对于办公室档案规范化管理的思考

刘佳

摘 要：档案管理工作贯穿于工作的各项流程，规范档案管理可以让员工按照正确的要求进行施工生产及管理等工作，档案科学管理对于一个企业的健康发展至关重要，也是提高企业工作效率和工作质量的必要条件。因此，企业要高度重视档案管理工作，探索其规范化管理的措施，确保企业健康有序发展。

关键词：办公室；档案；规范化

1 办公室档案管理规范化的重要意义

1.1 办公室档案规范化管理有利于提高企业的管理水平

办公室档案管理工作是企业各项工作的重要组成部分，其管理是否规范直接影响企业的发展。办公室档案管理是企业生产经营资料与运营情况的证明。办公室档案做到了规范化才利于企业的其它部门存档、查阅，方便其它部门的工作，节省时间，减少成本，从而提高工作效率。而且在后期总结自查工作中，规范化的档案管理也能快速的找到问题的原因和相关责任人，从而找到解决问题的方法，使得企业各项流程运作实现闭环。

1.2 办公室档案规范化管理有利于及时掌握企业运行状况

企业的各个部门在部门工作进行过程中都需将本部门的重要工作情况以材料的形式报送到档案部门存档。通过系统、规范、科学的档案管理工作，可以很方便的了解到各个部门的工作情况，掌握整个企业的运行状况，了解企业发展过程中存在的问题，方便集中分析各部门各环节的相互衔接是否合理，是否存在运行不畅的制度流程，并及时进行纠正调整偏差。

1.3 办公室档案规范化管理有利于公司业務的持续发展

管理工作贯穿于运行公司全过程，档案管理作为其中的一部分，通过规范化的档案管理工作经历，对资料进行整理和回顾，能够吸收各部门资料中的精华，从而总结其中的经验。通过办公室档案规范化管理，能够及时反馈给各部门业务人员，方便探索更加有效的工作方法，从而促进公司各项业务的持续健康发展。

2 办公室档案管理工作存在的问题

2.1 办公室档案管理设备落后

虽然办公室工作也引起了一些企业的重视，但是对于办公室档案管理工作的重视程度还不够。存在诸如环境限制、设备落后等情况，难以达到规范化管理的水平，给企业的整体发展带来了不利的影响。

2.2 办公室档案管理人员素质不高，频繁更换

人员素质的高低直接影响着办公室档案管理的水平，人员的稳定有利于档案管理的延续性。而当前许多企业办公室档案管理人员的素质不高、频繁更换。这些因素不利于办公室档案的规范化管理，也不利于整个企业的发展。

2.3 办公室档案资料利用率低

档案管理的价值在于档案工作者将收藏的静态的档案信息，通过各种方式传递给利用者，从而满足企业发展的需要。然而，当前许多企业对档案资料的利用率不高。一方面是因为企业管理者对档案资料不重视，不注重从档案资料中寻找有利于企业发展的信息。另一方面是因为档案管理者只注重档案的保管，不注重利用，导致有的企业把档案当成摆设，根本不去查阅，失去了档案存在的价值。

2.4 办公室档案管理制度不足

制度是规范化管理的保证。然而，很多企业的档案管理缺乏科学的管理制度。对于什么类型的档案需要保管多少年，什么样的档案属于涉密档案，什么人可以查阅哪类档案，以及档案管理人员有什么样的职责很多企业没有明确的制度规定。导致档案管理缺少制度的约束，对于档案管理人员也没有监督激励措施，使档案管理无法满足企业发展的需要。

3 办公室档案管理规范化的主要措施

3.1 完善办公室档案管理的硬件设施

档案管理工作是一件非常繁杂的工作，每天都面对着大量的文件、资料。要实现对档案的规范化管理，需要一定的硬件设备。比如储存大量的纸质资料需要档案室、卷柜。随着信息化时代的到来，网络已经成为档案规范化管理的有效方法，办公室档案管理工作需要用电脑、移动硬盘等设备存储信息。所以，企业要为办公室档案管理提供必要的硬件设施，保证档案管理工作能够为企业更好的服务。

3.2 提升办公室档案管理人员的素质

人才对于企业的任何一个部门都是非常重要的。规范化的档案管理工作也需要专业的人才，才能作好工作。对于从事档案管理工作的人员要定期组织学习、培训、调研、考试，增强他们的业务能力和水平，使他们在工作中能够更好的发挥聪明才智，使办公室档案管理工作规范、有序。档案收集是个长期过程，确保档案管理人员具备较强的稳定性，更利于档案管理的延续性发展。

3.3 建立合理的办公室档案管理制度

制度具有根本、长期等特点，是档案规范化管理的关键，办公室档案管理制度是使档案管理规范化的有力保证。行政部门要完善档案管理制度，定期对档案人员进行培训，使其强化制度意识。同进要对制度的执行情况进行监督，对于不严格遵守制度的人员要严肃处理，使制度真正发挥其约束作用，从而实现对档案管理的规范化，减少档案遗漏、丢失等情况，促进办公室档案管理工作的顺利开展。

3.4 采用适合办公室档案管理的技术

当今社会，信息技术已经融入到我国行政工作之中，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化已成为不可逃避的现实。办公室档案管理工作也要顺应时代发展趋势，利用先进技术，使档案管理信息化。档案管理部门要邀请专业技术人员，结合部门的工作特点，构建有针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。

总之，任何企业的发展都离不开办公室档案管理工作。每一个企业都要充分认识到办公室档案管理工作的重要性，探索使其规范化的途径，使它更好的为企业服务，从而提高企业的竞争力。

参考文献

[1]李娟.对于办公室档案规范化管理的思考[J].办公室业务，2014（04）.

[2]周传东.对于办公室档案规范化管理的探讨[J].现代经济信息，2014（13）.