事业单位数字化档案管理优化对策

高琳琳

【摘要】随着我国经济的快速发展，各方面的技术水平也在不断的提高，在新的时代的背景下，各个事业单位的档案管理也在逐渐的趋于数字化，并且档案管理时事业单位管理工作的重要的一部分。因此，只有将数字化档案管理实现进一步优化，才能更好地满足在当前如此激烈的竞争环境下实现档案管理信息化的需求。本文主要针对目前我国事业单位在数字化档案管理方面存在的不足，提出了一些相应的优化对策，从而提高事业单位档案管理的质量和工作效率，为事业单位日后的发展做好准备。

【关键词】事业单位 档案管理 优化对策

在如今经济快速发展的形势下，事业单位要想一直保持良好的生存和发展，就一定要加强本单位的档案管理。并且传统的管理方法已经不适合当下的形势发展要求。因此，事业单位必须加强数字化档案管理，以便及时解决管理过程中出现的问题。但是当下我国的数字化管理还存在很大的不足，如工作保密性不高、工作效率低下等问题，因此，一定要对数字化的管理提出一些优化政策。

一、我国目前事业单位数字化档案管理存在的不足

（一）现代化的办公设备比较缺乏

一个良好的、高端的办公设备对一个单位的发展来说至关重要，然而，目前，我国现在许多事业单位的办公设备还没有及时达到数字化和现代化的要求。有的甚至只是会利用计算机进行一些简单的工作或者仅有少数的几台计算机，并且还没有对计算机的硬件等进行及时的更新，这些落后的办公设备都严重的影响了事业单位工作效率提高和工作的准确性。由于软件、硬件设备缺乏，使得档案管理停滞在落后水平，使得对于档案的调阅与查访不能够很好的运用现代化手段，影响了事业单位档案的安全与完整，从而无法在理想的情况下发挥出档案管理的应有效果。此外由于事业单位不重视资源的现代化建设，也导致了事业单位不能够充分的发挥档案的作用。

（二）工作人员的综合方面的素质不够高

由于目前的事业单位许多员工都是上了年纪的，因此，他们可能对逐渐更新换代的新式的设备的使用方法不能快速的学习和掌握，使得他们的工作技能慢慢的不能满足新形势下的工作要求。并且数字化的档案管理与传统的管理模式存在很大的不同，一些员工不能很好的理解新形势下的工作内容而使工作的质量下降。而且，现在科学技术发展的如此之快，使得事业单位严重缺乏相关的专业技术人才，比如当工作设备出现故障时，不能够及时的解决，因此专业的档案管理人员的缺乏使得现代化设备不能充分发挥作用。还有一个很严重的问题就是一些工作人员的服务意识没有跟上新的工作形式要求，从而常常造成工作人员与顾客发生冲突的现象，这些都非常的不利于工作的开展。

（三）各项制度建设不合理

对于任何一个事业单位的发展来说，一个完善的制度都是必不可少的。如今大多数的事业单位对于档案管理没有明确设置制度，使得各单位对档案的管理存在诸多的漏洞，这很不利于工作的保存和档案管理工作的开展。其中一个很重要的就是安全保密制度，如果不建立完善的话，就很容易泄露个人和组织的信息，这可能会对档案所属者造成极大的困扰。并且各事业单位之间缺乏资源共性的平台，导致工作信息分散，工作质量和效率都不高。此外，有些单位没有明确的对档案管理进行规范和设置制度，造成了档案室内的环境不够清洁和杂物较多的现象，很容易导致档案的丢失、毁损，使得档案的使用效率低下，影响工作质量的提高。

二、提高事业单位数字化档案管理的对策

（一）完善现代化的办公设备

事业单位要想将档案管理向数字化转变，就一定要有先进的办公设备作为基础。因此，事业单位一定要虚心的、积极的听取相关专家人员的意见和建议，在经费的允许下，尽可能的引进适合自己单位的现代化的办公设备。并且，各单位要意识到独自战斗是不理智的，事业单位要加强和其他企业之间的合作，在形成良好的关系可能就会有机会以较低的价格购买到非常先进的设备，并且拓宽了企业的交际领域，有利于促进企业的发展。除此之外，为了实现事业单位的可持续发展，事业单位在完善办公设备的同时，还要绿色、循环等可持续发展的理念。

（二）提高工作人员各个方面的素质

由于事业单位的档案管理工作的综合性较强，所以对员工各方面的要求也就相应的比较高，因此，强化档案管理工作人员的工作能力和综合素质对提高事业单位的良好发展至关重要。对于单位的老员工来说，因为他们对新知识的接受能力较差，然而现代化的办公设备对新的技术的要求又不断的在提高。因此，事业单位要经常组织一些培训并及时进行考核，提高员工们的专业技能。同时，除了对工作人员进行技能上的培训，还要对他们的服务态度及方法进行培训，提高顾客们的滿意度。更重要的是要让员工们意识到现代化档案管理的重要性，从而加快他们观念的转变并能够积极的学习新的技能。除以上所说，另一个重要措施就是建立奖惩措施，以提高工作的人员的积极性。

（三）建立好档案管理的各项制度

通过上文，我们已经可以得出，一个事业单位良好的发展一定要有合理的管理制度作为前提保障。要明确档案管理的规范和制度，从而保持档案室内环境的清洁，以为日后查询资料提供便捷。还要建立一个良好的资源共享平台，从而提高档案信息的时效性。但同时还要建立健全档案管理安全保密制度，健全保密制度就要根据不同的档案来设置不同的保密方式和级别，并且要有配套的制度来指导管理权限的使用，从而有利于保证信息的安全性。在日常的工作中，对于所有的工作人员来说，要对工作的信息做到严格的保护，只有在需要的时候及时打算，使用完之后还要及时的关闭，以防止信息泄漏到不法分子之处。对于专业的技术人员，要及时的对办公设备进行定期的维护和修理，排除不必要的隐患。对于单位中的安保人员，要对存有重要保存资料的场所进行严格的看守和保护。

三、结语

在如今信息技术快速发展的时代，档案管理已经成为一种不可缺少的模式，各事业单位一定要清楚的意识到这一点。并且，可以看出数字化档案管理对事业单位的日常工作，如保存、筛选、查阅资料等具有重要作用，具有很好的、广阔的发展前景，非常值得广泛的推广和应用。因此，事业单位要及时修改数字化档案管理存在的不足，使数字化档案管理模式向智能化、现代化、更加安全的方面转变，有利于使该模式变得更加的科学和合理，从而有利于提高档案管理的利用率和档案管理的安全性，最终得到让企业长久的发展下去的目标。