论提高机关会务效能的几点建议

王东辉

摘要：机关会务效能建设，是管理科学的重要组成部分，目的就是实现优质高效会务。抓机关会务建设，就是通过有效整合机关会务资源，不断提高机关会务工作效率，切实增强机关会务的行政能力，形成科学的会务体系，有效地服务政务，也服务群众。本为从细节会务，效率会务，智慧会务和阳光会务四个方面提出了提高机关会务效能的可行性建议。

关键词：机关；会务效能；细节；效率；智慧；阳光

概述 会议与会务

所谓会议，是指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。一次会议的利益主体主要有主办者、承办者和与会者（许多时候还有演讲人），其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。

会务是指有关会议议程安排的事务，关于某些团体组织或会议的事务。会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作（也叫会务工作），会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。会务从字面上来解释就是对会议进行服务，本身其实是一个短语，现会务已经逐渐成为了一个词语，很多人说的会务，其实就是指会议。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的，会议涉及的内容十分广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识，需要掌握同本职工作相联系的各方面的情况，需要掌握使用各种为会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求会议秘书工作人员成为"通才"和"杂家"，能够从全局出发观察与考虑问题，有高度综合的眼光与能力。

提高机关会务效能的重要性与必要性分析

所谓效能，主要是指办事的效率和工作的能力；机关会务效能建设，是管理科学的重要组成部分，目的就是实现优质高效会务。抓机关会务建设，就是通过有效整合机关会务资源，不断提高机关会务工作效率，切实增强机关会务的行政能力，形成科学的会务体系，有效地服务政务，也服务群众。我国的社会经济发展，面对加入WTO后的新考验，面对改革纵深推进已到攻坚阶段的新形势，加强机关会务效能建设，就是为了进一步转变传统工作理念，规范会务工作程序，提高工作效率，有效地防止工作中的不必要的疏漏，促进机关会务工作走上科学，高效的康庄大道。

提高机关会务效能的几点建议

1.细节会务。机关会议服务主要是为在机关相关会议室召开的各类会议做好服务保障工作。做好这项工作，需要注意3个问题11个工作环节。做好会前准备，精心布置，仔细调配。清晰地領受会务，做好会场布置及安保工作，也要注意相关人员的仪容仪表是否得体。会议的成功与否，会前准备是关键性工作。必要时，可以提前设立临时的休息厅，该休息厅应设立于会场之外，摆放沙发、茶几或靠背椅、圆桌等，设一工作台，为会议前和会议中间休息时的与会者提供茶水、饮料、咖啡等，但应配置适量的服务人员并提前做好一切准备工作。另外也可以设立衣帽间，衣帽间是专门为与会者提供衣帽和随身物晶存放的工作间，应设在邻近会场人口附近，以便与会者衣物的存取。设立衣帽间不仅是为了方便与会者，更重要的是为了保证会场整洁有序。衣帽必须有专人负责，工作间内设有物品架和衣帽架，存取衣物均有于续，尤其要注意与会的领导的衣物，一定要放在显眼处，以便散会时领取。另要注意不要弄脏存放的衣物。做好会中服务，秉承仔细，认真的工作原则，不忽视任何一个小细节。做到“四轻”，即轻步、轻声、轻拿、轻放。服务人员不得将手机带入会场。做好会后检查，及时检查会场是否有任何遗留文件，并重新布置会场。这是从

2.效率会务。会前做好充分准备，可以用电邮的方式将会议的重要讲话稿件发给与会人员，大量的会议材料以光盘或者u盘的形式发放给参会人员，容易携带也可以妥善保存。会议也可以成为电子政务的重要内容，可以利用现代化的计算机应用手段提高会务效率。使用计算机技术及网络技术，做好会议日程安排，并使用手机应用程式设置开会时间的人性化提醒。使用办公自动化手段，对会议简报进行有效编辑，制作电子简报。甚至可以使用网络技术，解决异地开会的问题，开立网络视像会议，远程会议等。

3.智慧会务。要激活会务工作人员的创新智慧，把创新的工作方法应用到会务工作中去，提升会议服务的质量。由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的，会议涉及的内容十分广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识，需要掌握同本职工作相联系的各方面的情况，需要掌握使用各种为会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求会议秘书工作人员成为"通才"和"杂家"，能够从全局出发观察与考虑问题，有高度综合的眼光与能力。当然，会议秘书工作也有它的专业性，如办事能力、写作能力、记录技术等。会议秘书工作的综合性与专业性是互相渗透、相辅相成的。会议秘书工作人员的综合能力越强，越有利于提高专业化水平；会议秘书工作人员的专业化水平越高，总揽全局的综合能力也就越强。

4.阳光会务。机关会务服务是展示机关形象的重要平台和机会。应该把握好这一平台，严肃对待会务工作，提升工作水平，注重形象塑造。会务服务要重视礼仪培训和培养。首先，是接待工作中的礼仪。要确定迎送规格，掌握与会人员的到达及离开时间，不同的客人有不同的接送方式。然后要注意自身的良好礼仪形态。精神饱满，态度端庄，准确使用礼貌用语，尊重隐私。再者，就是要注重会务服务时的着装，着装要得体大方，适合会议场合。

参考文献 ：

[1]《会务组织》张丽 北京师范大学出版社 2011.4

[2]《会议组织规范与技巧》 廖雄军 人民出版社 2007.10