且受到纸质文件所用纸质和保存条件的限制，长时间的保存过程和文件调取过程中会对文件造成一定程度的损坏，久而久之，承载信息的文件纸就会变得脆弱易损。调取时也需要人工操作来进行，非常麻烦而且耗时。而且诸如会议记录这种信息量较大的文件进行档案建立时，由于信息量大，而信息的采集又是通过人力的方式进行，应用人力记录的方式来进行档案的收集，受限于记录人员的水平与能力，一般情况下记录的周密性就会有很大的差别，影响档案管理工作的进行。在新的时代背景下，档案管理的工作内容有了极大的转变，基于电子信息收录的方式进行档案的收集工作，能够保证收录的档案信息的完整性，而且不受收录者本身的素质限制，也不收收录的条件限制。进行收录档案的整理也可以依靠计算机技术，通过相应的程序编写并按照一定的顺序收录来达到对信息收集管理的目的。而且电子信息管理本身就具有较为严密的逻辑性，在进行档案的调取工作时依靠计算机的目录检索技术能够快速进行信息的搜索与调取，非常的快捷便利。相较于传统的档案收集与收录工作，新型的档案管理工作有着更加便利更为主动的工作性质。

2.2 档案的存放、保护与管理

电子档案管理方式实现了对库房的节省，并减轻了查阅时的复杂。传统的档案管理需要对档案进行全面的保存，并确保不会经受鼠磕、虫咬。电子档案管理方式本身就具有先进性，而且通过这种方式，可以全面实现高效率的档案管理，减少了纸质的操作时间，降低了库房的使用空间，确保了档案管理查阅的简单便捷。但同时我们也应该注意电子档案管理的问题，必将档案管理需要长时间的保存，所以需要将档案存放在合适的地方，并进行多次备份，防止发生档案的丢失。

2.3 工作新内容

电子档案运用计算机来管理，要做设备故障安全防范工作，对所存数据进行异地备份，以防计算机硬件等系统一旦出现故障，导致存储数据的丢失。对用户可以访问的目录等其他资源进行一定的限定，并且对能执行的操作做限制；还要设置防火墙控制，用于防止网络中的黑客攻击；建立健全的电子档案安全管理制度。制度约束可以提高相关工作人员的责任意识和安全意识，并细化管理规范和操作行为，或者建立相关的监督岗位，专门负责档案信息的安全。对于重要的档案需要加密处理，禁止外部网络访问。电子档案不能和外界的网络、国际网络等相连接，必须实行物理隔离，只能适用于局域网络使用，以防档案被泄密和被攻击。运用访问控制技术保证档案信息不被非法访问和非法使用。一旦发现档案遭受攻击行为的威胁，档案系统能够及时报警，自动采取相应的对策。如关闭有关服务、切断物理线路的连接等，保证档案数据、信息良好的可靠性。

3 档案管理模式的转变

3.1 打破传统管理的观念

档案管理内容复杂，包括了政治、经济、文化历史等的信息资源，是最丰富的信息资源，档案管理就要做好这道信息屏障，既方便社会各界科学信息的查找，又要保证信息资源不被泄密，全面提高对档案的有效的管理。电子档案管理运用先进的科学技术，提高了工作效率，实现了档案管理信息化、方便快捷地为社会各界服务。

3.2 建立健全新型档案材料管理制度

传统的档案管理制度己经不能适应新型的电子档案管理方式，所以需要对档案管理制度进行应的改革。纸质档案的管理是比较简单的，毕竟纸质档案想要窃取需要进行拍照或者盜取，但电子档案可以通过拷贝实现窃取。如果做好了电子档案管理，就可以实现档案的高级加密，实现档案绝密等级的控制，实现档案管理对不同人员的开放。针对档案的拷贝，必须要做好全面的综合管理，并制定相应的管理制度，实现对档案管理的制度综合管理。

参考文献

[1]张晓东.论档案管理工作内容与模式的转变[J].职工法律天地：下，2015（3）.

[2]詹秀梅.论档案管理工作内容与模式的转变[J].卷宗，2016（7）.

[3]刘妍.论如何加强电子档案的管理与利用[J].办公室业务，2015（24）.