浅析如何做好博物馆档案管理工作

李海玲

摘 要：档案管理在博物馆管理工作中占有非常重要的位置，结合风筝博物馆档案工作的现状分析，找出目前档案管理工作中存在的问题，提出改进的对策，为众多档案管理工作者提供工作思路，同时对博物馆档案资料管理的信息化建设提出了展望。

关键词：档案管理；现状分析；对策

档案管理是博物馆管理工作的重要组成部分，在博物馆的发展过程中起着不容忽视的作用，随着经济、文化的不断发展，博物馆的档案管理工作也发生了很大的变化，出现了许多亟待研究和解决的新情况、新问题。博物馆的档案管理工作者要坚持科学规范的管理制度、认真严谨的工作作风，让档案管理实现方便利用、查询、归档等一系列措施，使管理工作更加有序合理地进行。

一、博物馆档案管理工作的重要性

博物馆，是指以研究、教育和欣赏为目的，收藏、保护、展示人类活动和自然环境的见证物，向公众开放的非营利性社会服务机构。随着社会经济的快速发展和国民素质的不断提升，越来越多的人开始关注博物馆的社会教育功能，这就促使博物馆工作者在文物与观众之间搭建更为广阔的平台，而陈列展览正是这一平台至关重要的组成部分，它让更多人亲临历史留下的珍贵遗迹，感受人类文明的博大精深。伴随着陈列展览的进行，必然会产生一系列的文件材料，这些文件是不可再生的文化资源，为后人进行学术研究提供了依据，是博物馆赖以生存和发挥其社会教育功能的基石。同时，博物馆的档案能全面准确地记录博物馆在不同的历史时期所发生的各类重大事件以及组织机构的调整变化等，详细反映博物馆的成长历程。可以说，从建立博物馆开始，档案管理工作就始终围绕着博物馆的各项工作提供服务，发挥着非常重要的作用。

档案记载着大量的信息，是博物馆开展各项业务工作的基础，也是不可或缺的依据。比如它能为博物馆陈列宣传工作提供真实生动的素材，加强公众对文化遗产的了解，提升市民的文物保护意识，从而使文物藏品的宣传教育功能得到充分的发挥；其次，它能为博物馆各项业务工作的开展提供考查的依据，为社会各有关部门开展多学科理论研究提供第一手材料；第三，它能为藏品的保管、养护和修复提供科学的依据，当文物损毁或消失时，文物档案就成为修复的关键；第四，它还为藏品的安全管理提供备查证据资料。因此，博物馆必须重视档案的管理工作，让其充分发挥在文物保护与利用中的价值。

二、博物馆档案管理中存在的问题

以风筝博物馆档案管理工作的现状为例，主要存在以下问题：

1.博物馆档案管理工作意识淡化，对存档工作缺乏重视性

风筝博物馆自建成以来，主要工作是完善馆内建设，包括展馆的装修工程、展品的征集工作。随着博物馆陈列展览、藏品保管和社会教育等主要业务工作的快速发展，获得了博物馆管理者更多的关注，而对博物馆档案管理工作的重要性则被淡化了，由于人员编制有限，致使档案管理工作一直没有完全纳入正轨。档案管理人员身兼数职，档案管理工作没有做到专人负责，严重影响了档案管理工作的质量。而有些博物馆档案管理工作者自身对档案管理缺乏足够的认识，认为这项工作可有可无，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而工作存在缺位现象，导致博物馆档案管理工作在管理方式新旧交替的进程中遇到障碍。

总体来讲，风筝博物馆馆藏展品来源广泛，有些展品无法追述其准确来源，加之建馆初期的许多客观因素，档案管理仅以保管为主，进馆展品起初都已“豆腐账”的形式管理。风筝展品有其特殊性，一般风筝绘制使用化学颜料，扎制使用矾过的丝绢，导致展品易粉化，不易长时间保存，例如馆藏风筝“百鸟朝凤”。

2.博物馆档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划

近几年，博物馆档案管理工作虽然进行了一系列诸如达标升级之类的实质性考核，但达标以后，就出现后劲不足，缺少长期性和连续性的管理，再加上管理者对博物馆档案的重要作用的认识不足，对档案综合管理的参与程度不够，造成了博物馆档案工作有领导，无计划；有任务，无落实；有形式，无效果。博物馆档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。

