总包交钥匙项目的沟通管理

张巍　未金辉

对于总包交钥匙项目除建设方、承建方意外，还有政府部门、咨询方、专业的分包团队等许多参与方，这就需要引入高效的沟通管理方法，针对不同对象，工作目標和沟通重点，以应对总包交钥匙工程投资大、规模大、施工工艺复杂和施工生产周期长等特点。如何在既能达到建设项目既定目标，又能协调好以上所有项目关联方的工作关系和工作效果是项目管理研究的重点内容。

沟通管理就是对信息交流和效果进行有效的管理，沟通是人际（或组织）之间传递和交流信息的重要手段。在总包交钥匙项目的实际运行中，沟通占用了大量的时间，通常项目管理人员花在这方面的时间占据全部工作的75%-90%。据统计，有70%以上的失败项目，不是因为计划不周详，也不是控制不到位，而是因为项目某些资源无法及时、充足利用，这直接与沟通不利有关，所以在总包交钥匙工程中更加需要相关各方通过信息的交流和传递进行有效沟通，建立人的思想和信息之间的联系，它是项目管理的重要内容，能够确保工程项目信息的合理收集和传输，保证相互动作协调，产生一系列的实施效益。

目前对于施工企业在总包交钥匙工程中的各项管理制度，技术管理、质量管理、安全文明施工管理、成本控制、合约管理、工期管理等方案和手段应该说都比较健全，但项目管理效果并不进入人意。如何将制度和规定有效的落实是总包交钥匙工程项目管理的关键问题，采取合理的沟通管理方法，有效协调各参与方和各分包单位是施工总承包管理研究的主要课题，高效的沟通管理是施工总包管理理念贯彻与落实的重要前提。

沟通管理的应用

坚持为业主服务的沟通方法。首先要加强与业主的沟通，认真处理好与业主的关系，求得业主对施工总承包管理中的一些工作给与支持。“急业主所急，想业主所想，做好为业主的服务工作”是基本理念，通常业主存在建设管理制度不完善，整体协作能力较差，人员缺乏大项目管理及施工现场管理经验等问题，与项目部的工作沟通存在一定的难度。

业主在总包交钥匙工程施工中经常关心工程成本及建成后各项使用功能是否合理，施工预算编制完毕后，经常工程投资严重超出投资概算，在此情况下总包项目部应认真研究图纸，在不降低工程使用功能及保证结构安全的前提下提出了大量降低工程成本的措施；在使用功能方面也积极向业主提出合理化建说在分包单位选择及设备采购方面，配合业主做好招标工作，提前提供招标计划及进场时间，在各类分包单位管理上积极向业主提供合理化建议以尽量减少各分包单位对业主索赔；在工作上严格管理确保安全文明施工工作令业主满意，因该工程属市重点工程，来参观的各级领导相当多，项目部在该方面积极配合业主做好各方面的招待及相关准备工作。通过上述各方面的努力。企业的管理水平得到了业主的认可。并取得了业主的信任，同时寻求业主为项目部提供更多的方便和帮助。

坚持“公正”、“科学”的原则处理好各分包单位的关系。工程施工中参建各分包单位均为各自利益而工作，作为交钥匙工程总承包单位必须以“公正”、“科学”的态度才能处理好各方关系，使之为整个工程建设而努力。首先要做好各分包单位的协调工作。因该工程各专业交叉影响多，如何合理安排施工程序保证各分包单位施工正常进行是总包项目部协调工作的重点，另外各类共享资源的合理使用及如何公正合理的分摊费用，亦容易激发各分包单位矛盾，作为总承包项目部应该摆着“公正”、“科学”的态度处理该方面的问题；另外在重大技术问题及施工难点方面积极为各类分包单位出谋划策，与各分包单位在经济利益上做到亲兄弟明算帐，在各项管理工作上严格按照施工总承包管理制度进行监督管理，另外还应把各分包单位的工作作为自己的工作来处理，以此树立总包项目部的威信，与各分包单位建立在互相理解支持的基础上处理各方面的问题。在一些共享资源调配方面，总包项目部本着互惠互利的原则合理分摊费用，妥善处理好了各方的关系，避免了一些不必要的索赔。使工程项目的参建各方形成了一个团结协作有战斗力的集体。

把握管理动态及时处理过程中出现的问题。按照总包交钥匙施工总承包管理制度要求，建立各项信息与沟通管理的各项制度，项目部应建立报表制度，包括周报表、月报表，内容函盖工程质量、进度、安全文明施工及各项资源配置等各项内容。总包项目部每周召开一次各分包单位参加的会议，重点协调解决各专业交叉施工影响及各分包单位施工中存在问题，并对前周工作进行总结及安排下周工作；总包项目部除平时跟踪检查外每旬进行一次综合性检查，及时把掌握施工过程中的动态，解决当前施工中进度、质量、安全等存在的问题。

加强各类文件的管理工作，并严格各类文件的审批、传递程序，以此来规范总承包管理的各项工作。各分包单位的各类文件必须经专业工程师及总包经理鉴字后方能上报业主及监理，否则视为无效文件。业主及监理的下发的各类文件必须经总包项目部经理签发后方可下发各分包单位，以此规范各项管理、堵塞管漏洞。

沟通管理存在问题

管理者的沟通意识不强。传统管理思想和管理行为，项目管理注重执行不注重沟通，严重限制了员工工作的主动陛、创造性；沟通渠道不规范，由于没有形成科学有效的沟通系统，因而目前我国许多企业的沟通渠道都不够规范，多数企业的管理者都是通过正式渠道与员工进行交流，很少进行有人『青味的非正式沟通，这就使得部门之间缺乏联系，部门间关系不和谐，团队精神不好，企业的凝聚力不高；沟通方式陈旧也存在管理问题，目前我国的许多企业仍然采用上级向下级下指示、下级向上级汇报、各部门组织开会等传统的沟通方式进行内部沟通，且大多数的会议都是以领导为主，自上而下地传达内容，倾向于单向沟通，缺乏双向交流。

项目沟通是确保项目团队的相关信息能及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理好项目信息所需的各个过程。要想提升总包交钥匙项目的成功率，沟通管理至关重要。在项目沟通管理效果方面，实时管控，建立预警机制，最大程度地确保沟通信息在方式和效果上的一致性，帮助管理团队减少误解，提高沟通效率以及项目效益。

（作者单位：1.长春工程学院；2中建八局大连分公司）