3.博物馆档案管理工作缺乏规范性管理

当前博物馆档案管理不规范主要表现在：一是博物馆档案收集不规范。馆藏展品的档案包括收藏档案、保管档案、展陈档案、修复档案、借展档案等，这些档案分属不同的部门进行管理，各部门之间各司其职，按照不同的工作方式进行记录、收集、整理，藏品的相关档案之间无法进行综合利用。二是藏品档案信息更新不及时。藏品档案信息不仅是文物藏品的身份证，并不是一成不变的，它会随着时间的推移出现物理或是化学性质的变化；三是博物馆档案整理不规范。由于博物馆档案业务人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中不按照档案规范立卷；四是档案综合管理力度不够。博物馆藏品档案未及时进行移交或是在移交过程中损坏和丢失，造成档案不完善；五是档案利用不规范。博物馆档案管理人员对档案借阅内松外紧，手续不完备，造成了借出的档案经常没有按期归还或长时间不归还，甚至遗失。

三、改进风筝博物馆档案管理工作的对策

1.增强档案意识，坚持规范建档

增强博物馆管理者的档案意识，只有这样博物馆档案工作才能做到因地制宜灵活有效。博物馆档案要全面反映博物馆的各类信息，包括博物馆藏品档案、陈列展览档案、资料档案等，通过收集、整理各项资料，详细甄别分类，确保资料的准确性和完整性。博物馆档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与博物馆发展的贴近度，根据发展需要，可编写《组织机构沿革》《陈列展览精品展》《风筝藏品精品汇编》等资料，更好地发挥博物馆档案的服务作用和应尽的职能。

2.加强培训力度，努力提高博物馆档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度

作为专题博物馆的档案工作者，首先不能满足于现状，应主动、积极地提升自己的业务理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用。第二，要加強学习业务技术和各级档案专业刊物，清楚档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定、新规范，按照新要求去工作。另外，还应密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平。第三，提高档案人员素质是搞好档案管理工作的基础。要求档案人员具有良好的综合素质，丰富的科学知识，较好的语言表达能力和文字写作能力以及相当的外语水平。第四，明确博物馆档案管理负责人、档案员的岗位职责，形成覆盖全馆的档案管理机制。

3.实行标准化、规范化的工作程序和方法

运用科学的管理方法使档案管理日趋完善，达到最优化，第一，坚持统一领导、分散建档、集中备案的原则，按照完整、准确、翔实的要求，按照规范、标准的原则整理归卷、立卷，把博物馆档案整合为相互独立，又不可分割的整体，最大限度地提高博物馆档案工作的档次。第二，对馆内展品进行一次全面整理。博物馆的工作人员可以在普查的同时，根据《藏品档案规范》对原有的总账进行整理，对新征集的展品进行重新认定，把已认定的藏品进行分类，编目、入账，并写明展品信息，把重点的展品进行编号纠正，并做好备注。第三，重新组合相关资料，实现资料规范化。将那些建档过厚、内容混杂的案卷进行重新组合。在重组资料的过程中还应对那些无页码、无标题或标题不清楚的档案资料要重新加工、编写，以保证馆藏档案资料更加规范。第四，规范題名，保证查找资料的准确性和高效性。档案的分类号保证了检索的查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。

4.尽快完成档案的计算机管理 搞好博物馆档案的信息化建设，做好博物馆档案的研究和利用

电子信息时代的到来给档案管理带来新的革命，档案工作者很大一部分时间是直接通过电脑网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输。我们要借助系统本身的局域网络，实现档案信息资源共享。博物馆档案工作者不应只停留在保管档案上，还要进一步研究利用。我们在有计划、按标准加强档案研究工作的同时，不断地摸索，善于总结经验，使档案的潜在价值发挥到最大。

随着科技的飞速进步，档案的管理范围也从以往的文字、图片档案等发展到电子文件，及其数据档案、照片档案、声像档案和缩微胶片档案等新型档案。我馆应该根据自身馆藏的特点，尽快建立计算机档案管理系统，以达到快速、安全、准确管理档案的目的。

四、结语

目前我国正处于文化大繁荣、大发展时期，各类博物馆也进入上档升级，快速发展通道。档案管理作为博物馆管理工作中的重要环节，我们应该正确分析档案管理工作中不足和问题，采取积极有效的对策、措施，抓住当前的大好形式，不断探索，总结经验，为博物馆事业的发展发挥作用。

参考文献：

[1]夏南.浅谈博物馆藏品档案管理〔J〕.云南档案.

[2]胡均.博物馆文物藏品档案的管理与实践〔J〕.兰台世界.